Pavel Mrázek: Jak pandemie ovlivnila trendy v designu kanceláří?

Pavel Mrázek: Jak pandemie ovlivnila trendy v designu kanceláří?
August 4, 2022

Jak znovu nalákat zaměstnance do kanceláří? Pomoci může změna designu kanceláří. O trendu flexi office, smart office nebo o stále častějším přizpůsobování kanceláří do modelu hybridního stylu práce se rozpovídal majitel designerského studia Pavel Mrázek.

Pavel Mrázek je zakladatelem společnosti Hezkey, která se zabývá návrhem a realizací komerčních i bytových interiérů. Pavla jsme v rozhovoru vyzpovídali na téma design kanceláří, na který se jeho firma specializuje.

Návrhu interiérů se věnujete už více než 8 let. Dokážete říct, jak se design kanceláří proměnil od doby, kdy jste s návrhy interiérů začínal?

Firmy si začínají čím dál tím více uvědomovat, že na pracovním prostředí záleží a že jejich lidé jsou jejich největším kapitálem, do kterého se vyplatí investovat. Prostředí ovlivňuje efektivitu zaměstnanců a tím i výkonnost firmy.
Když jsme zakládali firmu, už tehdy se začínalo mluvit o „smrti“ open space, o kterém škarohlídi tvrdí, že vznikl s cílem ušetření nákladů a neustálé kontroly. Tento fenomén samozřejmě neumřel, protože většina firem nechce fungovat v menších uzavřených kancelářích, které také nejsou dobré pro budování firemní kultury. Ale čím dál více firem zjišťuje, že ten klasický open space opravdu nefunguje.

Jaké jsou hlavní rozdíly? Co se nejvíce změnilo?

Prorůstání pracovního a „domácího“ – to souvisí s nárůstem home office, kdy firmy fungují hybridně (část lidí pracuje v kanceláři, část doma). Moderní pracovní prostředí prostě už neznamená jen kancelářskou židli a velký zaskládaný stůl, ale klidně více možností – vedle klasické pracovní stanice třeba barové či loungeové sezení pro kratší práci nebo možnost spolupracovat s kolegy v multifunkční workshop místnosti či relaxační zóně.

Co bylo tehdy největším trendem v designu kanceláří? A jaké trendy pozorujete dnes?

Tehdy byla doba, kdy opravdu vysokou laťku nastavil Google a další technologické společnosti, které začaly tvořit kanceláře jako místo, ze kterého nechcete odejít. Vedle barevného prostředí plného rozmanitých zákoutí funguje zázemí pro zaměstnance třeba jako jídelna a posilovna, aby zaměstnanci vlastně neměli důvod firmu opouštět. Z tohoto konceptu si spousta lidí a majitelů firem zapamatovala spíše ty podružné, ale atraktivní detaily – herny a skluzavky mezi patry. Ty často chtěli zapojovat i do svých firem.
Pokračujícím trendem je větší důraz na prostory mimo pracovní stanici, takže různé relaxační zóny a kuchyňky se sezením, kde se můžou kolegové neformálně potkat nebo na chvíli pracovat.

Realizované kanceláře od firmy Hezkey nabízí více možností pracovního prostředí.

Pandemie proměnila ledacos, kanceláře nevyjímaje. Některé dodnes zejí prázdnotou, protože zaměstnanci stále pracují z home office. Obrací se na Vás firmy v poslední době častěji s prosbou o návrh kanceláří, do kterých se budou zaměstnanci opět rádi vracet?

Určitě – management nemá rád pohled na prázdné kanceláře. Vedle toho, podle průzkumů – například od CBRE, který byl proveden v 8 zemích střední a jižní Evropy včetně ČR – 48 % lidí preferuje kombinaci práce z domova s prací v kanceláři. Osvícené firmy začínají chápat, že je potřeba kanceláře předělat a přizpůsobit hybridnímu stylu práce.
Jinak budou dále platit velké částky za nevyužité prostory. A hlavně budou ztrácet talenty, které preferují pracovat v příjemném pracovním prostředí, které jim umožní být flexibilní.

Jak tvoříte kanceláře, které jsou přizpůsobené hybridnímu stylu práce?

Začínáme tím, že zjistíme potřeby managementu. Vše pak propojíme s možnostmi prostoru a rozpočtu a přimícháme tam naše know-how a zkušenosti.
Směřujeme k tomu, abychom vytvořili kanceláře, které dopomůžou lidem podávat ty nejlepší výkony. Každá profese má pak specifické požadavky – třeba pro kreativnější profese jako marketing je vhodný coworkingový typ práce – zaměstnanec nemusí mít stálé pracovní místo, ale ocení variabilní zóny, uzavřené budky na volání a online schůzky. Vedle toho, například účetní a právníci stále preferují uzavřenou kancelář pro svou převážně samostatnou práci.

Co je stěžejní pro úpravu kanceláří na dnes populární model flexi office?
Flexibilní kancelář je koncept uspořádání pracovního prostředí, který umožní firmě rychle reagovat na současnou situaci. Například, když firma roste, když musí část lidí propustit nebo když je potřeba uspořádat celofiremní setkání. Pro tyto účely nepotřebují obří konferenční místnost, ale jednoduše můžou přeskládat třeba relaxační zónu. Prostor lze jednoduše přeskládat pomocí mobilních dělících prvků a nábytku.

V hybridním fungování kanceláří potřebují zaměstnanci častěji volat – pro klidný hovor slouží třeba mobilní budka či vhodná zákoutí.

Jaký je rozdíl mezi flexi office a smart office?

Smart office je typicky spojený především s přechodem od stálých fixních pracovních stanic – jedna židle a velký stůl na jednoho zaměstnance – k systému takzvaných floatingových pracovních míst, které si zaměstnanci buď rezervují online, nebo si prostě sednou tam, kde je zrovna místo. Pracuje s myšlenkou, že zaměstnanec nemusí sedět na jednom místě po celý den. Část dne pracuje s týmem v zasedačce a na pár hodin mu stačí sednout si třeba k vyvýšenému barovému sezení nebo do relaxační zóny. S přechodem na smart office může firma zmenšit prostory vyhrazené pro kanceláře o více než 20 % a ušetřený prostor pak věnovat společným prostorám, případně pak ušetřený prostor pronajmout.
Dnes přechází na model smart office už i konzervativnější firmy, například centrála Komerční banky.

Zájem o design kanceláří roste.

Proč by měla firma zvážit přeměnu standardního kancelářského prostředí (nejčastěji open space) na flexi office? Jaké jsou hlavní výhody tohoto typu kanceláří?

Flexibilní kancelář je vhodná pro každou firmu, která chce mít možnost rychle reagovat na změny. Východiskem flexibilních kanceláří je se co nejvíce vyhnout stavebním zásahům a například předěly místností řešit nábytkovými či zelenými stěnami, které se dají snadno přeskládat. Hlavní je, aby klient investoval do svého majetku, ne do pronajatého řešení. Proto může být zajímavá investice třeba i do přenosné telefonní budky, která není vždy levná, ale lze ji snadno přemístit při stěhování do nových prostor.
Další výhodou je lepší využití stávajícího prostoru. Například pro Heureku jsme vytvořili relaxační zónu, ve které lze v jeden moment odpočívat, jíst oběd, pracovat či si dát rychlou schůzku. Prostor lze případně přeskládat a využít ho pro celofiremní setkání nebo třeba hodinu jógy.

Jak lze podle Vás docílit toho, aby byla kancelář designově zajímavá a zároveň praktická pro využití?

Úkolem šikovného architekta či interiérového designéra je, aby to dobře zkombinoval. Určitě se vyplatí do kanceláří investovat a nenechat jejich řešení na realizačních firmách, které jsou omezené dodávaným sortimentem a často nemají potřebné know-how.
Navíc, designově zajímavá se nemusí nutně rovnat drahá. Nedoporučoval bych však pouštět se do hledání vhodného řešení bez odborníka.

Ukázka výchozího stavu kanceláří, které v Hezkey předělali a které nejsou dobře zónované a neposkytují dostatečnou flexibilitu.

Jak oblíbené jsou v dnešní době tzv. chill out zóny v prostorách firmy?  

Jsou čím dál tím oblíbenější! A my je rádi navrhujeme. Mají ještě o to větší smysl právě s přechodem na smart office a hybridní práci. Nemusí mít jen funkci odpočinku. Dá se v nich pracovat nebo pořádat setkání týmu.

Spousta firem láká uchazeče v pracovních inzerátech na stolní fotbálek na pracovišti, ale realita je jiná – nikdo na něj ve skutečnosti nemá čas a fotbálek většinou zůstává nevyužit. Jak navrhnout chill out zónu, aby byla pro zaměstnance skutečně prospěšná?

Fotbálek se vyplatí pořídit opravdu jen firmě, kde se zaměstnanci nebojí ho hrát. Je to o firemní kultuře. Pro spoustu firem, kde je striktní pracovní kultura, je to zbytečné. Pro firmy, ve kterých fungují neformální vztahy a důvěra, to může být dobrým iniciátorem setkávání a uvolnění.

Díky flexibilnímu designu kanceláří může firma ušetřit více než 20 % svých kancelářských prostor.

Navrhujete ve firmách i tzv. fitness zóny?  

Samostatná fitness zóna má smysl buď pro větší firmy, které chtějí zaměstnance udržet ve svých prostorách co nejdelší dobu, nebo pro IT firmy a startupy, které tím chtějí podpořit svou firemní kulturu, případně se odlišit od konkurence.  

Co ale dává smysl pro hodně firem, je možnost vytvoření prostoru pro hodinu jógy či skupinového cvičení. Tento prostor lze vytvořit například v relax zóně, kde rychlým přeskládáním nábytku vznikne volný prostor.

V jakém cenovém rozmezí se pohybují Vaše návrhy kanceláří? Jakou částku si má přibližně připravit firma se 100 zaměstnanci, pokud se rozhodne pro změnu kanceláře z omšelého open space na moderní flexi office?

To samozřejmě záleží na současném stavu a na tom, co ze současného vybavení lze použít. Taková velmi hrubá cenová kotva je asi 10 tisíc korun plus DPH za metr čtvereční předělaných prostor. Může se to ale hýbat oběma směry dle požadavků zákazníka. My jsme tu od toho, abychom zdroje zákazníka využili co nejefektivněji a zákazník investoval pouze do toho, co má smysl. Případně lze rekonstruovat i po etapách a postupně uvolňovat zdroje. Základem je však kvalitní projekt interiéru.

Ukázka předělání kanceláří od firmy Hezkey. Zaměstnanci mají více variability pro práci, méně se ruší a pracují v prostředí uzpůsobeném i pro týmovou spolupráci, což firmě nabízí dostatečnou flexibilitu.
Pinya HR - český nástroj pro řízení HR procesů

Vyzkoušejte český nástroj pro řízení HR procesů

Zjednodušte svou personální práci a zlepšete informovanost zaměstnanců o dění ve firmě s nástrojem, který používá více než 100 společností.