Broker Trust: Szukaliśmy narzędzia HR, aby sprostać wymaganiom dzisiejszej ery cyfrowej

Broker Trust jest najsilniejszą firmą doradztwa finansowego w Czechach. Od 2001 roku świadczy usługi doradcom finansowym i pośrednikom. Poza najwyższej klasy zapleczem stawia również na zaufanie, stabilność i innowacyjność. Dlatego w 2022 roku zdecydowali się na zakup oprogramowania HR, które odzwierciedli ich potrzeby i pomoże w ciągłym doskonaleniu procesów HR.

Cała agenda HR pod jednym dachem

To był podstawowy warunek przy wyborze systemu personalnego. Idealne oprogramowanie HR powinno obejmować rejestrację wszystkich danych pracowników, umów i innych dokumentów, ewidencjję obecności oraz Onboarding. Oprócz tych funkcji Pinya HR zapewniła im również przejrzystą ewidencję procesów rekrutacyjnych i kandydatów, która do tej pory istniała tylko w arkuszach kalkulacyjnych Excel. Dlatego spośród trzech przetestowanych rozwiązań wybrali nasze.

„Największą zaletą zakupu oprogramowania HR jest to, że nie musimy rejestrować jednego pracownika w trzech różnych systemach” — mówi kierownik HR Michaela Noskova.

Ich pierwotnym założeniem było to, że system personalny stanie się systemem głównym, z którego informacje będą przepływać do systemu płacowego i frekwencyjnego dzięki interfejsowi API. Ostatecznie jednak zdecydowali się zmienić sposób obsługi frekwencji, aby mogli zarządzać absencjami bezpośrednio w Pinya HR.

Połączenie oprogramowania HR z systemem ERP

Pozostała jednak kwestia integracji z systemem ERP, który służy również do obliczania wynagrodzeń. Oprócz wymiany informacji o nowo zatrudnionych pracownikach konieczne było także zapisywanie danych dotyczących absencji w systemie ERP. Choć system ERP miał opracowaną dokumentację API, interfejs nie przewidywał miejsca na zapis tych danych, więc musieliśmy znaleźć alternatywę.

Aby jak najbardziej ułatwić pracę specjalisty ds. płac, nasz zespół programistów dodał w Pinya HR funkcję, która umożliwia eksport nieobecności w formacie, z którego system ERP może pobrać wszystkie niezbędne informacje. Dzięki temu zamiast ręcznie przepisywać setki wpisów, specjalista ds. płac importuje urlopy i inne nieobecności z Pinya HR do systemu ERP za pomocą kilku kliknięć.  

„Techniczna strona sprawy musiała zostać rozwiązana. Dlatego nie zawahaliśmy się skontaktować z menedżerką produktu, Ditą, która współpracowała z dostawcą naszego systemu płacowego. Wsparcie całego zespołu Pinya HR jest świetne i zawsze starają się dopasować do naszych potrzeb. Także w tym przypadku Dita koordynowała wszystko, co dotyczyło samego połączenia. Zawsze jesteśmy informowani o postępach i jesteśmy w kopii ważnych e-maili” — mówi specjalistka ds. płac Jana Matějková.

Szkolenia i wsparcie par excellence

Jednak znalezienie odpowiedniego partnera do digitalizacji agendy HR i integracji to nie wszystko. Aby oprogramowanie HR było naprawdę korzystne dla firmy, trzeba umieć skutecznie z niego korzystać. Oczywiście wiedzą o tym Michaela i Jana, dlatego na początku współpracy odbyły trzy szkolenia z naszą menedżerką produktu, Ditą Salajkovą. Jak z perspektywy czasu oceniają cały proces szkoleniowy?

„Doceniamy czas, który Dita poświęciła nam podczas szkolenia. Najważniejsze jednak było dla mnie znaczące wsparcie w stopniowym uruchamianiu poszczególnych modułów i wprowadzaniu danych. Mieliśmy swoje procesy HR, a Dita pomogła nam ustalić zasady systemu tak, aby wszystko działało tak, jak chcieliśmy”.

Proces szkoleniowy z Ditą w dziale HR Broker Trust zakończył się przekazaniem danych dostępowych do Pinya HR wszystkim 120 pracownikom, którzy mogli w pełni korzystać z oprogramowania HR od pierwszego logowania — na przykład zobaczyć wszystkie dane dotyczące zatrudnienia, ubiegać się o urlop lub zapoznać się z dokumentami zatrudnienia.

Generowanie dokumentów, eksport i rejestracja kandydatów    

To tylko trzy z pełnej listy funkcji, które oszczędzają czas zespołowi HR w Broker Trust i realnie go odciążają. Na pytanie, która funkcja jest najlepsza, Michaela i Jana odpowiadają inaczej — w zależności od swojej roli.

„Naprawdę lubię funkcje, które pomagają mi przy onboardingu nowego pracownika. Od momentu, gdy sam pracownik uzupełnia podstawowe dane w osobistym kwestionariuszu, po dokumenty kadrowe, które przygotowuję dosłownie dwoma kliknięciami. Nie muszę wpisywać żadnych danych ręcznie, ponieważ Pinya HR uzupełnia je automatycznie. W ten sposób przygotowanie umowy o pracę i innych dokumentów rekrutacyjnych zajmuje mi o 75% mniej czasu” — mówi specjalistka ds. płac Jana.

Menedżerka HR Michaela ma wgląd w każdą informację, którą wprowadzają do Pinya HR. Aktywnie korzystają z funkcji raportowania, aktualności, a także z kwestionariuszy i oceny wyników pracy. Doceniają również funkcje dla menedżerów, dzięki którym mogą uzyskać dostęp do ważnych danych swoich podwładnych bez udziału HR — np. do dokumentów, powiadomień o zakończeniu okresu próbnego czy informacji o rozwoju wynagrodzeń. 

„Ale jest w tym znacznie więcej. Zespół Pinya HR nieustannie pracuje nad ulepszaniem systemu, abyśmy mogli stopniowo digitalizować coraz więcej procesów. Doceniam to, że ludzie w PINYA są otwarci na nasze opinie i komentarze i naprawdę na nie odpowiadają” — dodaje Michaela.

Choć Pinya HR to przede wszystkim system personalny, dzięki modułowi rekrutacyjnemu wspiera Broker Trust w procesie rekrutacji.  

„Chcemy mieć wszystkie dane i informacje w jednym miejscu, więc zdecydowaliśmy się również skorzystać z tego modułu. Największą wartością dodaną jest to, że pod koniec procesu selekcji możemy zmienić wybranego kandydata w pracownika jednym kliknięciem. Nie musimy niczego powielać, ponieważ Pinya HR przeniesie wszystkie dane kandydata na nowo utworzoną kartę pracowniczą” — chwali moduł Michaela.

Po udanym procesie selekcji komunikacja z nowym pracownikiem nadal trwa. Dzięki własnym szablonom e-maili skonfigurowali w dziale HR serię e-maili powitalnych. „Chcemy być w kontakcie z nową osobą przed rozpoczęciem pracy i dać jej pewność, że wie, co będzie dalej” — mówi Michaela. Oprócz ważnych informacji i instrukcji, które należy uzupełnić przed pierwszym dniem, przekazują też, że nowy zespół już nie może się doczekać.

Nie kończy się to jednak na rejestracji i rekrutacji pracowników. Broker Trust korzysta już z większości funkcji Pinya HR, a kolejne są w planach. W najbliższej przyszłości chcą skupić się na listach kontrolnych, module właściwości, rozbudowie powiadomień, a także na najnowszym module wniosków, do którego chcą przenieść formularze z Excela. Jak dotąd mogą też liczyć na nasze wsparcie w digitalizacji tych procesów HR.