Obecnie coraz częściej wraz z zatrudnieniem nowego pracownika dział HR nie zajmuje się już wyłącznie dokumentacją umowną i warunkami wynagrodzenia. Coraz większą rolę odgrywa również przekazanie firmowego wyposażenia. Dziś standardem jest, że na nową osobę czeka służbowy laptop, telefon, czasem także uniform, samochód firmowy, klucze do biura, karta dostępu i inne narzędzia niezbędne do pracy. Tych elementów bywa naprawdę sporo. I właśnie dlatego nawet doświadczony specjalista HR może coś przeoczyć. Zobaczmy to na przykładzie z praktyki:
Pracownik odszedł z firmy XY jeszcze w okresie próbnym. Niestety razem ze służbowym telefonem. Firma nie była zadowolona ze współpracy z pracownikiem XYX, dlatego zdecydowano o zakończeniu stosunku pracy jeszcze w trakcie okresu próbnego. Cały proces przebiegał zgodnie ze standardową procedurą. Problem pojawił się jednak przy przekazaniu sprzętu. Pracownik zwracał wiele rzeczy jednocześnie: firmowy laptop, kartę dostępu, klucze, identyfikator pracowniczy, samochód służbowy wraz z kluczykami i inne wyposażenie. W natłoku obowiązków, dokumentów i formalności nikt nie zauważył, że nie został zwrócony telefon służbowy. Nikt nie poinformował go przy wyjściu, że również ten sprzęt powinien oddać. Pracownik uznał więc, że może go zatrzymać. I tak pojawił się problem.
Czy można było uniknąć takiej sytuacji? Tak. Nie tylko dzięki większej czujności osoby odpowiedzialnej za proces, ale także dzięki modułowi Ewidencja mienia i sprzętu służbowego, dostępnemu w naszym systemie HR Pinya.
System pomaga Ci zachować pełną kontrolę nad majątkiem powierzonym pracownikom.
1. Kiedy pracownik rozpoczyna pracę, rejestrujesz wszystkie aktywa powierzone przychodzącemu pracownikowi.
2. W chwili zakończenia współpracy od razu widzisz, co dokładnie powinno zostać zwrócone. Możesz też sprawdzić, czy pracownik potwierdził zwrot swoim podpisem online.
Wdrożenie nowego pracownika bardzo często obejmuje również przekazanie mu mienia firmowego. Warto jednak pamiętać, że powierzenie mienia może nastąpić nie tylko na początku zatrudnienia, ale w dowolnym momencie pracy w organizacji.
Niezależnie od tego, czy chodzi o służbowy laptop, samochód, telefon czy nawet uniform firmowy, pracownik powinien potwierdzić odbiór majątku podpisaniem odpowiedniego protokołu przekazania. Dokument ten może zostać przygotowany ręcznie albo wygenerowany automatycznie przez system.
W Pinya HR możesz automatycznie wygenerować protokół przekazania dla konkretnego pracownika za pomocą funkcji Generowanie dokumentów. To praktyczne rozwiązanie, które usprawnia procesy HR, ogranicza ryzyko błędów i zwiększa przejrzystość całej administracji. To, jak działają te moduły i funkcje w praktyce, możesz sprawdzić samodzielnie w wersji demo systemu Pinya HR - bez zobowiązań i bezpłatnie przez 14 dni.
