.jpg)
Wybór systemu HR – jak to zrobić krok po kroku?
Na rynku dostępnych jest szereg systemów HR: od prostych narzędzi (w tym jednofunkcyjnych, np. tylko planowanie nieobecności) po rozbudowane rozwiązania dla największych korporacji. By nie utonąć w gąszczu ofert i wybrać rozwiązanie dopasowane do indywidualnych potrzeb, warto metodycznie podejść do procesu podejmowania decyzji. Poniżej podpowiadamy, jak wybrać system HR krok po kroku.
1. Określ swoje potrzeby
Zanim usiądziesz do researchu dostawców systemów HR, zrób wewnętrzny audyt. Zastanów się, co konkretnie w codziennym zarządzaniu zespołem zajmuje najwięcej czasu, najczęściej prowadzi do błędów, sprawia najwięcej trudności. Ręczne liczenie urlopów? Chaos w dokumentacji pracowniczej? Brak ustalonych procedur rekrutacji czy onboardingu? Brak kontroli nad terminami badań lekarskich i szkoleń BHP?
Spisanie tych obszarów pozwoli Ci uniknąć sytuacji, w której kupujesz rozbudowany system pełen funkcji, z których i tak nigdy nie skorzystasz.
2. Wypisz funkcje niezbędne i opcjonalne
Na podstawie problemów zdiagnozowanych w poprzednim kroku przygotuj listę funkcji, bez których system HR nie będzie miał dla Ciebie sensu (np. moduł urlopowy, kartoteka pracownicza, obieg dokumentów) oraz tych, które nie są niezbędne na start (np. zaawansowane raportowanie, e-learning czy ścieżki rozwoju). Porównuj dostępne na rynku opcje, mając potrzebne Ci funkcje z tyłu głowy. System nie spełnia wszystkich wymaganych przez Ciebie funkcji, ale wciąż wydaje Ci się atrakcyjny? Sprawdź, czy brakujące funkcjonalności można uzupełnić dzięki integracji z innymi narzędziami. Zweryfikuj również, jak przebiega migracja danych do systemu i czy w razie potrzeby można je łatwo wyeksportować.
Platforma HR typu all-in-one może łączyć w jednym miejscu wiele najważniejszych procesów związanych z cyklem życia pracownika – od rekrutacji i onboardingu, przez obsługę nieobecności, szkoleń, badań lekarskich i mienia, aż po oceny pracownicze, offboarding i raportowanie.
3. Przeanalizuj koszty
Systemy HR najczęściej są rozliczane w modelu abonamentowym, co oznacza, że płacisz miesięczną subskrypcję zależną od liczby aktywnych pracowników w systemie. To elastyczne rozwiązanie, ponieważ koszt rośnie lub maleje wraz z wielkością zespołu.
Przy analizowaniu ofert dokładnie sprawdź, czy w oferowanym abonamencie masz wszystkie funkcje (np. rekrutacja, onboarding, e-learning, raportowanie), których potrzebujesz. W taki sposób uchronisz się przed sytuacją, że skusiła Cię atrakcyjna i niska cena, a po czasie się okazało, że za wiele funkcji musisz dodatkowo dopłacić – i końcowy koszt jest zdecydowanie wyższy niż sugeruje cennik na stronie głównej. Uważaj również na dodatkowe opłaty na start (np. za wdrożenie, konfigurację początkową czy support techniczny) oraz podczas korzystania z systemu (np. za aktualizacje systemu, rozszerzanie funkcji itp.), które mogą się pojawić u części dostawców.
Co więc trzeba koniecznie zrobić? Porównać całkowity koszt posiadania systemu, zadając dostawcy dodatkowe pytania w razie wątpliwości.
4. Sprawdź bezpieczeństwo danych
Wybierając system HR, nie możesz pominąć kwestii, jaką jest bezpieczeństwo. Systemy HR stanowią bazy pełne wrażliwych danych (dane osobowe, adresy, wynagrodzenia itp.), dlatego musisz mieć 100% pewności, że oprogramowanie spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa. Jeśli na Twoje pytania o to, jak dostawca dba o bezpieczeństwo danych, słyszysz wymijające odpowiedzi – to poważny red flag.
Dostawca powinien jasno opisać, jak w systemie wygląda m.in.:
• zarządzanie rolami i uprawnieniami,
• tworzenie i przechowywanie kopii zapasowych,
• szyfrowanie danych,
• reagowanie na incydenty związane z bezpieczeństwem danych,
• przechowywanie danych (czy zostają w Unii Europejskiej),
• zasady usuwania i odzyskiwania danych.
Istotne jest również to, czy dostawca zapewnia zgodność z RODO i czy posiada certyfikaty bezpieczeństwa (np. ISO 27001).
5. Zweryfikuj opcje wsparcia
Zapytaj dostawcę o to, jak przebiega proces wdrożenia – czy firma pomaga z konfigurowaniem rozwiązania oraz czy zapewnia szkolenie z obsługi systemu. Upewnij się również, czy możesz liczyć na wsparcie nie tylko w trakcie wdrożenia systemu, ale także po – najważniejsze pytania często pojawiają się dopiero w trakcie codziennego korzystania z systemu. Gdy wówczas kontakt się urywa (np. zamiast szybkiego kontaktu z konsultantem musisz długo czekać na odpowiedź po wysłaniu formularza kontaktowego), zostajesz sam ze swoimi problemami.
6. Skorzystaj z darmowej wersji próbnej
Czujesz, że udało Ci się znaleźć odpowiedni system HR właśnie dla Twojej firmy? Poproś o dostęp testowy do rozwiązania, by sprawdzić, jak w praktyce wygląda korzystanie z niego. W taki sposób najlepiej ocenisz, czy na pewno odpowiada zdiagnozowanym potrzebom i przekonasz się, czy w rzeczywistości jest łatwy w obsłudze. W trakcie testów sprawdź również, czy system można dostosować do procesów firmy i czy będzie odpowiedni także po zwiększeniu liczby pracowników lub rozbudowie organizacji.
Nie rób tego jednak samodzielnie! Do testów warto zaprosić nie tylko dział HR, lecz także menedżerów i wybranych pracowników. Rozwiązanie ma być intuicyjne i przyjazne dla każdej osoby w firmie, by chętnie z niego korzystała. Udostępnienie go do testów przed wdrożeniem pozwala poznać opinie i łatwiej przeprowadzić zmianę.
Jeśli firma nie oferuje darmowego okresu próbnego, przemyśl jeszcze raz swoją decyzję. Wybieranie systemu HR w ciemno to jak zakup mieszkania bez oglądania czy samochodu bez jazdy próbnej.
System HR – co jeszcze wziąć pod uwagę przy wyborze?
Powyższe sześć kroków to fundament dobrej decyzji, ale istnieje jeszcze kilka mniejszych kwestii, które warto sprawdzić przed podpisaniem umowy:
• warunki umowy (w tym długość i zasady rezygnacji, zwłaszcza przy braku okresu próbnego)
Przed podpisaniem umowy sprawdź, na jak długo ją podpisujesz i jakie są warunki rezygnacji. Niektóre firmy wymagają podpisania umowy na rok (bez możliwości wypowiedzenia lub np. z 1–2 miesięcznym okresem wypowiedzenia). Inni dostawcy oferują model miesięcznej subskrypcji z możliwością rezygnacji po zakończeniu opłaconego okresu. Oceń, czy okres zobowiązania, zasady przedłużenia i wypowiedzenia odpowiadają potrzebom Twojej firmy.
Zwróć również uwagę na to, co dzieje się z danymi po jej rozwiązaniu. Do kiedy możesz wyeksportować dane z systemu? Jak długo system HR przechowuje dane? Po jakim czasie dane zostaną całkowicie usunięte z systemu? Umowa powinna dokładnie określać te kwestie.
• dostępność aplikacji mobilnej
Coraz więcej codziennych spraw HR-owych pracownicy chcą załatwiać z telefonu – by nie musieć logować się zawsze do systemu na komputerze. Sprawdź więc, czy dostawca oferuje dedykowaną aplikację mobilną i jakie funkcje udostępnia z poziomu telefonu.
• opinie użytkowników
Referencje czy case studies umieszczone na stronie dostawcy systemu HR mogą Ci wiele powiedzieć o samym rozwiązaniu, podejściu firmy czy efektach. Warto jednak sprawdzić również opinie, które nie znajdują się na stronie dostawcy, ale np. na HR-owych grupach czy portalach internetowych.
Jak wybrać system HR? Podsumowanie
Na pewno chcesz wybrać system HR, który będzie Ci służył przez lata, a nie taki, z którego zrezygnujesz po kilku miesiącach stosowania. Dlatego zamiast kierować się najniższą ceną, przejdź przez uporządkowany proces oceny zarówno swoich potrzeb, jak i dostępnych na rynku rozwiązań. Najważniejsze informacje na temat tego, jak wybrać system HR odpowiedni dla Twojej firmy, znajdziesz poniżej:
• Zacznij od diagnozy własnych potrzeb – zanim zaczniesz porównywać oferty, sprawdź, które procesy HR generują w Twojej firmie najwięcej problemów i strat czasu.
• Przygotuj listę niezbędnych i opcjonalnych funkcji, uwzględniając nie tylko obecne potrzeby, ale też plany rozwoju firmy.
• Dokładnie przeanalizuj koszty – upewnij się, że cena obejmuje wszystkie potrzebne funkcje i że nie występują dodatkowe lub ukryte koszty.
• Zweryfikuj bezpieczeństwo danych – czy dostawca posiada certyfikaty bezpieczeństwa, jak chroni dane pracowników przed wyciekiem oraz jak wygląda zarządzanie dostępami.
• Upewnij się, że otrzymasz wsparcie ze strony dostawcy – zarówno na etapie wdrożenia, jak i podczas codziennego użytkowania systemu.
• Zanim podpiszesz umowę, przetestuj system w praktyce w ramach bezpłatnego okresu próbnego – zapewnij tę możliwość nie tylko działowi HR, ale również menedżerom i wybranym pracownikom.
• Wybierając system HR, zwróć uwagę na dodatkowe szczegóły, takie jak warunki umowy (długość, zasady rezygnacji, przechowywanie danych po wypowiedzeniu umowy), dostępność aplikacji mobilnej czy niezależne opinie użytkowników.
