Broker Trust: Szukaliśmy narzędzia HR, aby sprostać wymaganiom dzisiejszej ery cyfrowej

Broker Trust jest najsilniejszą firmą doradztwa finansowego w Czechach. Od 2001 roku świadczy usługi doradcom finansowym i pośrednikom. Oprócz najwyższej klasy tła stawia również na zaufanie, stabilność i innowacyjność. Dlatego w 2022 roku postanowili nabyć oprogramowanie HR, które będzie odzwierciedlało ich potrzeby i pomagało im w ciągłym doskonaleniu procesów HR.

Cała agenda HR pod jednym dachem

Był to podstawowy warunek, z którym przeszli do wyboru systemu personalnego. Idealne oprogramowanie HR powinno obejmować rejestrację wszystkich danych pracowników, umów i innych dokumentów, obecności i wdrażanie. Oprócz tych funkcji Pinya HR zapewniła im również wyraźny zapis przetargów i kandydatów, który do tej pory istniał tylko w arkuszach kalkulacyjnych Excel. Tak więc spośród trzech przetestowanych rozwiązań wybrali nasze.

„Największą zaletą nabycia oprogramowania HR jest to, że nie musimy rejestrować jednego pracownika w trzech różnych systemach” - mówi kierownik HR Michaela Noskova.

Ich pierwotnym pomysłem było to, że System personalny stanie się domyślnym systemem, z którego informacje będą przepływać do systemu płac i frekwencji dzięki interfejsowi API. Ostatecznie jednak zdecydowali się zmienić zadania frekwencji, aby mogli obsługiwać zadania absencji bezpośrednio za pośrednictwem Pinya HR.

Połączenie oprogramowania HR z systemem ERP

Pozostała jednak kwestia integracji z systemem ERP, który służy również do obliczania wynagrodzeń. Oprócz wymiany informacji o nowo zatrudnionych pracownikach konieczne było również zapisanie danych dotyczących absencji do systemu ERP. Chociaż system ERP został opracowany APIS dokumentacja, interfejs nie zapewniał miejsca na zakaz tych danych, więc musieliśmy wymyślić alternatywę.

Aby praca specjalisty ds. płac była jak najłatwiejsza, nasz zespół programistów wbudował w Pinya HR funkcję, która umożliwia eksport nieobecności w formacie, z którego system ERP może pobrać wszystkie niezbędne informacje. Tak więc zamiast ręcznie przepisywać setki danych pracowników, specjalista ds. płac urlop i inne nieobecności importuje wszystkie informacje z Pinya HR do systemu ERP za pomocą kilku kliknięć.

„Techniczna strona sprawy musiała zostać rozwiązana. Dzięki temu nie zawahaliśmy się skontaktować z menedżerem produktu Ditą, która współpracowała z dostawcą naszego systemu płacowego. Wsparcie całego zespołu Pinya HR jest świetne i zawsze starają się nas dostosować. Nawet w tym przypadku Dita przekazała wszystko, co dotyczy samego połączenia. Zawsze jesteśmy informowani o postępach i znajdujemy się w kopiach ważnych e-maili” — mówi specjalista ds. płac Jana Matějková.

Szkolenia i wsparcie par excellence

Jednak znalezienie odpowiedniego partnera do digitalizacji agendy HR i rozwiązywania integracji jest dalekie od najważniejszego. Aby być Oprogramowanie HR Jest to naprawdę korzystne dla firmy, musisz być w stanie skutecznie z nią pracować. Oczywiście wiedzą o tym Michaela i Jana, dlatego na początku współpracy ukończyły trzy szkolenia z naszym menedżerem produktu Dita Salajkowa. Jak ocenia z mocą wsteczną cały proces szkoleniowy?

„Musimy docenić czas, jaki Dita poświęciła nam podczas treningu. Ale to, co chciałbym odebrać, to znacząca pomoc w stopniowym uruchamianiu poszczególnych modułów i „wlewaniu” danych. Mieliśmy nasze procesy HR, a Dita pomogła nam ustalić zasady systemu tak, aby wszystko działało tak, jak chcieliśmy”.

Proces szkoleniowy Tak Dita z działem HR Broker Trust zakończyło się przesłaniem danych dostępowych do Pinya HR wszystkim 120 pracownikom, którzy mogli w pełni korzystać z oprogramowania HR od pierwszego logowania — na przykład zobaczyć wszystkie dane dotyczące zatrudnienia, ubiegać się o urlop lub zapoznać się z dokumentami zatrudnienia.

Generowanie dokumentów, eksport i rejestracja kandydatów    

To tylko trzy z pełnej listy funkcji, które oszczędzają czas ludziom w dziale HR Broker Trust i uwalniają ręce. Na pytanie, która funkcja jest najlepsza, Michaela i Jana reagują inaczej w stosunku do swoich pozycji.

„Naprawdę lubię funkcje, które pomagają mi przy rozpoczynaniu nowego pracownika. Począwszy od tego, że sam pracownik wypełnia podstawowe dane za pomocą osobistego kwestionariusza, po dokumentację prawa pracy, którą przygotowuję dosłownie dwoma kliknięciami. Nie muszę podawać żadnych danych ręcznie, ponieważ Pinya HR wypełni je automatycznie dla mnie. W ten sposób przygotowanie umowy o pracę i innych dokumentów rekrutacyjnych zmniejszyło mnie o 75%” - mówi specjalista ds. płac Jana.

Menedżer HR Michaela jest przy każdej wiadomości, którą wprowadzają do Pinya HR. Aktywnie korzystają z funkcji raportowania, wiadomośćPowiadomienia, ale także kwestionariusze a opinie pracowników. Doceniają również funkcje menedżerów, w których mogą uzyskać dostęp do ważnych danych swoich podwładnych bez pomocy HR - czy to dokumenty, powiadomienia o zakończeniu okresu próbnego czy informacje o rozwoju wynagrodzeń.

„Ale jest w tym znacznie więcej. Zespół Pinya HR nieustannie pracuje nad ulepszaniem systemu, abyśmy również mogli stopniowo digitalizować coraz więcej procesów. Doceniam to, że ludzie w PINYA są otwarci na nasze opinie i komentarze i naprawdę na nie odpowiadają” - dodaje Michaela.

Chociaż jest Pinya HR przede wszystkim system personalny, dzięki modułowi przetargowo-oferencemu pomaga Broker Trust poprzez rekrutację.

„Chcemy mieć wszystkie dane i informacje w jednym miejscu, więc zdecydowaliśmy się również skorzystać z tego modułu. Największą wartością dodaną jest to, że pod koniec procesu selekcji możemy zmienić wybranego kandydata w pracownika jednym kliknięciem. Nie musimy niczego powielać, ponieważ Pinya HR przeniesie wszystkie dane wnioskodawcy na nowo utworzoną kartę pracowniczą” - chwali moduł Michael.

Jednak po udanym procesie selekcji komunikacja z nowicjuszem trwa aktywnie. Dzięki własnym szablonom e-maili skonfigurowali serię e-maili powitalnych w dziale HR. „Chcemy być w kontakcie z nowicjuszem przed wejściem na pokład i dać mu pewność, że wie, co będzie dalej” - mówi Michaela. Oprócz ważnych informacji i instrukcji, które należy wypełnić do dnia przyjazdu, nowicjusz informuje ich również, że jego nowy zespół nie może się na to doczekać.

Nie kończy się to jednak wyłącznie rejestracją i rekrutacją pracowników. Korzystają już z większości funkcji Broker Trust Pinya HR I więcej jest na planie. W najbliższej przyszłości chcą skupić się na korzystaniu z list kontrolnych, modułu właściwości, rozszerzeniu powiadomień, a także skorzystać z najnowszego modułu żądań, do którego chcą przenieść najnowsze formularze Excel. A jak dotąd mogą liczyć na nasze wsparcie w digitalizacji tych procesów HR.