Optimio s.r.o.

Optimio s.r.o.. Jest na świecie od 2009 roku. Przez lata stworzyliśmy agencję marketingową fullservice, która daje pracę 35 osobom, co z pewnością nie jest skończoną liczbą. Jesteśmy profesjonalistami w tej dziedzinie - zaliczamy się do 3% agencji w Czechach i Słowacji jako kluczowa agencja Google, jesteśmy certyfikowaną agencją Slik, sprawdzonym partnerem Heureka, Mergada, srebrnego partnera Shoptet.

Początkowy problem, czyli co było źródłem współpracy

Arkusze Google. Świetny pomocnik. Po prostu kliknij przycisk udostępniania, a poczujesz, że włączyłeś się i poinformowałeś wszystkich, których potrzebujesz. Jest nas 10, a potrzebujemy tylko kilku.

Trzy lata później.

Jest nas 35. Mamy arkusz kalkulacyjny dla początkujących, który wysyłamy do księgowego. Również mega stół z wakacjami, przylotami, benefitami, urodzinami. Następnie na szkolenie lista sprzętu i chipów. Baza danych wnioskodawców,...

Jako HR mam swój system. Przekaż to komuś, wyjaśnij? Wymagałoby to 100-stronicowego podręcznika. Planujemy wakacje w kalendarzu, wysyłamy je do przełożonego do zatwierdzenia pocztą elektroniczną. Jeśli go odwołam, przełożony prawie tego nie zauważy. Nadal jest tak, jak jest teraz, ale co zrobimy, gdy będziemy mieli 50, 100 lat?

Musimy się tym zająć. Jeden system, który rządzi wszystkimi. Do wszystkich naszych stołów i potrzeb. Wyszukujemy, porównujemy, czytamy recenzje, przeglądamy wersje demo. Funkcje i moduły są wszędzie plus-minus podobne.

Rozwiązywanie problemu dzięki PINYA HR

PINYA wygrywa w naszym mini przetargu, ponieważ:

• Od samego początku aktywnie angażował nas dyrektor sprzedaży Ondra, a następnie menedżer produktu Dita

• znaleźliśmy rozwiązania dla większości naszych wymagań

• podoba nam się ustalenie ceny usługi, gdzie płacisz tylko za aktywnego pracownika, tj. miesięczna płatność zmienia się w zależności od rzeczywistego obciążenia systemu

• badaliśmy, jak HRIS współpracuje z podobną firmą jak my, a kiedy powiedzieli PINYA, byliśmy zdecydowanie jasni.

Po pół roku użytkowania daleko nam do korzystania z całej funkcjonalności. Jako HR mam jednak harmonogram, kiedy chcę rozpocząć jaki moduł. Ale zarządzamy podstawowymi potrzebami, a nawet ten podstawowy tryb bardzo nam pomaga.

Jak?

• Przetargi w jednym miejscu, a wraz z nim wszystkie zainteresowane osoby. Menedżerowie HR i rekrutacji. Jasny przegląd kandydata, na jakie stanowiska jest odpowiedni i wszystkie jego wyniki, od CV po opracowane zadanie, które otrzyma podczas selekcji. Jednocześnie niesie ze sobą status tego, jak wygląda z nim.

• Początek nowicjusza. Łatwa rejestracja wszystkich niezbędnych danych i dokumentów. Włączenie do struktury organizacyjnej. Przydatny widok „w lewo, w prawo, w górę iw dół”.

• Dowody nieobecności. Niedawno dodaliśmy bardzo łatwy proces zatwierdzania wakacji. Można to bardzo jasno zaplanować na cały nadchodzący rok. Kiedy pracownik odwołuje go i chce zmienić termin, musi ponownie przejść proces zatwierdzania. Jednocześnie nie ma niepotrzebnego obciążenia w sensie zatwierdzania nieobecności, takich jak dni chorobowe, lekarz lub choroba, są one natychmiast wpisywane do kalendarza.

• Aktualności. Wszystkie najważniejsze informacje i nowości w jednym miejscu? Aby móc skierować wiadomość tylko do określonej grupy osób? To jest to, czego naprawdę potrzebowaliśmy.

• Rekordy szkoleniowe. Jak dotąd tylko BHP i PO, ale miło też mieć je na miejscu. Co więcej, wraz z faktem, że sam trening przypomni sobie, że trzeba go już usunąć.

Sami zarządzaliśmy podstawową implementacją systemu. Odmówiliśmy płatnego szkolenia. W końcu jesteśmy firmą technologiczną, nie potrzebujemy porady... er, er... Cóż, do pewnego momentu, rzeczywiście tak. Wiele rzeczy jest intuicyjnych, po chwili przemyślenia udało nam się rozszerzyć tarcze, dzięki czemu jeszcze bardziej dostosowaliśmy system do naszych potrzeb. Ale nawet my, mądrzy, upadliśmy w pewnym momencie i nie wiedzieliśmy, jak postępować.

I w pełni doceniliśmy jeden z powodów, dla których kupiliśmy PINYU. Umówiliśmy spotkanie z Product Manager Ditą. Podczas jednogodzinnej konsultacji dostosowanej do potrzeb, przeszliśmy przez wszystkie niejasności i doprowadziliśmy wszystko do pożądanego stanu.

Nie będziemy kłamać, nie wszystko jest idealne. Po prostu - PINYA nie obsługuje kodowania plików CSV opartego na komputerze Mac. To odkrycie zaszkodziło już na początku wraz z masowym eksportem pracowników. Pomogły konsultacje, o których mowa o kilku liniach wyżej.

Co zrobimy dalej?

Skorzystaj w pełni z karty pracownika.

Ustaw Onboarding Newcomer.

Uruchom e-Lerning.

Zacznij pracować z recenzjami pracowników.

A co doceniamy od PINYA w przyszłości? Interfejs API łączący system z Kalendarzem Google, najlepiej z całym Google Workspace.

Wiemy, że system PINYA nie jest w 100% używany pół roku po jego wprowadzeniu. Mimo to jest nieocenionym pomocnikiem, bez którego nie wyobrażamy sobie już agendy HR.

Dla Optimio Jana Parmová, Menedżer HR