Czy można być za małym na system HR?

Brak systemu HR – jakie koszty generuje w małej firmie?

Wiele firm błędnie myśli, że są za małe na system HR i z tego powodu nie uwzględnia kosztu jego zakupu czy subskrypcji w budżecie – zamiast realnie policzyć, ile faktycznie kosztuje jego brak. A brak systemu HR oznacza takie rozproszone i trudne do zauważenia koszty jak:

• czas właściciela lub menadżera

Gdy nie ma systemu HR, to najczęściej osoba odpowiedzialna za zespół ręcznie liczy urlopy, pilnuje badań lekarskich i szkoleń BHP, odpowiada na powtarzające się pytania pracowników oraz szuka dokumentów na mailach, w plikach w chmurze czy segregatorach. Wszystkie te działania pochłaniają czas – a im więcej pracowników, tym więcej czasu zajmują.

• błędy wynikające z rozproszonych danych

Im więcej plików, arkuszy, dokumentów w Wordzie i Excelu czy ręcznych notatek, tym większe ryzyko pomyłek: nieaktualnego limitu urlopowego, przeoczonego terminu badań, duplikowania danych albo podejmowania decyzji na podstawie niepełnych informacji.

• nieuporządkowane procesy

Niepotwierdzone wnioski urlopowe, chaos w dokumentach pracowniczych, wszechobecna „exceloza” czy prowadzenie procesów rekrutacyjnych i onboardingowych za każdym razem zupełnie od zera to codzienność małych firm, a nie dużych, poukładanych korporacji.

• trudności w skalowaniu zespołu

Przy kilku osobach możesz mieć „wszystko w głowie”, ale przy kilkunastu lub kilkudziesięciu pracownikach każdy nowy etat dokłada kolejne dokumenty do przygotowania, wnioski do odsłużenia czy terminy do pilnowania.

Na co przekładają się te „koszty”? Zamiast skupiać się na rozwoju firmy, coraz więcej Twojego cennego czasu zajmuje praca administracyjna i nieustanne gaszenie pożarów.

Wielkość zespołu a system HR – kiedy to ma sens?

Nie ma żadnych wątpliwości co do tego, że firma duża (powyżej 250 osób) potrzebuje rozbudowanego systemu HR – przy takiej liczbie pracowników automatyzacja procesów jest niezbędna do sprawnego funkcjonowania obłożonego obowiązkami działu HR. A co z mniejszymi zespołami?

• zespół mikro (od 1 do 9 osób)

W zespołach zatrudniających mniej niż 10 osób procesy HR mogą być sprawnie prowadzone przy pomocy kilku plików Excel, prostego folderu z dokumentami i dobrej komunikacji w zespole. Oczywiście można wdrożyć system HR i zautomatyzować procesy – ale niekiedy może być to niepotrzebny wydatek (szczególnie jeśli firma nie rekrutuje regularnie, nie ma wielu typów umów i nie planuje szybkiego wzrostu zatrudnienia).

• zespół mały (od 10 do 49 osób)

Gdy w firmie pojawia się więcej niż 10 osób, ręczne zarządzanie HR-em zaczyna zabierać coraz więcej czasu i generować ryzyko błędów. Pojawia się więcej urlopów do zatwierdzania, terminów badań i szkoleń do pilnowania, dokumentów do przygotowania, a także indywidualnych sytuacji pracowników, którymi trzeba zarządzać. W takim zespole prosty system HR może szybko się zwrócić, bo odciąża właściciela, menadżera lub dział HR (który zwykle zatrudnia zaledwie 2–3 osoby).

• zespół średni (od 50 do 249 osób)

Na tym etapie system HR przestaje być wygodnym dodatkiem, a staje się warunkiem, by firma sprawnie działała. Bez centralnego miejsca na dane pracownicze, szybkiego obiegu wniosków, przypomnień o terminach i ustandaryzowanych procesów onboardingowych, rekrutacyjnych oraz innych trudno zachować kontrolę nad codzienną administracją oraz zapewnić pracownikom spójne doświadczenie.

To również moment, w którym firmy zaczynają potrzebować bardziej zaawansowanych modułów (np. oceny okresowe, planowanie ścieżek rozwoju czy e-learning) – funkcji, które w firmie 15-osobowej byłyby zbędne, a w 100-osobowej są koniecznością.

Jak rozpoznać, że Twoja firma „dorosła” do systemu HR?

Sama ilość pracowników w firmie nie przekonuje Cię do tego, że potrzebujesz systemu HR? W takim razie przeanalizuj codzienne funkcjonowanie zespołu i sprawdź, czy nie zauważasz czasem u siebie takich sytuacji jak:

• marnowanie czasu na powtarzalne procesy

Menadżer lub właściciel firmy spędza długie godziny na ręcznym uzupełnianiu urlopów, przygotowaniu umów, aktualizacji arkuszy, wysyłaniu przypomnień i odpowiadaniu na te same pytania: ile urlopu zostało, gdzie jest konkretny dokument, kiedy kończy się umowa albo kto zatwierdza dany wniosek.

• chaos w dokumentacji pracowniczej

Umowy, aneksy, zaświadczenia i inne dokumenty pracownicze są rozproszone w mailach, na dyskach lokalnych i w segregatorach, co utrudnia szybki dostęp do informacji. W praktyce oznacza to, że prosta sprawa potrafi zająć kilkanaście minut, bo najpierw trzeba ustalić, gdzie znajduje się właściwa wersja dokumentu.

• brak procedur postępowania

Jeśli w firmie nie ma jasno określonych zasad prowadzenia rekrutacji, onboardingu czy obiegu informacji pracowniczych, każdorazowo proces wygląda inaczej — w zależności od tego, kto akurat się nim zajmuje. W praktyce łatwo o chaos, pominięcie ważnych kroków, marnowanie czasu na ponowne zastanawianie się nad tym, jak przeprowadzić dany proces i błędy (np. niedopilnowanie kolejnego etapu rekrutacji).

• ryzyko niedopełnienia obowiązków prawnych

Pojawiają się problemy z pilnowaniem ważnych terminów pracowniczych, takich jak wygasające umowy o pracę, badania medycyny pracy czy obowiązkowe szkolenia stanowiskowe.

• złe doświadczenia pracowników

Gdy onboarding nowych pracowników różni się w zależności od tego, kto go prowadzi, a pracownicy nie dostają wszystkich niezbędnych informacji na starcie (z uwagi na nieuporządkowane procesy), traci na tym nie tylko efektywność, ale i doświadczenie pracownika już od pierwszego dnia. W konsekwencji może zwiększać się rotacja na stanowiskach.

Z raportu eRecruiter „Onboarding pracowniczy w Polsce” wynika, że dla aż 82% pracowników źle przeprowadzone wdrożenie może być bezpośrednim bodźcem do decyzji o szybkim odejściu z nowej firmy. Tym samym uporządkowany HR nie jest wyłącznie kwestią administracji, ale także realnym elementem budowania stabilnego zespołu.

Mała i średnia firma – jak Pinya HR może pomóc?

Dobry system HR dla małej i średniej firmy nie powinien komplikować codziennej pracy, tylko rozwiązywać konkretne problemy: odciążać osoby odpowiedzialne za zespół, porządkować dane, ograniczać ryzyko błędów i pomagać w utrzymaniu spójnych procesów. Dlatego przy wyborze narzędzia warto patrzeć nie na liczbę dostępnych funkcji, ale przede wszystkim na to, czy system realnie wspiera te obszary, które dziś zajmują najwięcej czasu.

Właśnie w tym pomaga Pinya HR – system all-in-one, który zbiera najważniejsze procesy HR w jednym miejscu i może Ci pomóc w takich obszarach jak m.in.:

• urlopy – pracownik kontroluje samodzielnie swoje saldo dni wolnych i w prosty sposób składa wniosek o urlop, a Ty łatwo akceptujesz wolne i śledzisz urlopy wszystkich członków zespołu w kalendarzu w systemie,

• kartoteka pracownicza – wszystkie informacje o pracownikach przechowywane są w jednym miejscu w systemie, bez konieczności szukania dokumentów w szufladach, w segregatorach lub na mailach,

• rekrutacja – cały proces (od stworzenia ogłoszenia, przez selekcję kandydatów, aż po decyzję) odbywa się w Pinya HR,

• onboarding – w Pinya HR możesz uporządkować proces wdrożenia w nowe obowiązki przy pomocy kwestionariuszy online, check-list wdrożenia oraz strony powitalnej ze wszystkimi najważniejszymi informacjami,

• raportowanie – w systemie generujesz raporty, które przedstawiają Ci dane potrzebne przy planowaniu zatrudnienia, kontroli odejść i rotacji czy zbadania struktury firmy.

Czy można być za małym na system HR? Podsumowanie

Przekonanie, że systemy HR są przeznaczone wyłącznie dla dużych firm to mit, który potrafi skutecznie zahamować rozwój mniejszych podmiotów. Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje, które warto zapamiętać na ten temat:

• Wielkość firmy nie powinna być kryterium decydującym o tym, czy warto wdrożyć system HR – liczy się raczej to, ile czasu pochłania oraz ile błędów i chaosu generuje obecny sposób zarządzania procesami HR.

• Brak systemu HR w małych i średnich firmach zwiększa ryzyko pomyłek, rozproszonych danych, niedopilnowanych terminów i niespójnego doświadczenia pracowników.

• Mikrofirma może się obyć bez systemu HR – zwłaszcza jeśli ma stabilny, kilkuosobowy zespół i nie planuje zwiększać zatrudnienia.

• Mała firma bardzo szybko zaczyna odczuwać koszt ręcznego prowadzenia procesów HRowych (np. gdy rośnie liczba urlopów, dokumentów, procesów rekrutacyjnych, wdrożeń i terminów do pilnowania).

• Sygnałem do wdrożenia systemu HR jest powtarzający się chaos – np. ręczne liczenie urlopów, szukanie dokumentów, brak jednolitego sposobu prowadzenia rekrutacji i onboardingu albo ciągłe odpowiadanie na te same pytania pracowników.

• Dobry system HR powinien rozwiązywać konkretne problemy – porządkować dane, automatyzować powtarzalne zadania, ułatwiać obieg wniosków i pomagać w prowadzeniu procesów zgodnie z określonym schematem postępowania.

• Wdrożenie systemu HR warto rozważyć, jeszcze zanim firma zacznie „gasić pożary” – im wcześniej uporządkujesz procesy HR, tym łatwiej będzie skalować zespół bez chaosu organizacyjnego.