Jak vybrat HR systém: 10 otázek, které si položit před výběrem

Co je HR systém?

HR systém (HRIS) je software, který firmám pomáhá řídit a digitalizovat personální agendu na jednom místě. Slouží například k evidenci zaměstnanců a dokumentů, správě dovolených, onboardingu, vzdělávání, hodnocení nebo HR reportingu.

O správné volbě nerozhoduje jen cena

Při výběru HR softwaru bývá lákavé porovnávat hlavně cenu a počet funkcí. O jeho skutečném přínosu však rozhodují i další faktory: jednoduché ovládání, propojení s používanými nástroji, ochrana citlivých dat, celkové náklady na zavedení a škálovatelnost při růstu firmy.

Právě podle těchto oblastí poznáte, zda vám systém práci skutečně usnadní, nebo jen přenese dosavadní chaos z e-mailů a tabulek do nové aplikace. Jak tedy vybrat HRIS, který obstojí nejen při prezentaci, ale hlavně v každodenním provozu? Pomůže vám následujících 10 otázek.

1. Jaké problémy chcete vyřešit?

Nejdříve si sepište konkrétní situace, které vás dnes brzdí nebo vedou k chybám – například roztříštěnou evidenci údajů o zaměstnancích, zdlouhavý onboarding, zmatky v e-mailech, schvalování dovolených přes Excel, nepravidelné hodnocení nebo zdlouhavé dohledávání dokumentů nebo informací.

Místo obecného „chceme digitalizovat HR“ si u výběru personálního systému stanovte měřitelné cíle: například zkrátit nástup nováčků na polovinu, odbourat ruční přepisování dat nebo automaticky hlídat platnost dokumentů.

2. Poroste HR software společně s firmou?

Dnes má vaše firma 80 zaměstnanců, ale za dva roky jich může být 250. Ověřte si, zda software pro personalisty zvládne růst spolu s ní. Prozkoumejte podporu více poboček a jazyků, možnosti nastavení přístupových práv, mobilní ovládání i rozšíření o další agendy. Důležitá je také četnost aktualizací a rychlost, s jakou dodavatel zapracovává legislativní změny.

3. Dokážou ho snadno používat všichni, kteří s ním budou pracovat?

Každá firma využívá HRIS trochu jinak. Někde s ním pracuje hlavně HR tým, jinde i manažeři a zaměstnanci prostřednictvím samoobsluhy. Při výběru proto vycházejte z rolí, které budou systém skutečně používat, a ověřte si, zda pro ně bude prostředí přehledné a snadno ovladatelné.

Pokud chcete část agendy zpřístupnit také na mobilu, zjistěte, které konkrétní úkoly mobilní aplikace nebo mobilní verze podporuje. Nemusí totiž nabízet stejný rozsah funkcí jako webové prostředí. 

Tip: Do testování zapojte všechny zástupce rolí, které budou personální systém reálně používat. Sledujte, kolik kroků potřebují k vyřízení svých běžných úkolů a zda v prostředí rychle najdou vše potřebné.

4. Které HR procesy dokáže systém skutečně pokrýt?

Moderní HR aplikace nemá sloužit jen jako pasivní databáze zaměstnanců. Zjistěte, které části zaměstnaneckého cyklu skutečně pokryje – od onboardingu, dovolených a správy dokumentů přes elektronické podpisy, vzdělávání a hodnocení až po offboarding, organizační strukturu a reporting.

Důležitý není jen počet funkcí, ale také jejich vzájemné propojení. Údaje zadané na jednom místě by měl systém využít i v navazujících procesech. Při onboardingu tak můžete propojit přípravu dokumentů, přidělení úkolů, školení i předání důležitých informací nováčkovi. 

Tip: Propojení procesů si vyzkoušejte už v demo verzi HR softwaru. Ověřte například, zda po založení nového zaměstnance plynule navážou další kroky onboardingu a jestli systém využije už zadané údaje, nebo je budete muset vyplňovat znovu.

5. Lze ho jednoduše propojit s nástroji, které už používáte?

Integrace rozhodují o tom, zda software pro personalisty skutečně zapadne do firemního prostředí. Propojení s mzdovým, docházkovým či náborovým systémem, ERP nebo Microsoft 365 omezí ruční přepisování dat a zjednoduší navazující procesy. U každé integrace zjistěte, jaká data přenáší, kterým směrem a v jakých intervalech. 

6. Jak systém chrání citlivá HR data?

Personální údaje patří k nejcitlivějším datům ve firmě. Od nového softwaru pro personalisty vyžadujte konkrétní informace: Kde jsou data uložená? Kdo k nim má přístup? Jak probíhá zálohování, šifrování a správa uživatelských rolí? Jak je zajištěn soulad s GDPR?

Obecné ujištění o bezpečnosti nestačí. Spolehlivý dodavatel HRIS by měl používaná opatření doložit certifikacemi a bezpečnostní dokumentací a zároveň jasně popsat rozdělení odpovědností.

7. Jak probíhá implementace a podpora?

Předem si ujasněte, jak dlouho implementace potrvá, kdo systém nastaví, jak proběhne migrace dat a jaké školení dostane váš tým. Stejně důležitá je dostupnost podpory po spuštění a jasný kontakt pro řešení případných problémů.

Zjistěte také, zda jsou implementace, školení a následná podpora součástí ceny, nebo je dodavatel účtuje zvlášť. Tyto položky mohou celkové náklady na HR software výrazně ovlivnit.

8. Kolik vás bude HR systém stát doopravdy?

Při porovnávání nabídek počítejte s celkovými náklady na provoz HR softwaru, nejen s měsíční licencí. Do kalkulace zahrňte také implementaci, migraci dat, školení, zákaznickou podporu, integrace a případné rozšíření v budoucnu.

Tip: U SaaS řešení si zjistěte, jak dodavatel počítá licence při změně počtu uživatelů a zda stanovuje minimální počet licencí, délku závazku nebo jiné podmínky, které mohou výslednou cenu ovlivnit.

9. Jaké zkušenosti mají podobné firmy?

Hledejte reference nebo případové studie od firem podobné velikosti, ze stejného oboru nebo se srovnatelně složitým provozem. Zajímejte se o to, jak dlouho systém používají, co konkrétně jim to dalo a jaké překážky se objevily během implementace.

10. Vyzkoušeli jste si systém v reálném provozu?

Demo využijte aktivně a připravte si vlastní scénáře z praxe. Založte nového zaměstnance, schvalte dovolenou, odešlete smlouvu k elektronickému podpisu, spusťte onboarding nebo vytvořte měsíční report. Tak nejlépe poznáte, zda personální systém odpovídá vašim procesům a zvládnete v něm běžné úkoly bez zbytečných kroků.

K testování použijte reálná nebo anonymizovaná data a dopřejte systému delší zkušební provoz. Několik dní běžného používání odhalí nejasné kroky, chybějící funkce i situace, které během jednorázové prezentace vůbec nenastanou.

Chcete si výběr ověřit v praxi?

Pinya HR si můžete na 14 dní zdarma vyzkoušet s testovacími daty a přístupem ke všem funkcím. Na vlastních scénářích tak zjistíte, zda odpovídá vašim HR procesům a jak snadno s ním zvládnete každodenní úkoly.