Zjednodušení administrativy pro zaměstnavatele
Digitalizace HR agendy už přestává být pouhou konkurenční výhodou a stává se nutností. Stát zavádí Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) – ambiciózní projekt, který nahrazuje až 25 dosavadních formulářů jedním digitálním úkonem. Nejde jen o další administrativní povinnost, ale o nový standard pro kvalitu a strukturu personálních dat v každé české firmě.
Důležité termíny: Legislativně vstoupilo JMHZ v platnost již 1. ledna 2026, ale ostrý provoz startuje v dubnu. První hlášení za měsíc duben odešlete v květnu, nicméně je nutné počítat s tím, že data za první 3 měsíce roku 2026 bude nutné vykázat zpětně. Přesné informace o termínech, zpětném dokládání a obsahu podání najdete na stránkách ČSSZ.
JMHZ pod drobnohledem: Co nově zajímá stát?
U JMHZ je cílem vytvořit jedno centrální místo pro podávání dat, zvýšit efektivitu a aktuálnost informací a zjednodušit administrativní povinnosti zaměstnavatelů.
Zatímco dříve stačily základní mzdové podklady, JMHZ vyžaduje mnohem širší sadu informací:
- Osobní údaje: Např. státní občanství či nejvyšší dosažené vzdělání.
- Pracovní údaje: Konkrétní pozice (kódy CZ-ISCO), režim práce, rozvržení pracovní doby a přesný typ pracovněprávního vztahu.
- Rodinné informace: Údaje o vyživovaných dětech a manželovi či manželce, včetně informace o držení průkazu ZTP/P nebo o tom, zda je dítě již zletilé.
- Evidence cizinců: Typ a číslo dokladu totožnosti, stát a orgán, který jej vydal, a také trvání a identifikátor pracovního oprávnění či důvod pro volný přístup na trh práce.
Data v praxi: puzzle, které do sebe nezapadá
Hlavní překážkou při digitalizaci personální agendy není neochota firem, ale roztříštěnost dat. V českém prostředí data často připomínají skládačku, která do sebe nepasuje: část je v HR systému, část v účetnictví a klíčové změny zůstávají v e-mailech nebo „v hlavách“ manažerů. Celou situaci často komplikují ještě i chybějící či neaktuální údaje nebo nekompatibilní formáty.
Nově ale stát vyžaduje, aby data byla:
- Strukturovaná: Musí odpovídat přesným číselníkům (např. kódy obcí, států či druhů pracovních poměrů).
- Validní: Systém neakceptuje přibližné údaje. Data musí být v souladu s realitou k rozhodnému dni.
- Propojená: Informace z personální evidence musí hladce „přetéct“ do mzdového výstupu bez ručních zásahů, které jsou nejčastějším zdrojem chyb.
„Digitalizace státní správy předběhla vnitřní digitalizaci firem. Pro mnoho firem bez moderního HR systému bude tato změna bolestivá..” Dita Salajková, produktová manažerka Pinya HR
Manuál pro HR, jak zvládnout JMHZ v 5 krocích
Bez ohledu na to, jaké nástroje dnes používáte, cesta k úspěšnému digitálnímu reportingu vede přes těchto pět kroků:
- Zkontrolujte si data
Zmapujte úplnost svých dat a odstraňte mezery v evidenci. Nejdříve si ujasněte, co všechno už o svých zaměstnancích víte a kde tyto informace máte. Porovnejte svůj aktuální seznam polí s požadavky na webu MPSV a doplňte parametry, které často chybí, jako je například nejvyšší dosažené vzdělání nebo kódy profesí CZ-ISCO.
- Sjednoťte záznamy podle oficiálních číselníků
Data musí mluvit „stejným jazykem“ jako systémy státní správy. Sjednoťte formáty (např. datum narození, formát občanství) a zajistěte, aby vaše interní číselníky odpovídaly těm oficiálním. V moderním HR systému se o toto starají přednastavená validační pole.
- Zapojte zaměstnance
Zapomeňte na papírové dotazníky, ze kterých data ručně přepisujete. Ideálním řešením je digitální osobní dotazník, který pošlete novému zaměstnanci ještě před nástupem. Systém ho nepustí dál, dokud nevyplní všechna povinná pole nutná pro JMHZ. Tím zajistíte 100% kvalitu dat hned od začátku.
- Propojte HR a mzdy
HR systém by měl být zdrojem pravdy v personálních a pracovních údajích o zaměstnanci. Zde data spravujete, aktualizujete a následně je exportujete do mzdového softwaru, odkud se finálně odesílají na ČSSZ. Odpadá tak dvojí zadávání a riziko chyb při přepisu.
- Nastavte kontrolní mechanismy
JMHZ je měsíční hlášení, a to vyžaduje disciplínu. Každá změna (např. nové příjmení či úvazek) se musí okamžitě promítnout do digitální karty zaměstnance, aby hlášení bylo připravené dříve, než nastane uzávěrka.
Připravte se na JMHZ s Pinya HR
Jednotné měsíční hlášení není jen o „odeslání dat“. Je to především o pořádku v informacích a schopnosti s nimi efektivně pracovat – tedy o změně, která dává hluboký smysl i mimo rámec samotné legislativy. Náš HR systém jsme na tuto novou éru plně připravili: doplnili jsme povinná pole, nastavili správnou strukturu číselníků a maximálně zjednodušili exporty dat pro vaši mzdovou účtárnu. Zajímá vás, jak by moderní personální software fungoval u vás? Domluvte si s námi nezávaznou ukázku systému Pinya HR.
