Jak Jablotron digitalizoval HR agendu pro 600 zaměstnanců ve 3 zemích

Sjednocení HR procesů napříč skupinou

S rostoucím počtem společností a zaměstnanců skupiny Jablotron začala být stále důležitější potřeba sjednotit personální procesy a zajistit konzistentní správu HR agendy napříč celou skupinou.

S rostoucím rozsahem agendy se ukázalo, že dosavadní způsob práce založený na kombinaci tabulek, e-mailové komunikace, vlastních aplikací a lokálních evidencí přestává být dlouhodobě udržitelný. Cílem proto bylo sjednotit HR procesy a vytvořit prostředí, které umožní efektivnější správu dat a jednodušší spolupráci napříč celou skupinou.

„HR musí v prvnířadě sloužit byznysu. Naše potřeba sjednotit procesy byla ryze praktická: chtěli jsme systém, který bude lidem fungovat na všech pobočkách stejně a nám umožní řídit celý holding z jednoho místa.“ Zuzana Šidlichovská, manažerka kvality a HR

Výzvypřed HR digitalizací

Před zavedením jednotného HR systému pracoval personální tým s daty z deseti společností, které se lišily organizační strukturou, legislativním prostředím i mzdovými procesy. Informace o zaměstnancích, nástupech, absencích nebo školeních byly evidovány v různých nástrojích a dokumentech, což zvyšovalo administrativní náročnost a komplikovalo sdílení informací.

Významnou část práce tvořilo ruční přepisování údajů, dohledávání dokumentů a koordinace změn mezi jednotlivými společnostmi. To omezovalo prostor pro rozvojové a koncepční aktivity v oblasti HR.

Mezi hlavní cíle projektu proto patřilo:

• Sjednocení HR procesů napříč společnostmi a zeměmi.
• Centralizace personálních dat a omezení práce s více paralelními evidencemi.
• Snížení administrativní zátěže spojené s ručním zpracováním a přepisováním údajů.
• Lepší dostupnost informací pro zaměstnance i manažery bez ohledu na jejich lokaci.
• Vytvoření standardizovaného prostředí, které bude možné využívat i při dalším rozvoji a růstu skupiny.

Cestak řešení

Výběru nového HR systému předcházelo půlroční výběrové řízení. HR tým posuzoval přibližně 40 kritérií, podle kterých jednotlivá řešení vyhodnocoval. Při výběru systému se skupina soustředila především na oblasti, které byly pro sjednocení HR agendy napříč společnostmi zásadní – správu personálních dat, nástupní procesy, vzdělávání, rozvoj zaměstnanců a dostupnost informací pro zaměstnance i manažery. Pinya HR tak byla vybrána s ohledem na potřeby moderní personální správy a standardních HR procesů, nikoli jako nástroj pro detailní plánování výrobních procesů či komplexních směnných provozů, pro které jsou na trhu dostupná specializovaná řešení.

Mezi hlavní priority patřily:

●      Jednoduché používání – systém měl být srozumitelný a snadno použitelný pro zaměstnance i manažery bez rozsáhlého zaškolování.

●      Mobilní přístup – důležitým kritériem byla dostupnost klíčových funkcí prostřednictvím mobilní aplikace.

●      Podpora vzdělávání – součástí požadavků byly nástroje pro správu školení a e-learningu.

‍Průběh implementace Pinya HR

Implementace byla zahájena v srpnu 2024 a probíhala postupně po jednotlivých etapách. Nejprve byly nasazeny základní moduly pro evidenci zaměstnanců a správu vzdělávání, následně přibyly další oblasti včetně hodnocení a rozvoje zaměstnanců.

Postupné zavádění umožnilo ověřovat nastavení procesů nejprve v menších společnostech skupiny a získané zkušenosti následně využít při nasazování v organizacích s vyšším počtem zaměstnanců. Tento přístup pomohl omezit rizika spojená se změnou a průběžně upravovat nastavení podle potřeb jednotlivých společností.

„Při implementaci pro nás bylo důležité, že jsme měli možnost průběžně konzultovat nastavení jednotlivých procesů a přizpůsobovat systém potřebám různých společností ve skupině. Dodavatel byl v průběhu projektu otevřený zpětné vazbě a aktivně spolupracoval na hledání vhodných řešení. Díky tomu jsme mohli systém zavádět postupně a průběžně upravovat jeho nastavení podle našich zkušeností z praxe.“ uvádí Zuzana Šidlichovská.

‍Výsledek

Digitalizace přispěla ke sjednocení procesů,centralizaci dat a omezení administrativních činností spojených s papírovoudokumentací a ručním zpracováním údajů.

Mezi nejvýznamnější změny patří:

• Digitalizace  onboardingu a dokumentace – pracovní dokumenty lze spravovat elektronicky včetně podepisování a     archivace, což omezuje potřebu papírové administrativy.
• Jednotné procesy napříč skupinou – nastavené postupy lze využívat ve více společnostech skupiny, včetně nově vznikajících entit. To usnadňuje zavádění standardů a zajišťuje konzistentní přístup k HR agendě.
• Centralizace personálních dat – informace o zaměstnancích, absencích, školeních a dalších HR procesech jsou dostupné v jednom prostředí, což zjednodušuje správu i reporting napříč jednotlivými zeměmi.
• Lepší dostupnost HR služeb pro zaměstnance a manažery – zaměstnanci mohou prostřednictvím mobilní aplikace podávat žádosti, evidovat absence nebo vyhledávat potřebné kontakty. Manažeři mají přístup ke schvalovacím procesům i mimo kancelář.
• Elektronické potvrzování dokumentů a směrnic – zaměstnanci mají přístup k interním dokumentům a jejich seznámení lze evidovat digitální formou bez zadávání uživatelů do dalších systémů.

Díky Pinya HR a digitalizaci rutinních procesů získal HR tým více prostoru pro rozvoj zaměstnanců a podporu manažerů v personálních otázkách, které mají přímý dopad na fungování a výsledky jednotlivých týmů.