Cyfryzacja, czyli przeniesienie agendy korporacyjnej z formy papierowej na elektroniczną, od dawna uważane jest za ścieżkę, którą każda firma będzie musiała obrać w najbliższej przyszłości. Kryzys związany z koronawirusem i związany z nim początek domowego biura i współpracy zdalnej stanowiły punkt zwrotny w procesie stopniowej cyfryzacji. Większość firm odkryła, że przyszłość jest tutaj i nie mają innego wyjścia, jak dostosować się do nowych warunków. Rozpoczęło się szybkie poszukiwanie prostych platform do pracy zdalnej. Potrzeba digitalizacji procesów korporacyjnych dotknęła wszystkie działy firmy, ale co najważniejsze, ta nowa sytuacja została rozwiązana i rozwiązana przez specjalistów HR. Zarządzanie zasobami ludzkimi opiera się z natury na osobistym kontakcie, dlatego przeniesienie agendy HR do środowiska internetowego oznaczało przytłaczającą interwencję w pracy HR.
Specjaliści HR zareagowali na skok w erę cyfrową, używając sprawdzonych narzędzi, klienta poczty e-mail Outlook, narzędzia do komunikacji Skype, udostępniania plików za pośrednictwem pamięci masowej w chmurze. W krótkim okresie byli w stanie zarządzać swoim programem kadrowym w ten sposób, ale im dłużej ograniczenia spowodowane przez covid-19 opóźniały powrót pracowników do biur, tym intensywniej wychodziła na powierzchnię kwestia systemowego rozwiązania cyfryzacji agendy kadrowej. HR specjaliści i menedżerowie po prostu odkryli, że niestety nie mogą obejść się bez specjalistycznego oprogramowania, które uwalnia ich ręce i pozwala zautomatyzować powtarzające się czynności personelu. Dzwoniły tabele Channons i Excel, ale co dalej?
Jak rozpocząć cyfrową transformację działu HR?
Firmy, które liczyły już na cyfryzację programów HR przed nadejściem kryzysu koronawirusa, sięgnęły po gotowe plany transformacji cyfrowej w sytuacji kryzysowej lub zwróciły się do pracownika wewnętrznego lub partnera zewnętrznego zajmującego się tym obszarem. Dla tych firm przejście do ery cyfrowej przebiegło płynnie, pracownicy często nie zauważyli zmiany. Diametralnie inna sytuacja miała miejsce dla firm, które nie liczyły na cyfryzację w HR. Firmy te często się martwili, a rezultatem była strata czasu i pieniędzy. Jednocześnie przejście do zdigitalizowanej agendy kadrowej nie jest niczym fundamentalnie skomplikowanym, wystarczy go przestrzegać Trzy podstawowe zasady:
Znajdź doświadczonego partnera
Wdrożenie transferu działań personalnych do świata cyfrowego nie jest możliwe w sytuacji, gdy Twoja firma nie ma z tym doświadczenia. W takim przypadku zdecydowanie warto skontaktować się z doświadczonym Partner zewnętrznyktóry ma gotowe technologie funkcjonalne i dokładnie wie, jak je wdrożyć w Twojej firmie. Odpowiednio dobrany partner zaoferuje rozwiązanie programowe, które zostanie zintegrowane z agendą Twojej firmy całkowicie organicznie i bez negatywnego wpływu na działalność działu.
Wybieraj rozwiązania mając na uwadze zarówno cenę, jak i jakość
Dziedzina technologii cyfrowych oferuje różnorodne rozwiązania, od luksusowych systemów, przez potężne narzędzia programowe z wieloma funkcjami, po tanie aplikacje. Wybierając konkretne oprogramowanie, które przeniesie Twój program personelu do formy elektronicznej, zawsze należy dokładnie rozważyć wkład wszystkich funkcji oprogramowania z ceną, jaką będzie kosztować oprogramowanie. Zwróć uwagę na miesięczne opłaty, a nie tylko początkową cenę wdrożenia. Jednym z głównych kryteriów przy wyborze oprogramowania musi być szybkość zwrotu z inwestycji.
Zaangażowanie pracowników w transformację
Nowe oprogramowanie oznacza boogeyman dla wielu pracowników. Obawy często wynikają z przeszłych złych doświadczeń z wdrażaniem nowego oprogramowania. Pokaż swoim pracownikom, w jaki sposób nowe narzędzie ułatwi im pracę. Bardzo ważne jest, aby nie zapominać o szkoleniu pracowników, ponieważ ludzie mają największy opór wobec rzeczy, których nie rozumieją.
Wybierz usługę, która może się dostosować
Przełomowy okres związany z pandemią Covid-19 ujawnił, jak niezwykle ważne jest, aby sztuka szybko dostosowywała się do nowych warunków. Ta sztuka powinna być również opanowana przez oprogramowanie, które wybierzesz, aby przekształcić swój program korporacyjny w zdigitalizowaną formę. Sprawdź, czy usługa wybrana do cyfryzacji odpowiedziała na przykład na obowiązkowe testy na covid-19 i ustanowiła zapisy przeprowadzonych testów lub szczepień.
Chmura czy lokalna?
Po wybraniu odpowiedniego dostawcy cyfryzacji agendy HR musisz zwrócić uwagę na rozwiązanie techniczne. Oprogramowanie HR zazwyczaj występuje w dwóch podstawowych wariantach: w chmurze lub jako tak zwane oprogramowanie on-premises. Każda firma jest dostosowana do innego rozwiązania technicznego, fundamentalną rolę w podejmowaniu decyzji, który wybrać, powinna odgrywać korzyść dla firmy.
Chmura lub oprogramowanie jako usługa (SaaS)
W tego typu dostarczaniu oprogramowania system jest hostowany centralnie. Firma nie musi martwić się o sprzęt, zajmuje się jedynie ceną licencji.
Oprogramowanie lokalne
Z drugiej strony w przypadku tego typu licencjonowania oprogramowanie jest instalowane lokalnie na serwerach firmy. Opłata licencyjna jest zwykle mniejsza, firma nie płaci za zarządzanie i utrzymanie chmury.
Które rozwiązanie digitalizacyjne jest tańsze?
Dzięki rozwiązaniu SaaS nie oczekujesz żadnej początkowej inwestycji, ale licencje są droższe. On-premises oferuje zupełnie odwrotną sytuację, tj. wysoką początkową inwestycję w sprzęt i niższe ceny licencji. Ogólnie można powiedzieć, że rozwiązanie w chmurze jest bardziej opłacalne.
A co z bezpieczeństwem danych?
Agenda personalna zawiera dane, które są bardzo wrażliwe z punktu widzenia wycieku, dlatego przy wyborze rozwiązania technicznego do cyfryzacji konieczne jest podkreślenie bezpieczeństwa jakości. Z punktu widzenia bezpieczeństwa rozwiązanie w chmurze wygrywa. Większość dostawców chmury stosuje środki bezpieczeństwa, na które większość organizacji nie może sobie pozwolić.
Które rozwiązanie umożliwia szybsze wdrożenie?
Rozwiązania w chmurze można wdrożyć w firmie praktycznie natychmiast. Firma nie musi martwić się instalacjami sprzętu lub aplikacji. Rozwiązanie lokalne zajmuje znacznie więcej czasu, aby uruchomić i uruchomić, co może być znaczącą wadą w niektórych sytuacjach.
Które rozwiązanie techniczne jest najlepsze dla Twojej firmy?
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Każda firma ma swoje specyficzne wymagania. Istnieje jednak kilka parametrów, które ułatwią Ci decyzję. Przed wolnym czasem warto pomyśleć o:
- Który model płatności najlepiej pasuje do firmy
- Jak chcę zabezpieczyć moje dane
- Jak szybko chcę wdrożyć system
.jpg)
