Novela zákoníku práce dává zelenou širšímu použití elektronických podpisů v HR

Novela zákoníku práce odstranila překážky v digitalizaci pracovněprávních dokumentů a personalisti jásají. Mají k tomu dobrý důvod, díky změnám v zákoníku práce totiž dojde nejen ke zjednodušení administrativní práce, ale také k celkovému zvýšení efektivity v HR procesech.

Zákoník práce nově upravuje pravidla pro doručování důležitých písemností, které musí být doručeny do vlastních rukou. Také umožňuje elektronické podepisování dokumentů, které bylo doposud možné podepisovat jen kvalifikovaným elektronickým podpisem. Škála HR dokumentů, které lze od 1. října 2023 podepsat elektronicky, se tak rozšiřuje o pracovní smlouvy, dodatky, dohody a další.

Doručování HR dokumentů v přísném režimu

Novela zákoníku práce zamávala s hierarchií způsobu doručování důležitých písemností, které musí být doručovány do vlastních rukou. Nová pravidla dbají na výraznou ochranu zaměstnanců, jelikož jde o písemnosti, které pro ně mají kruciální význam.  

Do této skupiny písemností patří například:
‍
· výpověď,
· okamžité zrušení pracovního poměru,
· odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance
· nebo mzdový výměr.

Zákoník práce v §334 proto pro tento typ písemností sice zachovává přísné podmínky doručování, ale oproti dosavadní úpravě jsou nastaveny tak, aby byly lépe realizovatelné v praxi. Platí, že písemnost musí být zaměstnanci doručena do vlastních rukou, ale zaměstnavatel má na výběr ze 4 způsobu doručení.

Písemnosti v přísném režimu doručování by dle zákoníku práce měly být doručovány:

· osobně na pracovišti,
· prostřednictvím datové schránky,
· prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací
· nebo kdekoli bude zaměstnanec zastižen.

V případě, že nelze písemnost doručit osobně na pracovišti, je možné ji doručit poštou.

U doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací navíc platí, že zaměstnanec musí udělit samostatný písemný souhlas,v němž uvede soukromou adresu pro doručování. Souhlas musí obsahovat informace o podmínkách doručování, včetně zákonné lhůty fikce doručení (15 dní ode dne jejího dodání) a možnosti tento souhlas kdykoli odvolat. Písemnost musí být opatřena uznávaným elektronickým podpisem zaměstnavatele.

Doručování HR dokumentů mimo přísný režim

Výbornou zprávou pro personalisty a pro fanoušky digitalizace HR je, že písemností, které musí být doručovány v přísném režimu, ubylo. Benevolentnější podmínky tak platí pro písemnosti, kdy dochází k souhlasnému jednání zaměstnance a zaměstnavatele a jejich podpis i doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je přístupnější.

Do této skupiny písemností nově patří:
‍
· pracovní smlouvy,
· dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr (a jejich změny),
· dohody o ukončení pracovního poměru,
· dodatky ke změně pracovní smlouvy.

Podpis těchto dokumentů není omezen na uznávaný, to znamená, že je pro podpis možné použít i prostý elektronický podpis. Není potřeba žádného souhlasu, jedinou podmínkou je doručení vyhotovení na soukromou e-mailovou adresu zaměstnance. Zaměstnanec má právo od písemnosti odstoupit do 7 dnů ode dne dodání na jeho soukromý e-mail.

Elektronické podepisování v Pinya HR

Novela odstranila většinu právních překážek, které společnosti doposud brzdily v digitalizaci pracovněprávní dokumentace. Díky ní se zvětšuje prostor pro digitalizaci HR procesů a elektronické doručování se konečně stane nezbytnou součástí moderního pracovního prostředí.

S Pinya HR můžete pomocí elektronického podpisu od služby DigiSign podepisovat jakékoli dokumenty, ať jste kdekoli. Nezabere vám to déle než 2 minuty a dokument navíc nemusíte tisknout nebo skenovat. A nutnost zakládání? Ta vám odpadne, protože podepsané dokumenty naleznete na jednom místě, v Pinya HR.

Elektronický podpis v Pinya HR můžete použít na širokou škálu dokumentů, včetně těch, které se týkají uzavření nebo změny pracovní smlouvy nebo dohody o ukončení pracovního poměru. Po novele do této skupiny patří většina HR dokumentů, proto je právě teď ideální čas začít používat elektronické podpisy jako svůj standardní způsob podepisování.