SOLEK: Przejrzysty system HR na różnych kontynentach

Radykalny rozwój społeczeństwa zawsze przynosi ze sobą zmiany. Dotyczy to również zasobów ludzkich i powiązanej agendy HR. To, do czego wcześniej wystarczyły arkusze kalkulacyjne Excel, nagle nie jest trwałe. Informacje nabierają tempa, a liczba pracowników rośnie. Kiedy liczba pracowników w firmie LEWORĘCZNY przekroczyły 300, postanowili zrobić duży krok naprzód i wyruszyli na ścieżkę digitalizacji swoich procesów HR.

SOLEK jest zorientowany na rynek zasobów odnawialnych z naciskiem na produkcję i dostawę energii fotowoltaicznej. Zrównoważone zasoby są dziś dużym problemem związanym ze wzrostem popytu na czystą energię i ekspansją firmy, która zrealizowała swój potencjał i obecnie działa w 11 krajach na całym świecie z elektrowniami o mocy ponad 295 MWp.

Oprogramowanie HR, które pasuje do wszystkich procesów

Główny wymóg dla nowego System HR brzmiało jasno - muszą mieć takie funkcje, które można dostosować do ich międzynarodowych potrzeb. Większość pracowników koncentruje się w Ameryce Łacińskiej w stanie Chile, natomiast część europejska jest zarządzana z siedziby głównej w Pradze. I chociaż SOLEK działa między kontynentami, ważne było dla nich posiadanie wszystkich danych w jednym miejscu, aby każdy, niezależnie od kraju, mógł łatwo uzyskać do nich dostęp.

Barbora Detary, SOLEK's People Experience Manager i inni współpracownicy szukali rozwiązania, które pomogłoby im zastąpić system frekwencji negatywnym zapisem frekwencji i takim, które nie rozwiązuje problemów związanych z płacami, ale można je powiązać z oprogramowaniem płacowym. Oczywiście istniało zapotrzebowanie na intuicyjność i mutacje językowe. Pinya HR okazała się najlepszym z 8 testowanych rozwiązań, a po dwóch miesiącach selekcji decyzja została podjęta.

Skąd Barbora się o nas dowiedziała?

„Dostałem skierowanie od byłego kolegi, który pracuje jako menedżer HR w małej firmie, w której wdrażano Twoje oprogramowanie HR. Poleciła cię, mimo że nie korzystali jeszcze w pełni z Pinya HR, ponieważ zrobiłeś na niej wrażenie w negocjacjach inicjalizacyjnych. Dodaliśmy więc Pinya HR do procesu selekcji i z perspektywy czasu uważam to za bardzo dobrą decyzję, ponieważ jej słowa zostały mi tylko potwierdzone. Byłem pod wielkim wrażeniem, że nic nie stanowiło dla Ciebie przeszkody i udało nam się dostosować oprogramowanie do naszych specyficznych procesów HR” - mówi Barbora.

Wdrożenie nowego systemu HR w ciągu miesiąca

Pinya HR nie była pierwsza Oprogramowanie personalnez którym Barbora Detáry miała zaszczyt w swoim życiu zawodowym. Dlatego była bardzo mile zaskoczona szybkością wdrożenia, która wraz ze szkoleniem trwała tylko 4 tygodnie.

To, co naprawdę muszę podkreślić, to szybkość twoich reakcji. Reagowałeś praktycznie z dnia na dzień, dałeś nam podejścia testowe i od razu kierownik produktu Dita Salajková rozpoczęła z nami współpracę. Rozpoczęliśmy szkolenie, które odbyliśmy co tydzień i w ciągu miesiąca zostało zrobione” - wspomina Barbora o procesie wprowadzania.

Chociaż ponad połowa pracowników pochodzi z Ameryki Łacińskiej, szkolenie zostało przeprowadzone tylko w języku czeskim, a Barbora bezpośrednio przekazywała niezbędne informacje do działu HR w Chile. Po zakończeniu szkolenia i masowym imporcie danych pracowniczych do wszystkich 320 pracowników wysłano dane dostępowe, dzięki czemu mogli oni od razu przeglądać swoje dane, poprosić o urlop lub potwierdzić odbiór aktywów jednym kliknięciem.

Dodatkowo, do Pinya HR pracownicy z Chile mogą oglądać w swoim ojczystym języku, ponieważ dzięki SOLEK rozszerzyliśmy listę mutacji językowych o hiszpański.

Jeden system dla wszystkich

„Może to banał, ale najbardziej mi pomaga to, że mam wszystkie dane w jednym miejscu i mogę sporządzić na ten temat wszelkie raporty” - odpowiada Barbora Detáry na pytanie, co sprawia, że Pinya HR ułatwia jej pracę. Nie ma się czym zastanawiać. Dzięki liście pracowników można łatwo określić, do jakich grup pracowników raport powinien odnosić się i jakie dane powinien wyświetlać.

„To wspaniałe, że z innymi kolegami z działu HR, czy to z Pragi, czy Chile, możemy spojrzeć na pracowników z Europy i Ameryki Łacińskiej oddzielnie lub razem. Zawsze możemy dostosować go do danych, których obecnie potrzebujemy”.

Jedną z wielkich zalet nabycia Pinya HR było to, że mogli pozbyć się klasycznych boogerów frekwencji w SOLEK. Wyrafinowany moduł do wniosków i zatwierdzania nieobecności zadowolił nie tylko pracowników HR, ale także innych pracowników, którzy nie musieli się logować i wylogować przy przyjeździe lub wychodzeniu z pracy. Wystarczy, że zażądają urlopu lub innej nieobecności za pośrednictwem Pinya HR. A dzięki aplikacji mobilnej mogą to zrobić w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca.

Oprogramowanie HR Przyniosło to również SOLEK większą przejrzystość. Chociaż mają korporacyjny intranet, pracownicy nie odwiedzają go aktywnie. A ponieważ chcą, aby pracownicy byli na bieżąco, poszli w drugą stronę i postanowili skorzystać z modułu Wiadomości w Pinya HR. Dzięki powiadomieniom pracownicy dowiadują się o nowościach zaraz po ich opublikowaniu i napotykają je za każdym razem, gdy logują się na swoje konto. W ten sposób wiadomości mogą być kierowane według różnych kryteriów, takich jak kraj, dział lub stanowisko pracy.

Wyrafinowany moduł do wniosków i zatwierdzania nieobecności zadowolił nie tylko pracowników HR, ale także innych pracowników, którzy nie musieli się logować i wylogować przy przyjeździe lub wychodzeniu z pracy.

Od 3 godzin do 10 minut

Obszarów, które obejmuje Pinya HR, jest wiele, dlatego wybierają to LEWORĘCZNYu stopniowo. Oprócz rejestracji samych danych pracowniczych zaczęli korzystać z możliwości generowania umów już na samym początku, zakładając wdrażanie i ewidencji własności.

„Ewidencja nieruchomości zaoszczędziła nam dużo czasu. Wcześniej panował chaos, niektórymi zasobami zarządzali koledzy z IT, niektórzy z zaplecza. Teraz mamy to wszystko w jednym miejscu i w końcu możemy z całą pewnością stwierdzić, kto przejął jaką własność. Nadaje się to również do audytu, który nie może nas już nieprzyjemnie zaskoczyć. ”

Ale sama Barbora jest najbardziej zadowolona z możliwości tworzenia raportów w prosty sposób i za pomocą kilku kliknięć. To było jej życzenie przy wyborze Oprogramowanie HR. Dzięki Pinya HR to się spełniło. Nie tylko ona, ale wszyscy współpracownicy HR korzystają z zalet łatwego raportowania.

„Jeśli menedżer HR potrzebuje ode mnie raportu, na przykład z liczbą spotkań rocznie, przygotuję go dla niej w 10 minut. Wcześniej zajęłoby mi to około 3 godzin. Więc oszczędność czasu jest świetna” - mówi Barbora entuzjastycznie.

Ponieważ rozwój nowych funkcji Pinya HR nie kończy się, zespół HR stopniowo przechodzi przez wszystkie te, z których chcą korzystać. Należą do nich na przykład badania lekarskie, listy kontrolne lub skonfiguruj niestandardowe powiadomienia, aby przypominać im o zakończeniu okresu próbnego. Aby dostroić automatyzację i digitalizację procesów HR firmy SOLEK do perfekcji, pracujemy nad połączeniem Pinya HR z innymi systemami za pośrednictwem interfejsów API. Zapobiegnie to wprowadzaniu duplikatów danych i pomoże firmie jeszcze ułatwić pracę i zaoszczędzić czas.