Mowa to jedna z najsilniejszych broni specjalisty ds. HR
Radek Petráš jest zawodowym trenerem retoryki i jednocześnie stand-uperem. Ze słowem mówionym pracuje od ponad 12 lat, zarówno na scenie, jak i podczas kursów komunikacji oraz szkoleń firmowych. Retoryką zajął się po własnym rozczarowaniu kursami, które nie dawały żadnych praktycznych wskazówek. Dlatego zaczął uczyć po swojemu: praktycznie, jasno i bez abstrakcyjnych teorii - tak, by pomagać ludziom radzić sobie z trudnymi sytuacjami komunikacyjnymi, z którymi mierzą się na co dzień.
Wypowiedź jednego z uczestników kursu dowodzi, że jego podejście działa:
„Dziś miałam 30-minutowy TED-talk na trudny temat szczerości w firmie. Powiedziałam dokładnie to, co chciałam i tak, jak chciałam. Udało mi się pracować z pauzą, ciszą i modulacją głosu. Przede wszystkim jednak zrozumiałam, że bez kursu u Radka nie potrafiłabym tak dobrze połączyć treści z formą. To wystąpienie było osobiste, oparte na doświadczeniach i spotkało się z bardzo dobrym odbiorem.”
Samo mówienie to jeszcze nie komunikacja
„Każdy specjalista ds. zasobów ludzkich potrafi mówić, ale tylko osoba, która zastanawia się nad tym, z kim rozmawia, jest w stanie naprawdę się z nią komunikować” - zaznacza Petráš. Według niego komunikacja nie polega na stosowaniu wyuczonych technik i barwnego języka. Chodzi o to, co i komu mówimy, a co ważniejsze, dlaczego. Dobry specjalista HR mówi inaczej do osoby ubiegającej się o pracę, inaczej do kierownictwa, a jeszcze inaczej do kolegi z zespołu. Petráš twierdzi, że sztuka komunikacji zaczyna się od słuchania, a właściwie od różnicy między "słyszeć" a "naprawdę słuchać". Kiedy tylko słyszymy, często już układamy sobie odpowiedź w głowie. Kiedy naprawdę słuchamy, próbujemy zrozumieć także to, dlaczego druga osoba mówi właśnie w ten sposób, albo dlaczego milczy.
Dlaczego specjaliści ds. zasobów ludzkich potrzebują umiejętności retorycznych
Specjalista HR nie jest tylko posłańcem dobrych wiadomości. Często musi przekazywać trudne informacje: odmowę, wypowiedzenie czy niewygodny feedback. W takich momentach znaczenie ma każde słowo, spojrzenie i mowa ciała. Problem zaczyna się wtedy, gdy próbujemy nadmiernie łagodzić przekaz. Komunikat brzmi wtedy ładnie, ale traci jasność - a druga strona zamiast poczuć zaufanie, odczuwa niepewność. W HR nie chodzi o to, by być w komuniakcji efektywnym. Chodzi o sztukę mówienia rzeczy dokładnie, z szacunkiem i jednocześnie bezpośrednio.
W komunikacji ważne jest również to, jak radzi sobie sam personalista, jaka jest jego mowa ciała, jak lub gdzie siedzi, czy ściska papier w dłoni itp. Radek Petráš dodaje, że nie ma nic złego w byciu bezpośrednim nawet w potencjalnie nieprzyjemnych sytuacjach. Na przykład: „Muszę pomówić z tobą o projekcie XY. Otrzymałem negatywne opinie na temat sposobu, w jaki do tego podchodzisz”. To jasne otwarcie tematu, bez zbędnego small talku. Dzięki temu druga osoba nie ma poczucia, że coś się przed nią ukrywa.
Rola komunikacji HR w budowaniu kultury organizacyjnej
Według Petráša HR ma ogromny wpływ na kulturę komunikacji w firmie - zarówno w relacjach z kadrą zarządzającą, jak i między współpracownikami. Ale jak to poprawić? „Choćby poprzez otwartość i dobrze opowiedziane historie. Zamiast dawać nowym osobom wyłącznie instrukcje, warto podzielić się własnym doświadczeniem: opowiedzieć o sytuacji, w której samemu trudno było zadać pytanie bardziej doświadczonym kolegom. Taki przekaz nie narzuca zachowań, ale pokazuje, jak funkcjonować w danej kulturze organizacyjnej.” - mówi Petráš.
Jeśli problem z komunikacją dotyczy także kadry zarządzającej, HR może odegrać rolę inicjatora zmian - proponując szkolenie, warsztaty lub integrację skoncentrowaną na komunikacji, rozwiązywaniu konfliktów i pracy ze stresem.
„W momencie, gdy wyprowadzasz ludzi z biura, bez laptopów i telefonów, nagle zasady komunikacji stają się bardziej naturalne. Dużo łatwiej jest je później stosować w środowisku pracy” - podkreśla Radek Petráš.
Ważne jest, aby zacząć i dać pierwszy impuls. Kultura komunikacji w firmie zawsze zmienia się od wewnątrz, często właśnie w HR.
Pochlebstwo a komplement - jak dawać feedback
W opinii Radka Petráša dobrze jest się trzymać prostego schematu:
- Zacznij od konkretnego komplementu. Nie mów: ‘jesteś świetnym pracownikiem’, ale raczej: "Doceniam to, jak bez wahania poradziłaś sobie z sytuacją z wodą podczas konferencji”. Jaka jest różnica między komplementem a pochlebstwem? Pochlebstwo możesz powiedzieć każdemu. Komplement dotyczy konkretnego działania konkretnej osoby. Jest faktyczny, uczciwy i niezmienny, i dlatego ma wartość.
- Następnie jasno nazwij temat: "Muszę z Tobą omówić styl komunikacji, który komuś z zespołu nie odpowiadał".
To tworzy przestrzeń do dialogu. Kiedy człowiek czuje się doceniony, znacznie łatwiej jest zaakceptować nawet krytyczny przekaz, a co najważniejsze, wie, że mówisz to do niego po ludzku — jako człowiek do człowieka, a nie z pozycji nadrzędnej władzy.
Cisza jako potężne narzędzie dla specjalistów HR
Jednym z największych błędów jest mówienie wtedy, gdy sami jeszcze nie wiemy, co chcemy powiedzieć. Skutkiem są słowna wata, powtórzenia, zawahania i chaos po stronie odbiorcy. Radek Petraš mówi o tym jasno:
„Cisza jest najlepszym lekarstwem na wszelkie błędy w komunikacji. ”
W chwili, gdy przestajemy bać się ciszy, zaczynamy mówić jaśniej i, co najważniejsze, spokojniej. Cisza nie jest słabością. Cisza jest przestrzenią do myślenia.
Praktyczne wskazówki dotyczące komunikacji w HR
Według Radka Petraša komunikacji można się nauczyć. Zacznij od tych wskazówek:
- Zanim zaczniesz mówić, zastanów się, co chcesz przekazać.
- Nagrywaj się na dyktafon i odsłuchuj. Może to być niekomfortowe, ale jest bardzo skuteczne.
- Zauważaj emocje stojące za słowami innych. Co naprawdę chcą mi powiedzieć? Jaki mają ku temu powód? Czy teraz tylko słyszę, czy naprawdę się wsłuchuję?
- Naucz się pracować z ciszą - pomaga uporządkować myśli i wzmacnia przekaz.
Trening komunikacji nie polega na staniu przed lustrem i szlifowaniu gestów. Chodzi o świdomość tego, co, komu i dlaczego mówię — i jak to wpływa na drugą osobę.
Komunikacja to jedno z najważniejszych narzędzi pracy HR-u. Nie trzeba od razu zapisywać się na kurs retoryki ani dążyć do perfekcyjnych wystąpień. Wystarczy zacząć od małych kroków: uważniej słuchać, mówić prościej i świadomie korzystać z ciszy. Bo czasem największe znaczenie ma nie tylko to, co mówimy, ale też to, co pozostaje niewypowiedziane.
Nasza wskazówka: Brakuje Ci czasu na osobisty kontakt ze współpracownikami? Przyjazny system HR od Pinya pomoże Ci uprościć codzienne procesy i odzyskać czas na to, co naprawdę ważne.
