Jak Jablotron zdigitalizował agendę HR dla 600 pracowników w 3 krajach

Ujednolicenie procesów HR w całej grupie

Wraz z rosnącą liczbą spółek i pracowników grupy Jablotron rosła potrzeba ujednolicenia procesów kadrowych i zapewnienia spójnego zarządzania agendą HR w całej grupie.

Wraz z rosnącym zakresem agendy okazało się, że dotychczasowy sposób pracy oparty na kombinacji arkuszy kalkulacyjnych, komunikacji e-mailowej, własnych aplikacji i lokalnych ewidencji przestaje być możliwy do utrzymania na dłuższą metę. Celem było zatem ujednolicenie procesów HR i stworzenie środowiska, które umożliwi efektywniejsze zarządzanie danymi oraz łatwiejszą współpracę w całej grupie.

„HR musi przede wszystkim służyć biznesowi. Nasza potrzeba ujednolicenia procesów była czysto praktyczna: chcieliśmy systemu, który będzie działał tak samo dla ludzi we wszystkich oddziałach i pozwoli nam zarządzać całym holdingiem z jednego miejsca.” Zuzana Šidlichovská, menedżerka ds. jakości i HR

Wyzwania przed digitalizacją HR

Przed wdrożeniem jednolitego systemu HR zespół personalny pracował z danymi z dziesięciu spółek, które różniły się strukturą organizacyjną, otoczeniem prawnym oraz procesami płacowymi. Informacje o pracownikach, zatrudnieniach, nieobecnościach lub szkoleniach były ewidencjonowane w różnych narzędziach i dokumentach, co zwiększało obciążenie administracyjne i komplikowało udostępnianie informacji.

Znaczną część pracy stanowiło ręczne przepisywanie danych, wyszukiwanie dokumentów oraz koordynacja zmian między poszczególnymi spółkami. Ograniczało to przestrzeń na działania rozwojowe i koncepcyjne w obszarze HR.

Główne cele projektu obejmowały zatem:

• Ujednolicenie procesów HR w obrębie wszystkich spółek i krajów.
• Centralizacja danych kadrowych i ograniczenie pracy z wieloma równoległymi systemami ewidencji.
• Zmniejszenie obciążenia administracyjnego związanego z ręcznym przetwarzaniem i przepisywaniem danych.
• Lepsza dostępność informacji dla pracowników i menedżerów, niezależnie od ich lokalizacji.
• Stworzenie ustandaryzowanego środowiska, które będzie można wykorzystać również w dalszym rozwoju i wzroście grupy.

Droga do rozwiązania

Wybór nowego systemu HR poprzedził półroczny proces wyboru. Zespół HR ocenił około 40 kryteriów, na podstawie których ewaluował poszczególne rozwiązania. Przy wyborze systemu grupa skupiła się przede wszystkim na obszarach, które były kluczowe dla ujednolicenia agendy HR we wszystkich spółkach – zarządzaniu danymi kadrowymi, procesy onboardingu, szkolenia, rozwój pracowników oraz dostępność informacji dla pracowników i menedżerów. Pinya HR została więc wybrana z myślą o potrzebach nowoczesnego zarządzania personelem i standardowych procesach HR, a nie jako narzędzie do szczegółowego planowania procesów produkcyjnych czy złożonych systemów zmianowych, dla których na rynku dostępne są specjalistyczne rozwiązania.

Do głównych priorytetów należały:

●      Łatwość użytkowania – system miał być zrozumiały i łatwy w obsłudze dla pracowników i menedżerów, bez konieczności obszernego szkolenia.

●      Dostęp mobilny – ważnym kryterium była dostępność kluczowych funkcji za pośrednictwem aplikacji mobilnej.

●      Wsparcie szkoleń – częścią wymagań były narzędzia do zarządzania szkoleniami i e-learningiem.

‍Przebieg wdrożenia Pinya HR

Wdrożenie rozpoczęło się w sierpniu 2024 roku i przebiegało stopniowo, etapami. Najpierw wdrożono podstawowe moduły do ewidencji pracowników i zarządzania szkoleniami, a następnie dodano kolejne obszary, w tym oceny i rozwoju pracowników.

Stopniowe wprowadzanie umożliwiło weryfikację ustawień procesów najpierw w mniejszych spółkach grupy, a następnie wykorzystanie zdobytych doświadczeń podczas wdrażania w organizacjach z większą liczbą pracowników. Takie podejście pomogło ograniczyć ryzyka związane ze zmianą i na bieżąco dostosowywać ustawienia do potrzeb poszczególnych spółek.

„Podczas wdrożenia ważne było dla nas, że mieliśmy możliwość bieżącego konsultowania ustawień poszczególnych procesów i dostosowywania systemu do potrzeb różnych spółek w grupie. Dostawca był otwarty na feedback w trakcie projektu i aktywnie współpracował przy poszukiwaniu odpowiednich rozwiązań. Dzięki temu mogliśmy wdrażać system stopniowo i na bieżąco modyfikować jego ustawienia w oparciu o nasze doświadczenia praktyczne” – mówi Zuzana Šidlichovská.

‍Wynik

Digitalizacja przyczyniła się do ujednolicenia procesów, centralizacji danych i ograniczenia czynności administracyjnych związanych z dokumentacją papierową i ręcznym przetwarzaniem danych.

Do najważniejszych zmian należą:

• Digitalizacja  onboardingu i dokumentacji – dokumenty pracownicze można zarządzać elektronicznie, w tym podpisywanie i     archiwizacja, co ogranicza potrzebę papierowej administracji.
• Ujednolicone procesy w całej grupie – ustalone procedury mogą być wykorzystywane w wielu spółkach grupy, w tym w nowo powstałych podmiotach. Ułatwia to wdrażanie standardów i zapewnia spójne podejście do spraw HR.
• Centralizacja danych kadrowych – informacje o pracownikach, nieobecnościach, szkoleniach i innych procesach HR są dostępne w jednym środowisku, co upraszcza zarządzanie oraz raportowanie w poszczególnych krajach.
• Lepsza dostępność usług HR dla pracowników i menedżerów – pracownicy mogą za pośrednictwem aplikacji mobilnej składać wnioski, rejestrować nieobecności lub wyszukiwać potrzebne kontakty. Menedżerowie mają dostęp do procesów zatwierdzania również poza biurem.
• Elektroniczne potwierdzanie dokumentów i wytycznych – pracownicy mają dostęp do dokumentów wewnętrznych, a ich zapoznanie się z nimi może być rejestrowane cyfrowo bez konieczności wprowadzania użytkowników do innych systemów.

Dzięki Pinya HR a dzięki digitalizacji rutynowych procesów zespół HR zyskał więcej przestrzeni na rozwój pracowników i wsparcie menedżerów w kwestiach personalnych, które mają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie i wyniki poszczególnych zespołów.