Czasami jest tego po prostu za dużo. Dla nas wszystkich. Dlatego każde usprawnienie, które choć trochę ułatwia nam pracę, zawsze się przydaje. A w kadrach sprawdza się to podwójnie. Trzeba bowiem myśleć jednocześnie za kilka osób naraz. Pracownik A musi iść na badania lekarskie. Pracownik B nie dostarczył zaświadczenia o nauce. Pracownica C wyszła za mąż, więc potrzebna jest kopia jej nowego dowodu osobistego. I tak dalej.
W dobie cyfryzacji nie jest to już tak wymagające, jak kiedyś, ponieważ maksymalną ilość informacji możemy powierzyć systemowi, aby pilnował wszystkiego za nas. Szczególnie jeśli korzystasz z oprogramowania kadrowego, które ma wszystkie ważne funkcje. Niektórych rzeczy mimo wszystko nadal trzeba dopilnować samodzielnie. I właśnie w tym mogą pomóc checklisty.
Papierowe terminarze, planery tygodniowe i miesięczne, przypomnienia w telefonie. To wszystko na płaszczyźnie zawodowej może zastąpić cyfrowa checklista. Przygotuj wcześniej listę zadań, które trzeba wykonać w ramach wybranej czynności w Twojej firmie. Na przykład w ramach onboardingu. Pracę rozpoczyna ktoś nowy? Wystarczy wygenerować checklistę onboardingową, a wyświetlą się zadania, dział odpowiedzialny za ich wykonanie oraz termin, do którego zadanie ma zostać zrealizowane. Dzięki temu specjaliście HR pozostaje jedynie doprecyzować osobę odpowiedzialną i w razie potrzeby zmienić deadline.
Listy kontrolne w HR znacząco usprawniają pracę personalistom.
Innym przykładem jest sytuacja mniej formalna, jak świętowanie urodzin Twoich kolegów i koleżanek. Oto typowy przykład z praktyki:
Należy znaleźć odpowiedni termin, zarezerwować miejsce, zapewnić poczęstunek albo wybrać odpowiedni prezent. Im bardziej chcesz zadbać o organizację przyjęcia, tym więcej pojawia się zadań, więc prosisz o pomoc kolegę. Wszystko działa do momentu, gdy kilka dni przed planowaną imprezą współorganizator pyta Cię, czy zamówiliście prezent.
„Ja?! To Ty miałeś się tym zająć!”
Kłótnia o to, kto faktycznie miał się tym zająć, nie ma sensu. Jedyne, co w tej chwili się liczy, to szybko zamówić prezent i modlić się, żeby dotarł przed datą przyjęcia. A potrzeba tak niewiele, żeby wszystko przebiegło sprawnie. Wystarczy stworzyć listę kontrolną.
Efektywną checklistę możesz stworzyć również w naszym systemie kadrowym Pinya HR. Wypisujesz zadania, ustalasz terminy, przypisujesz je odpowiedzialnym osobom, a potem możesz spokojnie śledzić, jak realizują listę kontrolną. Po dodaniu zadania z checklisty wszystkim zainteresowanym stronom wyświetli się bowiem powiadomienie.
To, jak wyglądają checklisty w naszym Pinya HR, możesz samodzielnie przetestować w wersji próbnej naszego oprogramowania, dostępnej bezpłatnie przez 14 dni.
