Daktela: Potrzebowaliśmy zunifikowanego systemu HR, a nie chaosu w Excelu

Rozwój firmy jestekscytujący, ale potrafi też obnażyć ograniczenia dotychczasowych procesów.Dokładnie tak było w Dakteli— czeskim liderze rozwiązań do obsługi klienta i komunikacjiwielokanałowej. W czasie pandemii, wraz ze wzrostem zainteresowania ichnarzędziami online, firma urosła z 40 do 180 pracowników. Gdy zbliżyli się do 140 osób, stało się jasne, żedotychczasowe praktyki — dokumentacja w arkuszach kalkulacyjnych iudostępnianych folderach — nie skaluje się dalej. Potrzebowali systemu HR,który wprowadzi porządek i ułatwi pracę nie tylko działowi HR, ale teżmenedżerom i pracownikom.

Wybór systemu HR z naciskiem na przejrzystość i raportowanie 

Wszystko zaczęło się jesienią 2022 roku. Zespół HR w Dakteli szukał systemu kadrowego, który będzie przejrzysty i prosty, zapewni sensowneraportowanie oraz umożliwi elastyczne ustawianie uprawnień. Przetestowali sześćróżnych rozwiązań — od bardziej rozbudowanych po prostsze, od zagranicznych poczeskie. W finale zostały dwa czeskie systemy, a przewagę zyskała Pinya HR.  

„Konkurencyjny systembył mocno skoncentrowany na ewidencji obecności, czego nie potrzebowaliśmy. WPinya HR przekonała nas przejrzystość, intuicyjna obsługa i możliwośćprecyzyjnego ustawienia uprawnień do danych płacowych. Nie szukaliśmy systemupłacowego, ale chcieliśmy rejestrować informacje o wynagrodzeniach w systemieHR — dlatego zależało nam na jasnych zasadach dostępu do tych danych” —wyjaśnia Kateřina Havlickova, Konsultantka HR Dakteli.  

Czy wdrożenie miałopoparcie zarządu? Kateřina odpowiada, że tak. Potrzebę uporządkowania HR odczuwali również szef działu HR, Dyrektor generalny Karel Vujtek i ówczesny Dyrektor techniczny Jiri Havlicek. Ponieważ największączęść organizacji stanowili wtedy specjaliści IT, postawiono na przejrzystenarzędzie zewnętrzne. W styczniu 2023 roku Daktela podjęła decyzję o współpracyi wdrożeniu Pinya HR.

Szybki start i minimum szkoleń

Po podjęciu decyzji zespół HR ruszył z wdrożeniem — i byłoono rekordowo szybkie. Tydzień po potwierdzeniu współpracy menedżerka produktuDita zorganizowała spotkanie kickoffowe, podczas którego omówiono planwdrożenia. Szkolenia dla HR i menedżerów odbyły się w ciągu dwóch tygodni (poczesku i angielsku). W tym czasie Daktela działała nie tylko w Czechach i naSłowacji, ale również na Węgrzech, w Polsce, Słowenii i Wielkiej Brytanii.

Start systemu HR miał miejsce w kwietniu 2023 roku, a wszyscy pracownicy uzyskali do niego dostęp. Jak przyjęli wprowadzenie nowego systemu?  

„Pracownicy przyjęli tę wiadomość stosunkowo dobrze. Wiedzieli, że oszczędzito czas HR, ale też ich własny. Na start skupiliśmy sięna funkcjach przydatnych dla wszystkich, takich jak przegląd danych pracownikówczy wnioski urlopowe” — mówi Katerina.  

Uprawnienia menedżerów skonfigurowano dokładnie pod potrzebyfirmy. Dzięki Pinya HR menedżerowie mają stały dostęp do aktualnych danych oswoim zespole — bez proszenia HR i bez szukania informacji w Excelu.

Efektywne zarządzanie danymi i dokumentami dzięki cyfryzacji 

Na początku uruchomiono moduły do prowadzenia danychpracowników oraz wniosków urlopowych i innych nieobecności. Dzięki importowizbiorczemu przeniesiono istniejące informacje bez ręcznego przepisywania. Wobszarze obecności i absencji zrezygnowano z osobnego narzędzia wewnętrznego iprzeniesiono ewidencję do jednego systemu. Równolegle rozpoczęto porządkowaniedokumentów.

„W czasie wdrożeniaprzechodziliśmy certyfikację ISO i zależało nam, aby pracownicy potwierdzalizapoznanie się z dokumentami. Moduł Przepisów wewnętrznych bardzo nam to ułatwił — widzimy, kto i kiedy przeczytał danydokument, a taki raport ma też sam pracownik.” 

Porządkowanie dokumentów nie skończyło się na ISO. Daktelastopniowo przenosi do Pinya HR umowy i inne dokumenty, żeby nie wypełniać ichręcznie za każdym razem. Funkcja automatycznego generowania dokumentówuzupełnia dane pracownika, oszczędzając czas i ograniczając ryzyko błędów.

„Choć do komunikacjiwewnętrznej używamy innej platformy, korzystamy też z modułu Aktualności — w nietypowy sposób.Mamy tam wpis zachęcający pracowników do dzielenia się tym, z czego sązadowoleni lub co warto poprawić. Chcemy, żeby wiedzieli, że zawsze mogą do nasnapisać — zarówno z uwagą, jak i pochwałą” — dodaje Kateřina Havlíčková.

HR z perspektywy pracownika 

Ta funkcja pomogła zespołowi HR szczególnie na początku.Podczas konfiguracji uprawnień korzystali z trybu podglądu, żeby sprawdzić, czypracownicy mają dostęp do właściwych funkcji na swoich stanowiskach. Zmenedżerami łatwo weryfikowali też, czy widzą wszystkie potrzebne informacje ozespole.

Gdyby Kateřina miaławskazać trzy funkcje, które realnie oszczędzają czas, wybrałaby: Raportowanie, Kwestionariusze oraz Premie i potrącenia.  

„Dziękikwestionariuszowi osobowemu nowa osoba sama uzupełnia dane, więc nie muszę ichprzepisywać. A kiedy potrzebuję raportu, przechodzę do listy pracowników,zaznaczam interesujące mnie pola i generuję raport jednym kliknięciem. Z koleikoleżanka bardzo ceni zamykanie ewidencji obecności — mamy potwierdzonąpodstawę do naliczania wynagrodzeń” — wyjaśnia Katerina.  

Dzięki Pinya HR Daktela usprawniła procesy HR i pozbyła sięwielu ręcznych kroków. Niezależnie od tego, czy chodzi o raporty,kwestionariusze dla nowych pracowników, czy przejrzyste zamykanie obecności —każdy moduł szybko znalazł zastosowanie.

„Pinya HR pomogła nam wprowadzić porządek i usprawnićprocesy, które już działały. To oszczędziło nam dużo czasu i stresu, dziękiczemu możemy skupić się na tym, co najważniejsze — na ludziach i ichpotrzebach.”

‍