Jak przeprowadzić efektywny onboarding? Możliwości Pinya HR

Onboarding – dlaczego tak ważne jest to, jak go przeprowadzisz?

Z raportu eRecruiter „Onboarding pracowniczy w Polsce" wynika, że 63% Polaków ma od 1 do 7 dni na pełne wdrożenie się w nowe obowiązki, a aż 27% – tylko jeden dzień na wszystko: formalności kadrowe, obowiązkowe szkolenia i poznanie firmy. Czy to wystarczający czas na aklimatyzację, zapoznanie się z organizacją czy zrozumienie specyfiki swojego stanowiska? Zdecydowanie nie – a dane to potwierdzają:

• 40% nowo zatrudnionych mierzy się z natłokiem informacji i zbyt wieloma zadaniami na starcie,

• 38% nie ma jasności, jaki jest zakres ich obowiązków i priorytetów,

• 36% czuje, że brakuje im wsparcia ze strony przełożonego czy zespołu.

Nie dziwi więc, że aż 82% badanych uważa, że źle przeprowadzony onboarding może być bezpośrednim powodem szybkiego odejścia z nowej pracy. Koszt takiej rotacji jest wysoki – obejmuje zarówno czas i finanse zainwestowane w rekrutację, jak i konieczność ponownego przejścia całego procesu wdrożenia od zera. Nie zapominając o tym, że firma traci, gdy stanowisko pozostaje przez dłuższy czas nieobsadzone.

Z tego właśnie powodu onboarding powinien być traktowany nie jak formalność do odhaczenia, ale inwestycja, która realnie decyduje o tym, czy pracownik zostanie w firmie na dłużej.

Onboarding w Pinya HR – co możesz zrobić?

Korzystanie z systemu HR zapewnia, że każdy nowy pracownik przechodzi przez dopracowany proces wdrożenia. Jak dokładnie pomaga w tym rozwiązanie, jakim jest Pinya HR? Poniżej znajdziesz funkcje, które najbardziej ułatwiają przeprowadzenie efektywnego onboardingu.

1. Preboarding

Proces wdrożenia nowego pracownika możesz rozpocząć jeszcze przed jego pierwszym oficjalnym dniem pracy. Wystarczy, że wyślesz do niego e-mail powitalny z załączonym kwestionariuszem osobowym. Pracownik samodzielnie uzupełnia swoje dane, a te automatycznie trafiają na jego kartę w systemie, bez konieczności ręcznego przepisywania przez HR. Do tej samej wiadomości możesz dołączyć wygenerowane w kilka kliknięć skierowanie na badania lekarskie.

Możesz również z wyprzedzeniem poinformować zespół, że dołącza do niego nowa osoba, oraz przygotować dla niej stanowisko, mienie i sprzęt służbowy i dostęp do niezbędnych narzędzi. Gdy odhaczysz to wszystko w ramach preboardingu, pierwszy dzień pracy przebiegnie bez niespodzianek i chaosu.

2. Automatyczne generowanie umów i innych dokumentów

Co zajmuje najwięcej czasu w przypadku zatrudnienia nowego pracownika? Przygotowanie umów, zgód RODO, skierowań, deklaracji podatkowych, aneksów i innych dokumentów – zwłaszcza, że wszędzie trzeba wpisać te same dane. W Pinya HR ten krok znika: system automatycznie sczytuje dane z karty pracownika (uzupełnionej na etapie preboardingu) i wypełnia nimi gotowe szablony dokumentów.

Dzięki tej funkcji formalności możesz załatwić w zaledwie kilka kliknięć bez ryzyka pomyłek, które mogą się pojawić przy samodzielnym przepisywaniu danych.

3. Strona powitalna

Pierwsze logowanie do systemu to jeden z tych momentów, które zostają w pamięci na dłużej – i warto go dobrze wykorzystać. W Pinya HR możesz przygotować dla nowego pracownika spersonalizowaną stronę powitalną, na której od razu widzi ciepłą wiadomość informującą, że firma cieszy się z jego dołączenia do zespołu. Prosty gest? Zdecydowanie – ale skutecznie buduje poczucie, że trafił do miejsca, które faktycznie na niego czekało (czyli pozytywne employee experience).

Co więcej, formę tej wiadomości powitalnej możesz w pełni dopasować do kultury organizacyjnej Twojej firmy. Na co możesz postawić?

• zwykłą, ciepłą wiadomość tekstową, utrzymaną w stylu komunikacji wewnętrznej, jaki obowiązuje w Twojej firmie,

• spersonalizowane nagranie wideo, np. od bezpośredniego przełożonego lub całego zespołu (nadaje wdrożeniu bardziej ludzki charakter),

• połączenie tekstu z grafikami – jeśli tylko kultura organizacyjna na to pozwala, możesz nawet wykorzystać memy, co skutecznie rozładuje stres pierwszego dnia.

Niezależnie od formy, na którą się zdecydujesz, przygotowanie takiej strony powitalnej nie zajmuje dużo czasu, a ma realny wpływ na zdanie nowego pracownika o firmie i procesie onboardingu.

4. Dostęp do niezbędnych dokumentów, regulaminów, instrukcji

Regulaminy, polityki wewnętrzne, instrukcje obsługi firmowych narzędzi, materiały szkoleniowe – firmy lubią je trzymać na dysku Google i szukać po różnych folderach tego, czego akurat potrzebują. Nowy pracownik powinien je jednak mieć pod ręką, by móc się z nimi bez problemu zapoznać i wrócić w dowolnej chwili, gdy coś będzie niejasne. W Pinya HR bez problemu udostępnisz je tak, by pracownik miał do nich stały wgląd – bez wysyłania mailem albo udostępnia w folderze z brakiem dostępu.

Jednocześnie masz możliwość określenia rodzajów dokumentów – czyli np. obowiązkowych do zapoznania się czy tych przeznaczonych tylko do wyglądu pracownika – i możesz śledzić, czy pracownik zapoznał się z tymi dokumentami, które są wymagane.

5. Lista kontaktów

„Ale kogo mam o to zapytać?" –  to jedno z najczęściej padających pytań w pierwszych dniach pracy, zwłaszcza w organizacjach o rozbudowanych strukturach. Zamiast zostawiać go samego z tym pytaniem, w Pinya HR możesz udostępnić mu gotową listę kontaktów. Dzięki tej liście od razu widzi, kto jest jego opiekunem wdrożenia, do kogo zwrócić się w sprawach kadrowych (np. o urlop czy zaświadczenie), a kto odpowiada za konkretne narzędzia, projekty czy obszary firmy.

Taka lista kontaktów udostępniona w pierwszy dzień zapewnia, że nowy pracownik nie musi błądzić po strukturze organizacyjnej, zgadywać, kto się czym zajmuje czy zadawać niezręcznych pytań na czacie ogólnofirmowym w nadziei, że ktoś mu odpowie. Co więcej, stanowi odciążenie dla hiring menadżera czy zespołu z uwagi na mniejszą liczbę padających pytań.

6. Check-lista zadań onboardingowych

W systemie możesz utworzyć checklisty wdrożenia zarówno dla pracownika, jak i osób z innych działów zaangażowanych w onboarding (np. dla IT o przygotowaniu laptopa, dla HR o podpisanie dokumentów, dla menadżera o przedstawieniu zespołu itd.). Co istotne, te zadania nie kończą się na pierwszym tygodniu, ale są rozpisane aż do końca okresu próbnego (np. zebranie feedbacku czy umówienie się na rozmowę podsumowującą wdrożenie).

Do każdego zadania możesz przypisać osobę odpowiedzialną, a następnie śledzić jej status. Co więcej, system wysyła automatyczne powiadomienia o przepisanych lub zaległych zadaniach.  Dzięki tej funkcji zyskujesz pewność, że żaden krok w ramach procesu onboardingu nie zostanie pominięty.

Efektywny onboarding z pomocą Pinya HR – podsumowanie

O onboardingu wciąż często myśli się jak o kilku pierwszych dniach w nowej pracy – a to proces, który trwa przez cały okres próbny (albo i dłużej) i decyduje o tym, jak nowy pracownik zaaklimatyzuje się w firmie. Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje, które warto zapamiętać na temat efektywnego onboardingu z pomocą Pinya HR:

• Czas na wdrożenie nowego pracownika jest w Polsce często zbyt krótki – 27% pracowników dostaje na to zaledwie jeden dzień, co prowadzi do natłoku informacji, braku jasności co do obowiązków i poczucia braku wsparcia.

• Źle przeprowadzony onboarding zwiększa ryzyko rotacji – aż 82% osób wskazuje, że może to być bezpośredni powód szybkiego odejścia z nowej pracy.

• W Pinya HR możesz przeprowadzić cały proces onboardingu od A do Z – wystarczy, że zbudujesz odpowiednie scenariusze, by każdorazowo postępować wg tego samego schematu.

• Pinya HR pozwala Ci przeprowadzić preboarding, czyli zacząć wdrożenie przed pierwszym dniem pracy – e-mail powitalny, kwestionariusz osobowy do wypełnienia i skierowanie na obowiązkowe badania lekarskie przygotujesz w zaledwie kilka kliknięć.

• W Pinya HR dokumenty uzupełniają się automatycznie na podstawie danych z karty pracownika, więc nie musisz nic przepisywać ręcznie.

• System pozwala Ci stworzyć dla nowego pracownika stronę powitalną oraz listę kontaktów (do kogo się może zwrócić z danym problemem), a także załączyć wszystkie dokumenty, z którymi musi się zapoznać na początku pracy.

• Checklisty zadań w systemie obejmują cały proces onboardingu i angażują wszystkie osoby biorące w nim udział (HR, IT, menadżera itp.), dzięki czemu żaden krok nie zostanie pominięty.

• Onboarding w Pinya HR możesz dopasować do rodzaju stanowisk i form zatrudnienia – stworzyć oddzielną ścieżkę dla pracowników produkcji i biura, dla osób na umowie o pracę a umowie zlecenie czy dla zatrudnionych pochodzących z zagranicy.

‍