Martino, jak se podle vás mění HR procesy, když firma přechází ze start-upu do scale-upu?
Ve start-upu je HR často jen vedlejší činností founderů, kteří ho řeší spolu s marketingem nebo obchodem. Jak firma roste, přibývají noví zaměstnanci a spolu s nimi i nové výzvy a očekávání. Nestačí jen nabrat správné lidi – je potřeba vytvořit prostředí, kde budou chtít dlouhodobě zůstat. Největší změna nastává v kultuře firmy. V malém týmu se lidé znají osobně a informace se šíří přirozeně. Jakmile firma překročí hranici 80 lidí, už není možné jen spoléhat na osobní vazby a začne se objevovat potřeba jasně nastavených procesů. To může být velkou výzvou, pokud se zároveň snažíte zachovat původní start-upový vibe.
Proč zaměstnanci start-up opouští, když začíná růst?
Ne každému toto jasně strukturované prostředí vyhovuje – někteří ho přijmou, jiní odejdou. Lidem může vadit nárůst procesů a ztráta osobního přístupu. Jiní zase zjistí, že jejich způsob práce, který byl ve start-upové fázi dostačující, už ve scale-upu nestačí. Firma i její potřeby se vyvíjejí a ne každý se chce nebo dokáže přizpůsobit stejným tempem. Když se tato očekávání začnou rozcházet, přichází období frustrace, které není snadné zvládnout.
„Je to samozřejmě hodně o tom, jakým způsobem je potřeba změna komunikována, tím jde do velké míry frustraci lidí předcházet.“
Firma navíc musí začít řešit budget, což s sebou také nese určité procesní změny v HR oblasti – od odměňování až po vzdělávání.
Jak se ve start-upu nastavuje systém odměňování a proč se musí ve scale-upu změnit?
S růstem firmy rostou i očekávání zaměstnanců v oblasti odměňování a benefitů. Obojí musí být nejen atraktivní, ale také dlouhodobě udržitelné. Situaci navíc často ovlivňují legislativní změny, které mohou benefity zásadně upravit – jako tomu bylo například loni, v roce 2024. Ve start-upu se odměňování často řídí principem „kdo si co řekne”. Pak se třeba stane, že teamleader má nižší plat než členové jeho týmu, protože byli nabíráni v jiné fázi růstu firmy. Abychom takovým nerovnostem předešli, je klíčové nastavit férový systém odměňování, který reflektuje realitu na trhu práce i vnitřní strukturu firmy.
Proč je ve scale-upu klíčové vzdělávání a hodnocení výkonu?
Růst firmy přináší nové výzvy i pro zaměstnance. Nestačí je jen nabrat – je potřeba jim dát možnost se rozvíjet. Proto je potřeba vytvořit ve scale-upu takový systém vzdělávání, který lidi motivuje, posouvá v kariéře a pomáhá firmě udržet talenty. Stejně tak je klíčové i hodnocení výkonu. Náš systém ve FAVI je nastavený tak, aby byl transparentní a spravedlivý. Podporujeme kontinuální zpětnou vazbu nejen shora dolů, ale i opačně. Je důležité definovat, jak ji předávat, jak často a s jakým cílem, aby byla skutečně přínosná a nesklouzla k formalitám.
Jak zvládnout onboarding, adaptaci a nábor v rychle rostoucí firmě?
V rostoucí firmě je klíčové nové lidi co nejdříve začlenit do týmu a zajistit, aby se cítili součástí týmu. HR specialisté musí upravit onboardingový proces ve spolupráci s manažery tak, aby nováčci měli od začátku jasná očekávání i prostor říct, co jim pomůže v adaptaci. Nábor se musí přizpůsobit tempu růstu, ale zároveň zajistit správný „fit“ – nejen z hlediska dovedností, ale i osobnosti. Tento fit pak zajistí, že v týmu panuje dobrá diverzita, která odpovídá určité fázi růstu firmy. Proto máme ve FAVI několikastupňový proces náboru, který začíná krátkým call s HR pro ověření motivace a zkušeností, pokračuje osobním setkáním s úkolem a v případě nejasností nabízíme placený půlden na zkoušku. Tento systém nám pomáhá vybrat lidi, kteří skutečně zapadnou do týmu. S růstem firmy se také mění požadavky na specializaci – zatímco na začátku hledáte univerzální hráče, později potřebujete odborníky na konkrétní oblasti. HR musí na tyto změny rychle reagovat a nastavit procesy tak, aby pomáhaly firmě škálovat.
Jaké změny v HR procesech jsou nezbytné při přechodu ze startupu do scale-upu?
Zatímco ve startupu HR procesy často fungují ad-hoc a bez velké automatizace, ve scale-upu je nutné tyto procesy strukturovat a digitalizovat. To zahrnuje například zavedení moderních nástrojů pro správu talentů, nábor (ATS) a administrativní úkony. S růstem firmy je klíčové, aby HR procesy byly škálovatelné a schopné rychle reagovat na změny. Automatizace rutinních činností a využívání HR systémů jsou nezbytné pro to, aby se firma mohla soustředit na růst – ne papírování.
Jak firma pozná, že je čas na radikální změnu?
Zásadní signál je spokojenost zaměstnanců. Pokud v průběhu půl roku rapidně klesá, je to varovný signál. Může se to projevit nárůstem fluktuace, poklesem motivace nebo třeba frustrací z toho, že zaměstnanci necítí smysl své práce. Jestliže lidé ve firmě vyjadřují nespokojenost s mzdou, je důležité provést benchmark a porovnat jejich mzdy s těmi na trhu. Třeba tím zjistíte, že nespokojenost je oprávněná. Další klíčový ukazatel je nábor. Pokud se nedaří nabrat správné lidi, je nutné zjistit, kde je problém – jsou to finance, benefity, špatná pověst nebo příliš dlouhý a složitý výběrový proces? Nebo jen není jasno v tom, jakého kandidáta hledáte?
Zpátky k FAVI: jak konkrétně jste přizpůsobili HR procesy růstu firmy?
Aktuálně dokončujeme systém kompetenčních modelů, které nám pomohou s novým nastavením procesu odměňování, vzdělávání a rozvoje zaměstnanců včetně náboru a talent managementu. Hlavním cílem je zajistit, aby odměňování nebylo chaotické a podle principu „kdo víc křičí, víc dostane“. HR systém nám umožňuje mít vše na 1 místě a neslouží nám už jen pro evidenci zaměstnanců a schvalování docházky, ale máme v něm i všechny dokumenty, které navíc automaticky generujeme, díky předem vytvořeným šablonám s tokeny. Dokumenty taky elektronicky podepisujeme, samozřejmě v případech, kdy je to ze zákona možné, a to díky integraci HRISu a DigiSign. HR systém Pinya HR nám také usnadňuje vytváření reportů a udržování aktuálního orgchartu.
Podívejme se teď na digitalizaci HR agendy blíže, kterou jste zavedli loni. Co vám přinesla?
Dříve jsme měli spoustu tabulek a dokumentů uložených na různých místech. Lidé byli evidováni ve složkách na Drivu, v HR systému kvůli docházce a ještě fyzicky v papírové složce. Zajišťování podpisů u zaměstnanců mimo Prahu bylo zdlouhavé a záviselo na poště a zodpovědném přístupu lidí, kteří navíc museli za zaslání dokumentů zpět platit. Dnes máme vše na jednom místě díky Pinya HR systému.
Pomohla vám digitalizace s adaptací zaměstnanců?
Rozhodně. Pinya HR systém nám usnadňuje veškeré průzkumy a sběr zpětné vazby například při vyhodnocování adaptace a zkušební doby – a to jak z pohledu zaměstnanců, tak jejich manažerů Automatizujeme také procesy pre-onboardingu a onboardingu, díky čemuž mají nováčci i jejich týmy vše pod kontrolou už od prvního dne.
Jaké oblasti HR agendy jste digitalizovali jako první a proč?
Zaměřili jsme se na nábor, elektronické podepisování, přehlednou evidenci a automatické generování dokumentů. Jsou to rutinní úkoly, které zaberou spoustu času, i když se to na první pohled nezdá. Důležitým krokem bylo také vytvoření interní wiki, kam každé oddělení ukládá manuály, směrnice a další klíčové informace. To pomáhá nejen novým zaměstnancům s orientací, ale zajišťuje i efektivní sdílení znalostí napříč firmou.
Které technologie a nástroje se vám v digitalizaci HR agendy nejvíc osvědčily?
Používáme moderní HRIS Pinya HR a ten plánujeme dále rozšiřovat například o checklisty a vzdělávání, které se bude prolínat s interní wiki. Dále pracujeme s ATS systémem, Notionem a umělou inteligencí. S její pomocí často brainstormujeme, když nevíme, jak nějaký projekt uchopit. Také vytváříme datové dashboardy s HR metrikami a usilujeme o to, aby k nim mělo přístup nejen vedení, ale v budoucnu i ostatní zaměstnanci.
Digitalizace HR procesů přinesla velkou změnu pro celou firmu. V čem vidíte největší přínosy?
Největší výhoda je v úspoře času. HRIS Pinya HR nám automaticky generuje dokumenty, takže místo ručního přepisování údajů stačí vše jednou zadat a na pár kliknutí vytvořit kompletní balík nástupních materiálů, které pak elektronicky podepíšeme.V jednom ze svých dřívějších působišť jsem orgchart udržovala bokem v Canvě nebo Excelu či Powerpointu a ve firmě o 700 lidech to byla noční můra. Teď se aktualizuje automaticky. Elektronická evidence a schvalování docházky nám také ulehčuje práci. Ve FAVI píchačky neřešíme, soustředíme se na výsledky, ale zákonná evidence je nutná. Díky digitalizaci nemusím běhat s papíry, shánět podpisy a archivovat stohy dokumentů. Velkou úsporu času přinesl i ATS. Máme všechny uchazeče a data o náborech na jednom místě, propojené přes webhook s inzertními portály i našimi kariérními stránkami. Umožňuje nám to efektivnější komunikaci s kandidáty, rychlé předávání feedbacku a hladké plánování schůzek – online i offline.
Ovlivnila digitalizace HR procesů efektivitu a produktivitu týmu?
Máme teď víc času věnovat se lidem – a o to jde v naší branži především :). Automatizace rutinních a administrativních úkolů nám umožňuje zlepšit nejen úroveň komunikace při náboru, ale i celý náborový proces. Díky tomu se můžeme soustředit na inovace a budování vztahů a důvěry s lidmi, kteří o to ve firmě stojí.
Co byste poradila jiným HR manažerům ve scale-upech, které digitalizace teprve čeká?
Řekla bych jim, ať se nebojí změn a jdou do toho co nejdříve. Digitalizace je game changer, který jim zjednoduší život, zefektivní práci a uvolní ruce pro důležitější věci, jako je práce s lidmi a inovace. Je dobré začít s tím, co je nejvíce pálí a co jim zabírá nejvíc času. Pokud HR tým řeší velké množství otevřených pozic a životopisů, je ATS jasná volba. Pokud je nábor pod kontrolou, ale brzdí je třeba administrativa a papírování, pak dává smysl investovat do HRIS, který umožní automatizaci rutinních úkolů. Každé HR oddělení má jiné priority, a proto je klíčové najít řešení, které odpovídá jeho specifickým potřebám.
