Jak efektivně zavést hybridní modely pracovního prostředí

Rozvoj technologií a změny v pracovním prostředí přinášejí hybridní model práce na přední linii. V rámci trendů letošního roku se tak stává novým standardem pracovního prostředí.

Přitažlivost práce z domova

Hybridní model práce je v současné době vnímán jako významný benefit, který umožňuje zaměstnancům spojit profesní a soukromý život. Poskytuje určitou formu nezávislosti v plánování pracovní doby a místa výkonu práce, což znamená, že kancelář již není jediným místem, kde mohou zaměstnanci efektivně pracovat. Průzkum společnosti Moore Global potvrdil, že zavedením remote modelu vzrostla produktivita zaměstnanců ve vybraných společnostech o 62 %.

Důvody rostoucí popularity u zaměstnanců

Hybridní pracovní model reaguje na současné změny ve společnosti, které se odráží i v pracovním prostředí. Tento trend nejvíce propukl v období Covidu. Zaměstnavatelé byli nuceni přizpůsobit chod firmy pandemii a nastavili tak full remote prostředí. Zaměstnanci si museli zvyknout na možnost sami si určovat pracovní dobu a prostředí a nechtějí o ni přijít.

Hybridní práce ruší hranice mezi osobním a profesním životem, což vede ke zvýšení celkové životní spokojenosti a roste tak efektivita a spokojenost v práci.

Dalším faktorem popularity je redukce času stráveného na cestách do práce, což má pozitivní vliv nejen na work-life balance.

Přínos hybridních modelů pro zaměstnavatele

Snížení fluktuace

Hybridní pracovní model přitahuje uchazeče, kteří hledají rovnováhu mezi pracovním a osobním životem. Jeho implementací firma prokazuje ohleduplnost k potřebám zaměstnanců, což může posílit jejich vazbu k organizaci a zvýšit loajalitu. Tím se snižuje fluktuace zaměstnanců a s ní spojené náklady na nábor a zaškolování nových pracovníků.

Využití tohoto modelu může být výhodné i v případě, že zaměstnanec změní místo bydliště. Možnost práce na dálku eliminuje potřebu hledat náhradu a investovat do nového náboru.

Flexibilita ve volbě pracovního prostředí zvyšuje atraktivitu zaměstnavatele a usnadňuje přitahování špičkových talentů na trhu práce.

Bez geografických omezení má firma přístup k širšímu spektru kvalifikovaných uchazečů, což je klíčové pro udržení konkurenceschopnosti v dynamickém prostředí trhu práce.

Snížení nákladů

Hybridní pracovní model může vést i ke snížení provozních nákladů, které každoročně rostou.

Jedná se například o úsporu nákladů na kancelářské prostory. Při využívání modelu práce na dálku lze využívání kancelářských prostor optimalizovat s ohledem na snížení počtu zaměstnanců. S tím souvisí i nižší výdaje na energie a služby. S nižším počtem lidí v kanceláři také klesají výdaje na elektřinu, vytápění a další provozovatelské služby.

Zároveň se sníží cestovní výdaje a emise zaměstnanců. Zaměstnanci, kteří předtím dojížděli  firemním autem nyní ušetří prostředky vynaložené na dojíždění a přispějí k redukci emisí CO2. S tím souvisí i efektivnější využití času. Eliminace dojíždění a redukce zbytečných schůzek mohou zlepšit time management a soustředění na práci.

Flexibilita může vést ke zvýšené spokojenosti a loajalitě zaměstnanců, což se pozitivně promítá do jejich produktivity.

Výzvy hybridního pracovního prostředí

Úspěšná koordinace týmů pracujících na dálku vyžaduje pečlivě promyšlený přístup a jasné procesy. Toto je 6 základních pravidel, která jsou potřeba pro zachování dobře fungujících týmů:

1. Stanovte jednotné komunikační kanály. Všechny týmy by měly využívat společné platformy pro maximalizaci transparentnosti.

2. Zaveďte pravidelná online setkání. Udržujte stabilitu a soudržnost týmu prostřednictvím pravidelných konferenčních hovorů či videokonferencí.

3. Vytvořte detailní projektové plány. Rozpis úkolů a termínů pomáhá udržet přehled o postupu práce a snižuje riziko vzniku chaosu.

4. Posilujte důvěru a samostatnost. Podpora nezávislosti zaměstnanců vede k větší motivaci a efektivitě práce.

5. Monitorujte a hodnoťte výkon. Objektivní měření výstupů a feedback jsou klíčem k úspěšnému řízení a rozvoji týmu na dálku.

6. Chraňte firemní data prostřednictvím IT podpory. Požadavky na kybernetickou bezpečnost se s rostoucím počtem přístupových bodů v rámci hybridního modelu práce stupňují.

Udržení firemní kultury a spolupráce

Uchování silné firemní kultury v prostředí, kde hraje home office podstatnou roli, je značnou výzvou. Je nezbytné stanovit jasné směrnice, které určí, kdy a kde mohou zaměstnanci vykonávat svou práci na dálku, aniž by to narušilo firemní procesy a kulturu. V takových případech je zásadní udržení hodnot, mise a vize organizace živé napříč všemi kanály.

Pro zachování proaktivního přístupu zaměstnanců jsou potřebné i aktivity ze strany HR oddělení nebo team leaderů oddělení. Ti by měli podnítit zachování toku informací a transparentnosti v týmech. Dosáhnou toho pravidelným sdílením pracovních výsledků, průběhu projektů i osobního života zaměstnanců.

Při práci na dálku dochází i k omezení neformálních interakcí, což může oslabit týmového ducha. Proto je zapotřebí zařadit virtuální teambuildingové aktivity a interaktivní online setkání, která jsou pro udržení fungujícího týmu klíčové. Tyto aktivity pomáhají simulovat osobní setkání, posilují vzájemné vztahy a uznání úspěchů v kolektivu.

Další možností je vyhradit den v týdnu nebo měsíci strávený v kanceláři, kdy se sejde celý tým nebo kvartální outdoorové aktivity, teambuildingy a snídaně. Další tipy jak zapojit zaměstnance do dění ve firmě naleznete v článku.

Technologie jako základ úspěchu

Efektivní komunikace a správné využívání technologií jsou základními pilíři úspěšného hybridního modelu práce. Abyste zajistili, že vaše týmy zůstanou koordinované a sjednocené napříč různými lokacemi a někdy i časovým pásmem, je zásadní zvolit vhodné komunikační platformy a nástroje.

Digitalizace a technologie hrají klíčovou roli v adaptaci na proměnlivé pracovní podmínky. To zahrnuje cloudové služby, nástroje projektového managementu i komunikační platformy jako jsou Slack, Zoom či Microsoft Teams.

HR software je v takovém prostředí další nutností, která vám poskytne přehled o tom, kde se vaši zaměstnanci nachází. Zaměstnanci si zažádají o jakoukoliv nepřítomnost na jedno kliknutí. Také umožní podepisování dokumentů na dálku, takže již nemusíte chodit na poštu, abyste dostali podepsané dokumenty zpět.

Správně implementované technologické nástroje umožňují plynulou spolupráci pouze v případě, že jsou zaměstnanci s nástroji adekvátně seznámeni.

Společnosti by měly neustále investovat do školení zaměstnanců v oblasti digitální gramotnosti. Jen tak mohou zaměstnanci plně využívat nástroje pro spolupráci a komunikaci v rámci hybridního modelu práce a čerpat její benefity.

‍