Martino, jak myślisz, jak zmieniają się procesy HR, gdy firma przechodzi od start-upu do skalowania?
W startupie HR jest często tylko działalnością poboczną założycieli, którzy zajmują się nim wraz z marketingiem lub biznesem. Wraz z rozwojem firmy rośnie liczba nowych pracowników, a wraz z nimi nowe wyzwania i oczekiwania. Nie wystarczy tylko rekrutować odpowiednich ludzi — musisz stworzyć środowisko, w którym chcą pozostać na dłuższą metę. Największa zmiana następuje w kulturze firmy. W małym zespole ludzie znają się osobiście, a informacje rozprzestrzeniają się naturalnie. Gdy tylko firma przekroczy 80 osób, nie można już polegać tylko na więzach osobistych i zaczyna pojawiać się potrzeba jasno określonych procesów. Może to być duże wyzwanie, jeśli starasz się zachować oryginalny klimat początkowy w tym samym czasie.
Dlaczego pracownicy start-upów odchodzą, gdy zaczyna rosnąć?
Nie każdy czuje się komfortowo w tym wyraźnie zorganizowanym środowisku - niektórzy to zaakceptują, inni odejdą. Ludzie mogą mieć nic przeciwko wzrostowi procesów i utracie osobistego podejścia. Inni natomiast uważają, że ich sposób pracy, który był wystarczający w fazie rozruchu, nie jest już wystarczający w zwiększaniu skali. Zarówno firma, jak i jej potrzeby ewoluują i nie każdy chce lub może dostosować się w tym samym tempie. Kiedy te oczekiwania zaczynają się różnić, przychodzi okres frustracji, który nie jest łatwy do opanowania.
„Oczywiście w dużej mierze chodzi o sposób, w jaki komunikuje się potrzebę zmian, zapobiegając w ten sposób w dużym stopniu frustracji ludzi. ”
Ponadto firma musi zacząć zajmować się budżetem, co wiąże się również z pewnymi zmianami proceduralnymi w obszarze HR — od wynagrodzenia po szkolenia.
W jaki sposób system wynagrodzeń jest tworzony w start-upie i dlaczego musi się zmieniać w skali?
Wraz z rozwojem firmy rosną oczekiwania pracowników w zakresie wynagrodzeń i świadczenia. Oba muszą być nie tylko atrakcyjne, ale także trwałe w dłuższej perspektywie. Ponadto na sytuację często wpływają zmiany legislacyjne, które mogą znacząco zmienić korzyści — tak jak miało to miejsce w ubiegłym roku, w 2024 r. W startupach wynagrodzenie często kieruje się zasadą „kto co mówi”. Wtedy może się zdarzyć, że lider zespołu ma niższe wynagrodzenie niż członkowie jego zespołu, ponieważ zostali rekrutowani na innym etapie rozwoju firmy. Aby uniknąć takich nierówności, kluczowe jest ustanowienie sprawiedliwego systemu wynagrodzeń, który odzwierciedla realia rynku pracy i wewnętrzną strukturę firmy.
Dlaczego edukacja i ocena wyników są kluczowe w zwiększaniu skali?
Rozwój firmy niesie ze sobą nowe wyzwania również dla pracowników. Nie wystarczy tylko ich rekrutować — trzeba dać im szansę na rozwój. Dlatego istnieje potrzeba stworzenia rozbudowanego systemu edukacji, który motywuje ludzi, porusza ich w karierze i pomaga firmie utrzymać talenty. Jest również kluczowy ocena wydajności. Nasz system w FAVI został skonfigurowany tak, aby był przejrzysty i sprawiedliwy. Wspieramy w sposób ciągły opinie nie tylko od góry do dołu, ale także na odwrót. Ważne jest, aby zdefiniować, jak go przekazywać, jak często iw jakim celu, aby był naprawdę korzystny i nie poślizgnął się do formalności.
Jak zarządzać wdrażaniem, adaptacją i rekrutacją w szybko rozwijającej się firmie?
W rozwijającej się firmie Kluczowe jest jak najszybsze włączenie nowych ludzi do zespołu i upewnij się, że czują się częścią zespołu. Specjaliści HR muszą się dostosować proces wdrażania we współpracy z menedżerami, aby nowicjusze od samego początku mieli jasne oczekiwania i przestrzeń do powiedzenia, co pomoże im się dostosować. Rekrutacja musi dostosować się do tempa wzrostu, ale jednocześnie zapewnić właściwe „dopasowanie” - nie tylko pod względem umiejętności, ale także osobowości. To dopasowanie zapewni wtedy dużą różnorodność w zespole, która odpowiada pewnemu etapowi rozwoju firmy. Dlatego mamy wieloetapowy proces rekrutacji w FAVI, który rozpoczyna się od krótkiej rozmowy z HR w celu weryfikacji motywacji i doświadczenia, kontynuuje osobiste spotkanie z zadaniem, aw razie zamieszania oferujemy płatne pół dnia na egzamin. Ten system pomaga nam wybrać ludzi, którzy naprawdę pasują do zespołu. Wraz z rozwojem firmy zmieniają się również wymagania dotyczące specjalizacji - podczas gdy na początku szukasz uniwersalnych graczy, później potrzebujesz ekspertów w określonych obszarach. HR musi szybko reagować na te zmiany i skonfigurować procesy, aby pomóc firmie w skali.
Jakie zmiany w procesach HR są konieczne przy przechodzeniu od startu do skalowania?
Podczas gdy w start-upach procesy HR często działają ad-hoc i bez dużej automatyzacji, przy skalowacji konieczna jest strukturyzacja i digitalizacja tych procesów. Obejmuje to na przykład wprowadzenie nowoczesnych narzędzi do zarządzania talentami, rekrutacji (ATS) i zadań administracyjnych. W miarę rozwoju firmy ważne jest, aby procesy HR były skalowalne i zdolne do szybkiego reagowania na zmiany. Automatyzacja rutynowych czynności i wykorzystanie systemów HR są niezbędne, aby firma skupiła się na rozwoju, a nie na papierkowej robocie.
Skąd firma wie, że nadszedł czas na radykalną zmianę?
Ważnym sygnałem jest satysfakcja pracowników. Jeśli spada gwałtownie w ciągu sześciu miesięcy, jest to znak ostrzegawczy. Może to znaleźć odzwierciedlenie w wzroście rotacji, spadku motywacji, a może frustracji, że pracownicy nie czują sensu swojej pracy. Jeśli ludzie w firmie wyrażają niezadowolenie z wynagrodzenia, ważne jest, aby przeprowadzić test porównawczy i porównaj ich wynagrodzenia z tymi na rynku. Może się okazać, że niezadowolenie jest uzasadnione. Kolejnym kluczowym wskaźnikiem jest rekrutacji. Jeśli nie uda Ci się zrekrutować odpowiednich osób, musisz dowiedzieć się, gdzie jest problem — czy to finanse, korzyści, zła reputacja czy zbyt długi i skomplikowany proces selekcji? Lub po prostu nie wiadomo, którego kandydata szukasz?
Powrót do FAVI: jak konkretnie dostosowałeś procesy HR firmy do rozwoju?
Obecnie finalizujemy system modeli kompetencyjnych, które pomogą nam na nowo zdefiniować proces wynagradzania, szkolenia i rozwoju pracowników, w tym rekrutacji i zarządzania talentami. Głównym celem jest zapewnienie, aby wynagrodzenie nie było chaotyczne i zgodnie z zasadą „kto krzyczy więcej, dostaje więcej”. System HR pozwala nam mieć wszystko w jednym miejscu Służy nam nie tylko ewidencja pracowników a zatwierdzenie obecności, ale mamy w nim również wszystkie dokumenty, które dodatkowo automatycznie generujemy, dzięki wstępnie utworzonym szablonom z tokenami. Filmy dokumentalne też Podpisujemy elektronicznie, oczywiście, w przypadkach, gdy jest to prawnie możliwe, dzięki integracji HRIS i DigiSign. System Pinya HR ułatwia nam również tworzenie raportów i utrzymanie aktualnego schematu organicznego.
Przyjrzyjmy się teraz bliżej cyfryzacji agendy HR, którą wprowadziłeś w zeszłym roku. Co ci przyniosła?
Wcześniej mieliśmy wiele arkuszy kalkulacyjnych i dokumentów przechowywanych w różnych miejscach. Ludzie byli rejestrowani w plikach na Drive, w systemie HR do obecności, a nawet fizycznie w papierowym folderze. Zabezpieczanie podpisów dla pracowników poza Pradą było długie i zależało od poczty i odpowiedzialnej postawy ludzi, którzy również musieli płacić za odesłanie dokumentów. Dzisiaj mamy wszystko w jednym miejscu dzięki systemowi Pinya HR.
Czy cyfryzacja pomogła Ci dostosować pracowników?
Och, zdecydowanie. System Pinya HR ułatwia wszystkie ankiety i zbieranie informacji zwrotnych na przykład przy ocenie okresów adaptacyjnych i próbnych — zarówno z perspektywy pracowników, jak i ich menedżerów Automatyzujemy również procesy pre-onboardingowe oraz wdrażanie, dzięki czemu nowicjusze i ich zespoły mają wszystko pod kontrolą od pierwszego dnia.
Jakie obszary agendy HR najpierw zdigitalizowałeś i dlaczego?
Koncentrujemy się na rekrutacji, podpisywanie elektroniczne, przejrzyste zapisy i automatyczne generowanie dokumentów. Są to rutynowe zadania, które zajmują dużo czasu, nawet jeśli na pierwszy rzut oka tak się nie wydaje. Ważnym krokiem było również stworzenie wewnętrznej wiki, w której każdy dom towarowy zawiera podręczniki, wytyczne i inne kluczowe informacje. Pomaga to nie tylko nowym pracownikom w orientacji, ale także zapewnia skuteczną wymianę wiedzy w całej firmie.
Jakie technologie i narzędzia sprawdziły się najlepiej w digitalizacji agendy HR?
Korzystamy z nowoczesnego HRIS Pinya HR i planujemy ją dalej rozbudowywać o, na przykład, listy kontrolne a naukaktóre zmieszają się z wewnętrzną wiki. Współpracujemy również z systemem ATS, Notion i sztuczną inteligencją. Z jej pomocą często przeprowadzamy burzę mózgów, gdy nie wiemy, jak zrozumieć projekt. Tworzymy również dashboardy danych z metrykami HR i staramy się, aby w przyszłości dostęp do nich nie tylko kierownictwo, ale także inni pracownicy mieli do nich dostęp.
Cyfryzacja procesów HR przyniosła dużą zmianę dla całej firmy. Gdzie widzisz największe korzyści?
Największą zaletą jest oszczędność czasu. HRIS Pinya HR automatycznie generuje dokumenty, więc zamiast ręcznie transkrybować dane, wystarczy wpisać wszystko raz i za pomocą kilku kliknięć stworzyć kompletny pakiet materiałów wyjściowych, który następnie podpisujemy elektronicznie. W jednym z moich poprzednich prac trzymałem orgchart na boki w Canva, Excel lub PowerPoint, aw firmie liczącej 700 osób był to koszmar. Teraz aktualizuje się automatycznie. Elektroniczna rejestracja i zatwierdzanie obecności ułatwiają nam pracę. W FAVI nie zajmujemy się ukłuciami, skupiamy się na wynikach, ale wymagana jest dokumentacja prawna. Dzięki cyfryzacji nie muszę biegać z papierami, zbierać podpisów i archiwizować stosów dokumentów. ATS również zaoszczędził dużo czasu. Mamy wszystkie dane kandydatów i rekrutacji w jednym miejscu, połączone za pośrednictwem webhook zarówno z portalami reklamowymi, jak i naszymi stronami kariery. Pozwala nam to skuteczniej komunikować się z kandydatami, szybko przekazywać informacje zwrotne i bezproblemowo planować spotkania - online i offline.
Czy cyfryzacja procesów HR wpłynęła na wydajność i produktywność zespołu?
Mamy teraz więcej czasu do poświęcenia ludziom — i to jest najważniejsze w naszej branży:). Automatyzacja zadań rutynowych i administracyjnych pozwala nam poprawić nie tylko poziom komunikacji podczas rekrutacji, ale także cały proces rekrutacyjny. Dzięki temu możemy skupić się na innowacyjności oraz budowaniu relacji i zaufania z ludźmi, którzy tego chcą w firmie.
Co doradziłbyś innym menedżerom HR w zakresie skalowania, że cyfryzacja dopiero nadejdzie?
Powiedziałbym im, aby nie bali się zmian i poszli do niej jak najszybciej. Cyfryzacja zmienia grę, która uprości ich życie, sprawi, że ich praca będzie bardziej wydajna i uwolni ręce na ważniejsze rzeczy, takie jak praca z ludźmi i innowacje. Dobrze jest zacząć od tego, co spala je najbardziej, a co zajmuje najwięcej czasu. Jeśli zespół HR obsługuje dużą liczbę otwartych pozycji i CV, ATS jest oczywistym wyborem. Jeśli rekrutacja jest pod kontrolą, ale utrudniona przez potrzebę administracji i formalności, warto zainwestować w HRIS, aby zautomatyzować rutynowe zadania. Każdy dział HR ma inne priorytety, dlatego kluczowe jest znalezienie rozwiązania odpowiadającego jego specyficznym potrzebom.
.jpg)
