Przepisy o jawności wynagrodzeń – jak rozmawiać o wynagrodzeniu z pracownikiem?

Menedżer musi umieć wytłumaczyć decyzję o wysokości pensji, a dział HR musi wcześniej dać mu do tego solidne narzędzia: przejrzystą siatkę płac, gotowe argumenty na trudne pytania i jasne zasady komunikacji obowiązujące w firmie.

Unijna dyrektywa o jawności wynagrodzeń – czego dotyczy?

Do 7 czerwca 2026 r. państwa członkowskie UE miały wdrożyć do prawa krajowego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r. dotyczącą wzmocnienia zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o porównywalnej wartości. Przyjęte przepisy mają na celu ograniczenie luki płacowej między kobietami a mężczyznami, która w UE wynosi średnio ok. 11% na godzinę pracy. Jakie zmiany wprowadza ta dyrektywa?

• obowiązek poinformowania kandydata o wysokości wynagrodzenia lub jego przedziale

Kandydat ma otrzymać informacje o proponowanym wynagrodzeniu – konkretną kwotę lub widełki – przed nawiązaniem stosunku pracy.

• tworzenie inkluzyjnych ofert pracy

Ogłoszenie nie może sugerować preferowanej płci kandydata – ani w nazwie stanowiska („Kierownik" zamiast „Kierownik/Kierowniczka"), ani w wymaganiach.

• zakaz pytania kandydatów o zarobki na poprzednich stanowiskach

Pracodawca nie może już zapytać kandydata, ile obecnie zarabia, ile zarabiał w poprzednich miejscach pracy czy jaką kwotę musi zaoferować, by „przebić” obecną pensję. Ma to zapewnić, że wynagrodzenie będzie wynikać z wartości pracy, a nie z historii zarobkowej.

• dostęp do danych o zarobkach za pracę o tejsamej wartości

Pracownik może zapytać, ile(średnio) zarabiają osoby wykonujące taką samą pracę lub pracę o porównywalnejwartości. Nie oznacza to jednak ujawniania indywidualnych pensjiwspółpracowników.

• raportowanie luki płacowej

Firmy zatrudniające ponad 100 osób będą musiały cyklicznie raportować lukę płacową i medianę luki płacowej ze względu na płeć, lukę płacową i medianę luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych, udział kobiet i mężczyzn otrzymujących takie składniki, udział kobiet i mężczyzn w każdym kwartylu wynagrodzenia oraz lukę płacową według kategorii pracowników.

W Polsce wdrożenie powyższych przepisów postępuje etapami. Część obowiązków (widełki płacowe podane z wyprzedzeniem, neutralność płciowa ofert pracy i zakaz pytania kandydatów o wcześniejsze zarobki) obowiązują już od 24 grudnia 2025 roku. Pozostałe mają wejść w życie w 2027 roku (wprowadzi je ustawa UC127, nad którą wciąż trwają prace legislacyjne).

Przepisy o jawności wynagrodzeń – jakie będą efekty ichwprowadzenia?

Wprowadzenie przepisówdotyczących jawności wynagrodzeń bez wątpienia zwiększy liczbę rozmów owysokości pensji i pytań takich jak:

• „dlaczego zarabiam mniej niż inna osoba na tymsamym stanowisku co ja?”,

• „dlaczego zarabiam tyle, ile zarabiam i co mogęzrobić, żeby zarabiać więcej?”,

• „dlaczego moja podwyżka wynosi właśnie tyle?”.

Kto się musi przygotować na terozmowy? Z jednej strony dział HR, który odpowiada za tworzenie strukturywynagrodzeń, a z drugiej strony – menedżerowie, do których pracownicy będązwracać się ze swoimi pytaniami. Problem tkwi jednak w tym, że dotychczas wwielu firmach wynagrodzenia były tematem tabu i menedżerowie niekonieczniewiedzą, jak rozmawiać z pracownikami o zarobkach. Konieczne jest więcodpowiednie przygotowanie ze strony działu HR.

Jawność wynagrodzeń – jak się przygotować na nowe przepisy? Wskazówki dla działów HR

Zanim menedżer usiądzie z pracownikiem do rozmowy o wynagrodzeniu, potrzebuje argumentów, na których będzie mógł się oprzeć – a te powinien mu zapewnić dział HR. Wskazówki, co warto zrobić, znajdziesz poniżej:

1. Zbuduj siatkę płac opartą na obiektywnych kryteriach

Firma powinna dysponować gotową, spójną siatką płac na konkretnych stanowiskach opartą na obiektywnych, neutralnych kryteriach (poziom odpowiedzialności, doświadczenie, kompetencje), które decydują o wysokości wynagrodzenia. Powinna również mieć opracowane wytyczne, co pracownik może zrobić, żeby zwiększyć swoje szanse na podwyżkę (np. podniesienie kompetencji, wzięcie na siebie większej odpowiedzialności, osiągnięcie wyniku itp.).

Bez takiego opracowania żadna rozmowa z pracownikiem o wynagrodzeniu nie będzie wiarygodna, zwłaszcza w czasach jawności wynagrodzeń na poszczególnych stanowiskach.

2. Przygotuj menedżerów merytorycznie

Nie wystarczy, że wyślesz maila do menedżera, w którym wskażesz, jakie widełki płacowe obowiązują na danym stanowisku. Przełożeni muszą wiedzieć, skąd się biorą takie widełki (i jak się odnoszą do rynku), umieć wytłumaczyć, dlaczego dana osoba zarabia tyle, ile zarabia i mieć świadomość, jakie kryteria decydują o różnicach w zespole.

Co możesz więc zrobić? Przeprowadzić szkolenia dla menedżerów poświęcone tym kwestiom, które będą zawierać także praktyczne symulacje rozmów o wynagrodzeniu lub podwyżce.

Dobrym pomysłem może być również przygotowanie konkretnych odpowiedzi na pytania, które będą się najczęściej pojawiać (np. „dlaczego zarabiam mniej niż inne osoby na tym samym stanowisku", „co muszę zrobić, żeby zarabiać więcej" itp.) i z których menedżerowie będą mogli w razie potrzeby korzystać.

3. Zaprojektuj procedurę odpowiadania na wnioski o informację o zarobkach

Skoro pracownik będzie miał prawo zapytać o średnie wynagrodzenie za porównywalną pracę, to firma musi wiedzieć, jak odpowiadać na takie zapytania. Warto zbudować ten proces, zamiast wymyślać go za każdym razem od nowa.

Może się zdarzyć, że w jednym zespole menedżer będzie swobodnie rozmawiał  pensjach, podczas gdy w innym wciąż będzie to temat tabu. W takiej sytuacji niektórzy pracownicy mogą poczuć, że są traktowani niesprawiedliwie. Odgórne, jasne zasady dot. tego, co ujawniać i w jakiej formie mogą im zapobiec.

4. Zapewnij ciągłość feedbacku

Nie czekaj na coroczną rozmowę ewaluacyjną, ale regularnie omawiaj postępy pracownika względem ustalonych kryteriów płacowych i celów rozwojowych podczas spotkań 1:1. Takie podejście zapewni, że kwestie finansowe nie będą tematem poruszanym raz do roku albo dopiero wtedy, gdy pracownik będzie już myślał o odejściu.

W tym zadaniu pomoże Ci moduł Oceny okresowe w Pinya HR, w którym wyznaczysz cele, a następnie będziesz monitorować postęp względem wyznaczonych celów i porównywać wyniki wszystkich pracowników w jednym miejscu.

Rozmowa o wynagrodzeniach – najczęstsze błędy. Czego lepiej unikać?

Pierwsza rzecz, której należy unikać w rozmowach o wynagrodzeniach, to… unikanie tego typu rozmów. Zbywanie pytań pracownika, ciągłe przekładanie rozmowy na później, udawanie, że temat sam się rozejdzie, nie sprawią, że problem zniknie. Czego jeszcze lepiej nie robić?

• nie zasłaniaj się ogólnikami – argumenty typu „zawsze tak było” czy „budżet jest zamknięty” bez żadnego uzasadnienia merytorycznego brzmią jak wymówka, a nie jak decyzja oparta na ustalonych kryteriach,

• nie prowadź niespójnej narracji – gdy każdy pracownik usłyszy np. inny powód braku podwyżki, porówna te informacje z pozostałymi osobami i przestanie wierzyć, że w firmie istnieją zasady i kryteria wynagradzania,

• nie traktuj pytań o wynagrodzenia jak ataku – dyrektywa wprost zapewnia pracownikowi prawo, by je zadawać,

• nie ujawniaj wrażliwych danych – nawet jeśli pracownik pyta wprost „a ile zarabia Kasia?", odpowiedź powinna opierać się na widełkach i kryteriach, a nie na wskazywaniu czyjejś pensji,

• nie rób obietnic bez pokrycia – deklaracja „na pewno dostaniesz podwyżkę", która potem nie ma szans na realizację, to prosty sposób na utratę zaufania.

Jawność wynagrodzeń a rozmowy o wynagrodzeniu. Podsumowanie

Wprowadzenie jawności wynagrodzeń stanowi jedną z największych zmian ostatnich lat, więc nic dziwnego, że te przepisy budzą wiele niepewności zarówno po stronie działów HR, jak i menedżerów. Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje, które warto na ten temat zapamiętać:

• Dyrektywa 2023/970 o jawności wynagrodzeń ma ograniczyć lukę płacową między kobietami a mężczyznami, która w UE wynosi średnio ok. 11% na godzinę pracy.

• Dzięki nowym przepisom pracownicy zyskają m.in.dostęp do informacji o wynagrodzeniach osób wykonujących taką samą lub porównywalną pracę, co może zwiększyć liczbę rozmów o płacach.

• Zadaniem HR w dobie jawności wynagrodzeń jest uporządkowanie widełek płacowych, przygotowanie menedżerów do trudnych rozmów (np. przez szkolenia i symulacje) oraz wyznaczenie jednolitych procedur i zasad komunikacji dla całej organizacji.

• Menedżer musi znać i rozumieć siatkę płac, zanim usiądzie do rozmowy – bez tej wiedzy nie będzie w stanie wiarygodnie uzasadnić żadnej decyzji płacowej.

• Rozmowa o wynagrodzeniu musi opierać się na konkretnych, obiektywnych kryteriach – widełkach płacowych, zakresie obowiązków, wynikach pracy – a nie na ogólnikach typu „budżet nie pozwala" czy „zawsze tak było".

• Regularny feedback i oceny okresowe pomagają uniknąć sytuacji, w której decyzja płacowa jest dla pracownika zaskakująca.

• Czego unikać w rozmowie z pracownikiem o wynagrodzeniu? Zbywania pytań, niespójnej narracji między menedżerami, improwizacji bez znajomości widełek, traktowania pytań o pensję jak ataku, ujawniania cudzych zarobków i obietnic bez pokrycia.

‍