Dokument potwierdzający zakończenie zatrudnienia
Podstawowym dokumentem poświadczającym wypowiedzenie zatrudnienia jest albo umowa o rozwiązaniu zatrudnienia, zwolnieniu z pracy lub natychmiastowym rozwiązaniu zatrudnienia przez pracownika lub pracodawcę. Najczęstszą formą rozwiązania zatrudnienia jest zwolnienie przez pracownika. Rozwiązanie stosunku pracy musi nastąpić na piśmie i Dział HR Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na następujące kwestie:
- Sprawdź, czy dokument spełnia wszystkie wymogi prawne
- Zwróć uwagę na jego prawidłową dostawę, o czym najlepiej świadczy podpis zarówno pracownika, jak i pracodawcy z dodatkiem daty dostarczenia dokumentu.
Świadectwo zatrudnienia
Innym ważnym obowiązkiem powierzonym działowi personalnemu po odejściu pracownika jest wydanie i dostarczenie zaświadczenia o zatrudnieniu. Zaświadczenie to musi zostać wydane przez pracodawcę i przekazane pracownikowi po wyjeździe. Jest to obowiązek prawny, a wymagania zaświadczenia o zatrudnieniu są dokładnie określone. Jeśli pracodawca nie przekaże certyfikatu prawidłowo, ryzykuje mu grzywny ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, ale może również zostać poproszony o odszkodowanie za szkody poniesione przez pracownika w wyniku niewydania tego zaświadczenia. Zazwyczaj jest to niemożność podjęcia nowej pracy.
Anulowanie dostępu do sieci wewnętrznej, systemu wewnętrznego i poczty e-mail
Dział HR musi upewnić się, że wychodzący pracownik nie ma dostępu do systemów wewnętrznych. Najczęściej odbywa się to poprzez anulowanie jego konta osobistego w sieci korporacyjnej. Zgodnie z przepisami prawnymi skrzynka e-mail pracownika również powinna zostać anulowana w ten sam sposób. Osoby inne niż wychodzący pracownik nie powinny mieć dostępu do skrzynki e-mail. Najprostszym sposobem jest poinformowanie wszystkich partnerów biznesowych o zmianie ich kontaktowego adresu e-mail i przekierowanie przychodzących wiadomości e-mail na skrzynkę pocztową innego pracownika, który przejmuje pracę.
Zwrot całej przeniesionej własności
Pomoce pracy i dokumenty są zawsze własnością pracodawcy. Pracownik jest zobowiązany zwrócić je wszystkie po zakończeniu stosunku pracy, chyba że zgodzi się na przykład z pracodawcą na odkup komputera. Zwrot całej przeniesionej własności jest ponownie zadaniem dla działu personalnego, który musi wiedzieć, które pomoce zostały powierzone pracownikowi. Wskazane jest przygotowanie protokołu przekazania, w którym pracownik twierdzi na piśmie, że zwrócił wszystkie pomoce do pracy, a dział personalny potwierdza wszystko swoim podpisem.
Administracja zwrotem przeniesionej nieruchomości jest bardzo czasochłonna, ale dział personalny może sobie z tym poradzić po prostu w ciągu kilku minut, jeśli ma wysokiej jakości ewidencję przeniesionej nieruchomości.
Rozwiąż wynagrodzenia, urlop, zwrot wynagrodzenia
Kiedy pracownik odchodzi, dział personalny ma za zadanie rozwiązać problem z wynagrodzeniami. Musi zorganizować wysłanie ostatniego wynagrodzenia na konto pracownika, sprawdzić, czy wszystkie urlopy ustawowe zostały pobrane. Jeśli urlop nie został wyczerpany, pracodawca musi zwrócić je pracownikowi. Z tego powodu dział personalny zwykle sprawdza status urlopu przed wyjściem pracownika i, jeśli to konieczne, nakazuje pracownikowi ukończenie go w momencie jego okresu wypowiedzenia. W ostatnim wynagrodzeniu dział personalny nie może zapominać o żadnych dopłatach lub rekompensatach wynagrodzeń.
Kontrola wypłaty urlopu znacznie uprości oprogramowaniaktóre mogą rejestrować i administrować wszystkim bez potrzeby interwencji działu personalnego.
Zarządzanie komponentem roboczym pracownika
Prawo do przechowywania akt osobistych pracownika u pracodawcy wygasa po zakończeniu stosunku pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca musi natychmiast zniszczyć plik. Pracodawca ma prawo zachować wybrane informacje o pracowniku. Są to informacje potrzebne do ewentualnego sporu lub ostatecznego zakończenia postępowania sądowego lub przedawnienia. Okres ten wynosi 3 lata po zakończeniu stosunku pracy. Następnie konieczne jest odrzucenie komponentu roboczego. Jednak wynagrodzenia i inne konkretne dokumenty nie podlegają temu obowiązkowi, wręcz przeciwnie, wymagany okres ich archiwizacji wynosi 30 lat.
Prowadzenie folderu roboczego i jego prawidłowe anulowanie to wymagająca administracyjna część pracy każdego Specjaliści HR. Znaczne uproszczenie tej części pracy specjalistów HR zapewni rejestrację wszystkich dokumentów i informacji o pracowniku w jednym miejscu, najlepiej w formie danych.
Zawiadomienie władz o rozwiązaniu zatrudnienia
Prawo przewiduje bardzo krótkie terminy powiadamiania pracodawcy o rozwiązaniu pracy odpowiednim organom państwowym. Nie zapominaj, że w ciągu 10 dni od daty rozwiązania zatrudnienia jesteś zobowiązany zgłosić wakat do urzędu pracy, wypełnić obowiązek powiadomienia urzędu pracy byłego pracownika, powiadomić sąd lub zarządcę upadłościowego, że dłużnik przestał z Tobą pracować. Ponadto konieczne jest poinformowanie zakładu ubezpieczeń zdrowotnych pracownika i odpowiedniego OSSZ o wyjeździe.
Obowiązki uzupełniające
Przegląd pracy
Pracodawca nie musi automatycznie wydawać raportu o zatrudnieniu po zakończeniu stosunku pracy, ale tylko na wniosek pracownika. W takim przypadku pracodawca ma 15 dni na wydanie opinii, ale nie może to być wcześniej niż 2 miesiące przed zakończeniem stosunku pracy.
Sprawdzanie klauzuli konkurencyjnej
Zalecamy sprawdzenie, czy z pracownikiem została wynegocjowana klauzula konkurencyjna. W przypadku jego zgody zwracamy uwagę na przedawnienie okresu umowy o 1 rok oraz niezbędne wynagrodzenie dla byłego pracownika w celu wywiązania się ze zobowiązań zawartych w klauzuli, w przeciwnym razie klauzula jest nieważna.
Obowiązek poufności
Jeżeli pracownik nie ma obowiązku zachowania poufności określonego w umowie o pracę nawet po rozwiązaniu stosunku pracy, wskazane jest ustanowienie tego obowiązku przy jego odejściu, na przykład w umowie o rozwiązaniu pracy, oraz, w stosownych przypadkach, zapewnienie przestrzegania kary umownej.
.jpg)
