Daktela: Potrzebowaliśmy zunifikowanego systemu HR, a nie chaosu w Excelu

Rozwój firmy jest ekscytujący, ale jednocześnie niesie wyzwania, których nie można zarządzać poprzednimi procesami. Tak też jest Daktela, czeski lider wśród dostawców rozwiązań do obsługi klienta i komunikacji wielokanałowej. Wraz ze wzrostem zainteresowania ich rozwiązaniami online firma rozrosła się podczas pandemii Od pierwotnych 40 pracowników do dzisiejszych 180. Gdy liczba pracowników zbliżyła się do 140, stało się jasne, że stare praktyki, takie jak prowadzenie dokumentacji w arkuszach kalkulacyjnych i folderach udostępnionych, już nie wystarczają. Krótko mówiąc, taki boom wymagał więcej — systemu HR, który przyniesie jasność i ułatwi pracę nie tylko działu HR, ale także menedżerów i innych pracowników.  

Wybór systemu HR z naciskiem na przejrzystość i raportowanie 

Wszystko zaczęło się jesienią 2022 roku. Zespół HR w Daktela szukał systemu kadrowego, który byłby przejrzysty, prosty, zapewniał odpowiednie narzędzia raportowania i umożliwiałby zmienne ustawienia uprawnień. Przeszli przez sześć różnych systemów, od solidniejszych do prostszych, od zagranicznych po czeskie alternatywy. Ostatecznie dwa czeskie rozwiązania pozostały w wąskim wyborze, a Pinya HR zyskała przewagę między nimi.  

„Konkurencyjny system był bardziej skoncentrowany na obecności, czego nie potrzebowaliśmy. W Pinya HR przekonała nas również przejrzystość i intuicyjność systemu, a także możliwość precyzyjnego ustawienia uprawnień dostępu do płac. Chociaż nie szukaliśmy systemu płac, chcieliśmy, aby informacje o płacach były rejestrowane w oprogramowaniu HR, więc musieliśmy ustalić jasne zasady dotyczące uprawnień do udostępniania danych” - wyjaśnia Kateřina Havlickova, Konsultant HR Daktyle.  

Na pytanie, czy kierownictwo poparło przejęcie Pinya HR, Katerina odpowiada twierdząco. Zapotrzebowanie na system HR odczuwał również szef zespołu HR, Dyrektor generalny Karel Vujtek i wtedy Dyrektor techniczny Jiri Havlicek. Najwięcej pracowników należało wówczas do działu technologii, dlatego oferowano użycie przejrzystego narzędzia zewnętrznego. W ten sposób Pinya HR otrzymała zielone światło od kierownictwa i w styczniu 2023 roku zdecydowali się na współpracę w Daktela.  

Szybki start z minimalnym treningiem 

Zaraz po podjęciu decyzji zespół HR firmy Daktela w pełni rozpoczął realizację, która była rekordowo szybka. W ciągu tygodnia od potwierdzenia współpracy, nasza menedżer produktu Dita zorganizowała spotkanie inauguracyjne, na którym omówili plan wdrożenia. Następujące szkolenie zespołu HR i menedżerów odbyło się w ciągu dwóch tygodni, w języku czeskim i angielskim. Podczas wprowadzania Pinya HR Daktela działała nie tylko w Czechach i na Słowacji, ale także na Węgrzech, Polsce, Słowenii i Wielkiej Brytanii.  

Ostra obsługa oprogramowania HR rozpoczęła się w kwietniu 2023 roku, a wszyscy pracownicy uzyskali do niego dostęp. I jak przyjęli wprowadzenie nowego systemu?  

„Pracownicy przyjęli tę wiadomość stosunkowo dobrze. Wiedzieli, że to coś, co pozwoli nam zaoszczędzić dużo czasu w HR, a także, że zaoszczędzi czas dla nich samych. We wdrożeniu najpierw skupiliśmy się na takich funkcjach, z których każdy może skorzystać, takich jak przegląd danych pracowników czy prośby o urlop” — mówi Katerina.  

W nowym systemie przywileje menedżerów zostały ustalone dokładnie zgodnie z potrzebami firmy. Dzięki Pinya HR zawsze mogą przeglądać zawsze aktualne dane o swoim zespole w dowolnym momencie bez konieczności wyszukiwania ich w Excelu. Wcześniej mieli te dane tylko na żądanie działu HR.

Efektywne zarządzanie danymi i dokumentami dzięki cyfryzacji 

Po raz pierwszy uruchomiono wyżej wymienione moduły do rejestrowania danych pracowników oraz wniosków o urlop i inne nieobecności. Import zbiorczy pomógł im uzyskać istniejące dane, więc nie musieli ręcznie wprowadzać danych do systemu. Korzystając z modułu Presence/Absencja, mogli zatrzymać nagrywanie pozostawionych rekordów w osobnym narzędziu wewnętrznym, a tym samym przenieść rekordy do jednego systemu. Po nieobecności spieszyli się, aby zamówić dokumenty.  

„W momencie wprowadzenia Pinya HR przechodziliśmy właśnie certyfikację ISO i potrzebowaliśmy, aby nasi pracownicy byli wyraźnie zaznajomieni ze wszystkimi dokumentami ISO. Moduł znacznie ułatwił nam pracę Przepisy wewnętrzne, dzięki czemu możemy dokładnie zobaczyć, z jakimi dokumentami zapoznał się dany pracownik i kiedy. Ponadto raport ten jest również dostępny dla samego pracownika. ”  

Ale czyszczenie w dokumentach nie skończyło się z ISO. W Daktela stopniowo przesyłają wszystkie umowy i inne dokumenty spadkowe do Pinya HR, aby nie musieli za każdym razem wypełniać ich ręcznie. Dzięki funkcji automatycznego generowania Pinya HR uzupełni dla nich wszystkie dane pracowników, oszczędzając im czas i pracę.  

„Chociaż używamy innej platformy do komunikacji wewnętrznej, moduł Wiadomości Używamy go również, choć być może nietypowo. Mamy tam jedną wiadomość, tytuł, który zaprasza pracowników do dzielenia się tym, z czego są lub nie są zadowoleni. Chcemy, aby zobaczyli, że zawsze mogą się z nami skontaktować i napisać, co im przeszkadza, co chcieliby poprawić, ale także by coś pochwalić” — dodaje Kateřina Havlíčková odnośnie wykorzystywanych funkcjonalności.  

Spójrz na HR z perspektywy pracownika 

Jest to również cecha Pinya HR, która pomogła Katerinie i zespołowi HR głównie na początku użytkowania. Podczas ustawiania uprawnień mogą korzystać z funkcji podglądu, aby sprawdzić, czy pracownicy zostali skonfigurowani z odpowiednimi uprawnieniami i funkcjami potrzebnymi do ich stanowiska. Z konkretnymi menedżerami mogli łatwo sprawdzić, czy widzą wszystkie informacje o swoim zespole.  

Ale gdyby Katerina musiała wybrać trzy najlepsze funkcje, które oszczędzają im czas w HR, byłoby tak sprawozdawczość, kwestionariusze osobiste a rejestracja premii i potrąceń.  

„Za pomocą osobistego kwestionariusza nowy pracownik sam wypełnia swoje dane, więc nie muszę ręcznie wprowadzać danych do systemu. A jeśli potrzebuję jakiegokolwiek raportu, muszę tylko przejść do listy pracowników, gdzie po prostu klikam, jakie informacje chcę w raporcie i wygeneruję je jednym przyciskiem. Kolega docenia również funkcje zamykania obecności, dzięki czemu otrzymujemy wyraźnie potwierdzoną podstawę do obliczania wynagrodzeń” - wyjaśnia Katerina.  

Dzięki Pinya HR firma Daktela znalazła sposób na usprawnienie procesów HR przy jednoczesnym pozbyciu się wielu ręcznych kroków. Niezależnie od tego, czy są to raporty, zautomatyzowane kwestionariusze dla nowych pracowników, czy wyraźne zamknięcie obecności, każdy moduł systemu szybko znalazł zastosowanie. „Pinya HR pomogła nam znaleźć porządek i usprawnić już skonfigurowane procesy. Zaoszczędziło nam to dużo czasu i zmartwień, co pozwala nam poświęcić się najważniejszej rzeczy — naszym ludziom i ich potrzebom” — podsumowuje Katerina. Daktela pokazuje zatem, że digitalizacja procesów HR to nie tylko inwestycja w technologię, ale także w satysfakcję i wydajność całej organizacji.  

‍