Martino, jak zmieniają się procesy HR, gdy firma przechodzi ze startupu do scale-upu?
W startupie HR często bywa jedynie pobocznym obszarem, którym założyciele zajmują się obok marketingu czy sprzedaży. Wraz z rozwojem firmy przybywa pracowników, a razem z nimi rosną też oczekiwania i pojawiają się nowe wyzwania. Nie wystarczy już tylko zatrudniać odpowiednie osoby - trzeba stworzyć środowisko, w którym będą one chciały zostać na dłużej.
Największa zmiana dotyczy kultury organizacyjnej. W małym zespole ludzie znają się osobiście, a informacje krążą naturalnie. Kiedy firma przekracza około 80 pracowników, nie da się już opierać wyłącznie na relacjach i nieformalnej komunikacji. Pojawia się potrzeba jasno określonych zasad i procesów. To bywa trudne, zwłaszcza jeśli jednocześnie chce się zachować startupowy klimat.
Dlaczego pracownicy odchodzą, gdy startup zaczyna rosnąć?
Nie każdemu odpowiada bardziej uporządkowane i jasno zdefiniowane środowisko pracy. Jedni dobrze odnajdują się w takiej zmianie, inni decydują się odejść. Części osób przeszkadza rosnąca liczba procesów i utrata bardziej osobistego podejścia. Inni z kolei zauważają, że sposób pracy, który był wystarczający na etapie startupu, nie sprawdza się już w scale-upie.
Firma się rozwija, a wraz z nią zmieniają się potrzeby organizacji. Nie każdy chce albo potrafi dostosować się do tego tempa. Gdy oczekiwania pracownika i firmy zaczynają się rozmijać, pojawia się frustracja, z którą nie zawsze łatwo sobie poradzić.
„Bardzo dużo zależy od tego, w jaki sposób komunikuje się potrzebę zmian. Właściwa komunikacja pozwala w dużej mierze zapobiec frustracji pracowników.”
Wraz ze wzrostem firmy trzeba też zacząć bardziej świadomie zarządzać budżetem. To z kolei pociąga za sobą zmiany w obszarze HR - od wynagrodzeń po rozwój pracowników.
Jak buduje się system wynagrodzeń w startupie i dlaczego musi się on zmienić w scale-upie?
Wraz z rozwojem firmy rosną oczekiwania pracowników wobec wynagrodzenia i benefitów. Oba te obszary muszą być nie tylko atrakcyjne, ale też długofalowo zrównoważone. Dodatkowo wpływają na nie również zmiany prawne, które mogą istotnie zmieniać zasady przyznawania benefitów.
W startupach system wynagrodzeń bywa często oparty na zasadzie „kto sobie co wynegocjuje”. W praktyce może to prowadzić do sytuacji, w której team leader zarabia mniej niż członkowie jego zespołu, bo byli zatrudniani w innym momencie rozwoju firmy.
Żeby uniknąć takich nierówności, trzeba stworzyć sprawiedliwy i przejrzysty system wynagradzania, który będzie uwzględniał zarówno sytuację na rynku pracy, jak i wewnętrzną strukturę organizacji.
Dlaczego rozwój pracowników i ocena wyników są tak ważne w scale-upie?
Wzrost firmy oznacza nowe wyzwania także dla samych pracowników. Nie wystarczy ich tylko zatrudnić — trzeba dać im przestrzeń do rozwoju. Dlatego w scale-upie potrzebny jest system rozwoju, który motywuje ludzi, wspiera ich ścieżkę kariery i pomaga firmie zatrzymywać talenty.
Równie ważna jest ocena wyników. W FAVI system został zaprojektowany tak, aby był transparentny i sprawiedliwy. Ważnym elementem jest też ciągły feedback — nie tylko od przełożonych do pracowników, ale również w drugą stronę.
Trzeba jasno określić, jak przekazywać informację zwrotną, jak często to robić i jaki ma być jej cel. Tylko wtedy feedback rzeczywiście wspiera rozwój, zamiast stać się pustą formalnością.
Jak skutecznie prowadzić onboarding, adaptację i rekrutację w szybko rosnącej firmie?
W rozwijającej się organizacji kluczowe jest szybkie wdrożenie nowych osób do zespołu i zadbanie o to, aby od początku czuły się jego częścią. HR powinien wspólnie z managerami tak zaprojektować onboarding, by nowi pracownicy mieli jasne oczekiwania oraz przestrzeń do powiedzenia, co pomoże im lepiej wejść w nową rolę.
Rekrutacja musi nadążać za tempem wzrostu firmy, ale jednocześnie zapewniać właściwe dopasowanie kandydatów — nie tylko pod względem kompetencji, lecz także stylu pracy i etapu rozwoju organizacji. To właśnie takie dopasowanie pomaga budować zespół, który dobrze funkcjonuje w konkretnej fazie wzrostu.
Dlatego w FAVI działa wieloetapowy proces rekrutacji. Zaczyna się od krótkiej rozmowy telefonicznej z HR, która pozwala zweryfikować motywację i doświadczenie kandydata. Następnie odbywa się osobiste spotkanie z rozwiązywaniem zadania przez kandydata, a jeśli nadal są wątpliwości, firma proponuje próbne, płatne pół dnia. Taki model pomaga wybierać osoby, które naprawdę dobrze odnajdą się w zespole.
Wraz z rozwojem firmy zmieniają się też oczekiwania wobec kandydatów. Na początku zwykle poszukuje się uniwersalnych osób, które potrafią działać szeroko. Później rośnie zapotrzebowanie na specjalistów w konkretnych obszarach. HR musi umieć szybko reagować na te zmiany i tak projektować procesy, by wspierały dalsze skalowanie biznesu.
Jakie zmiany w procesach HR są konieczne, gdy firma przechodzi od startupu do scale-upu?
W startupie procesy HR często funkcjonują doraźnie i bez większej automatyzacji. W scale-upie trzeba je uporządkować, wystandaryzować i zdigitalizować. Oznacza to m.in. wdrożenie nowoczesnych narzędzi do zarządzania talentami, rekrutacji i administracji HR.
Wraz z rozwojem organizacji kluczowe staje się to, aby procesy HR były skalowalne i potrafiły szybko reagować na zmiany. Automatyzacja rutynowych zadań i korzystanie z systemów HR nie są już dodatkiem, lecz warunkiem tego, by firma mogła skupić się na wzroście zamiast na papierologii.
Po czym poznać, że firma potrzebuje większej zmiany w HR?
Jednym z najważniejszych sygnałów jest poziom satysfakcji pracowników. Jeśli w ciągu pół roku gwałtownie spada, to wyraźny znak ostrzegawczy. Może się to objawiać wzrostem rotacji, spadkiem motywacji albo frustracją związaną z brakiem poczucia sensu pracy.
Jeśli pracownicy zaczynają otwarcie mówić o niezadowoleniu z wynagrodzeń, warto przeprowadzić benchmarking i porównać płace w firmie z realiami rynkowymi. Może się wtedy okazać, że te zastrzeżenia są całkowicie uzasadnione.
Drugim ważnym wskaźnikiem jest skuteczność rekrutacji. Jeśli nie udaje się zatrudniać odpowiednich osób, trzeba sprawdzić, gdzie leży problem - czy w poziomie wynagrodzeń, ofercie benefitów, reputacji pracodawcy, zbyt długim procesie rekrutacyjnym, czy może w nieprecyzyjnie określonym profilu kandydata.
Wróćmy do FAVI. Jak konkretnie dostosowaliście procesy HR do rozwoju firmy?
Obecnie finalizujemy system modeli kompetencyjnych, który pomoże nam na nowo uporządkować wynagrodzenia, rozwój pracowników, szkolenia, rekrutację i talent management. Naszym głównym celem jest odejście od chaotycznego podejścia do płac i od zasady „kto głośniej krzyczy, ten więcej dostaje”.
System HR pozwala nam mieć wszystko w jednym miejscu. Korzystamy z niego nie tylko do ewidencji pracowników czy zatwierdzania obecności, ale także do zarządzania dokumentacją. Dokumenty generujemy automatycznie na podstawie gotowych szablonów z tokenami. W przypadkach, w których pozwala na to prawo, podpisujemy je także elektronicznie dzięki integracji HRIS z DigiSign.
Pinya HR ułatwia nam również tworzenie raportów i utrzymywanie aktualnego schematu organizacyjnego.
Przyjrzyjmy się bliżej digitalizacji HR, którą wdrożyliście w zeszłym roku. Co wam dała?
Wcześniej mieliśmy wiele arkuszy i dokumentów zapisanych w różnych miejscach. Dane pracowników były rozproszone między folderami na Drive, systemem do ewidencji czasu pracy i papierowymi teczkami. Zbieranie podpisów od pracowników spoza Pragi było czasochłonne i zależało od poczty oraz od tego, czy dokumenty wrócą na czas.
Dziś wszystko mamy w jednym miejscu dzięki systemowi Pinya HR.
Czy digitalizacja pomogła wam także w onboardingu pracowników?
Zdecydowanie tak. System Pinya HR bardzo ułatwia prowadzenie ankiet i zbieranie feedbacku, na przykład przy ocenie procesu adaptacji i okresu próbnego - zarówno z perspektywy pracowników, jak i ich managerów.
Automatyzujemy również działania związane z preboardingiem i onboardingiem, dzięki czemu nowi pracownicy i ich zespoły mają wszystko pod kontrolą już od pierwszego dnia.
Które obszary HR zdigitalizowaliście najpierw i dlaczego?
Skupiliśmy się przede wszystkim na rekrutacji, podpisie elektronicznym, przejrzystej ewidencji i automatycznym generowaniu dokumentów. To rutynowe zadania, które pochłaniają bardzo dużo czasu, nawet jeśli na pierwszy rzut oka nie zawsze to widać.
Ważnym krokiem było też stworzenie wewnętrznej wikipedii, w której każdy dział zamieszcza podręczniki, wytyczne i inne kluczowe informacje. To nie tylko ułatwia nowym pracownikom odnalezienie się w firmie, ale też wspiera skuteczne dzielenie się wiedzą w całej organizacji.
Jakie technologie i narzędzia najlepiej sprawdziły się w digitalizacji HR?
Korzystamy z nowoczesnego HRIS Pinya HR i planujemy dalej rozwijać go m.in. o checklisty oraz moduły wspierające rozwój pracowników, powiązane z wewnętrzną wikipedią. Oprócz tego pracujemy z systemem ATS, Notion i sztuczną inteligencją.
AI pomaga nam na przykład w burzach mózgów, kiedy zastanawiamy się, jak podejść do danego projektu. Tworzymy także pulpity analityczne z metrykami HR i zależy nam na tym, aby w przyszłości dostęp do nich miało nie tylko kierownictwo, ale także pozostali pracownicy.
Jakie były największe korzyści z digitalizacji HR dla całej firmy?
Największą korzyścią jest oszczędność czasu. HRIS Pinya HR automatycznie generuje dokumenty, więc zamiast ręcznie przepisywać dane, wystarczy wprowadzić je raz i w kilku kliknięciach przygotować cały komplet materiałów dla nowego pracownika, który później można podpisać elektronicznie.
W jednej z moich poprzednich firm schemat organizacyjny prowadziłam osobno w Canvie, Excelu albo PowerPoincie. W organizacji liczącej 700 osób było to prawdziwe utrapienie. Teraz wszystko aktualizuje się automatycznie.
Elektroniczna ewidencja i zatwierdzanie obecności także znacząco ułatwiają nam pracę. W FAVI nie skupiamy się na "wyrabianiu godzin", tylko na wynikach, ale wymagana prawem ewidencja musi być prowadzona. Dzięki digitalizacji nie muszę już biegać z papierami, zbierać podpisów i archiwizować stosów dokumentów.
Dużą oszczędność czasu przyniósł nam również ATS. Mamy wszystkich kandydatów i dane o rekrutacjach w jednym miejscu, połączone webhookami z portalami ogłoszeniowymi i naszą stroną kariery. To pozwala nam sprawniej komunikować się z kandydatami, szybciej przekazywać feedback i łatwiej planować spotkania - zarówno online, jak i offline.
Czy digitalizacja wpłynęła na efektywność i produktywność zespołu HR?
Zdecydowanie. Mamy dziś więcej czasu dla ludzi - a właśnie o to w tej pracy chodzi najbardziej. Automatyzacja rutynowych i administracyjnych zadań pozwala nam poprawiać nie tylko komunikację w rekrutacji, ale cały proces zatrudniania.
Dzięki temu możemy bardziej skupić się na innowacjach oraz na budowaniu relacji i zaufania z ludźmi w firmie.
Co poradziłabyś innym HR managerom w scale-upach, którzy dopiero stoją przed digitalizacją?
Powiedziałabym im, żeby nie bali się zmian i zaczęli jak najwcześniej. Digitalizacja naprawdę zmienia sposób pracy - upraszcza codzienne działania, zwiększa efektywność i uwalnia czas na ważniejsze rzeczy, takie jak praca z ludźmi czy rozwijanie nowych rozwiązań.
Najlepiej zacząć od tego, co dziś najbardziej boli zespół i zajmuje mu najwięcej czasu. Jeśli HR mierzy się z dużą liczbą otwartych rekrutacji i CV, naturalnym pierwszym krokiem będzie ATS.
Jeśli natomiast rekrutacja działa dobrze, a problemem pozostaje administracja i papierowe procesy, wtedy warto zainwestować w HRIS, który zautomatyzuje powtarzalne zadania. Każdy dział HR ma inne priorytety, dlatego kluczowe jest znalezienie rozwiązania dopasowanego do jego rzeczywistych potrzeb.
