Dla wielu działów HR praca w domu jest wielką nowością, ale istnieje wiele międzynarodowych firm, które od dawna chodzą trasą pracy zdalnej i ten system działa dla nich. Na przykład firmy takie jak WordPress, wiodąca na świecie platforma do tworzenia stron internetowych, Google czy Buffer, firma tworząca aplikacje społecznościowe, pracują głównie zdalnie i mają swoich pracowników rozproszonych po całym świecie. Niemniej jednak ich dział HR wykazuje wysoką wydajność, a pracownicy są zadowoleni w dłuższej perspektywie.
Dla wszystkich Menedżerowie HR, którzy teraz pracują z domu, przygotowaliśmy kilka wskazówek, które wykorzystują powyższe firmy i pozwalają im jakościowo wykonywać HR, nawet jeśli specjaliści HR nie widzą się fizycznie z pracownikami.
Zwróć uwagę na kulturę firmy
Po pierwsze, tradycyjne mity na temat kultury korporacyjnej muszą zostać obalone. W tradycyjnych warunkach często jest ignorowany, ponieważ oczekuje się, że będzie się formował i formował organicznie. Problem pojawia się jednak, jeśli ogólny klimat w biurze nie jest zdrowy. W takim przypadku, jeśli pozwolimy, aby kultura korporacyjna była tworzona automatycznie, będzie ona polegać na strachu lub lenistwie, a HR i kierownictwu wyższego szczebla bardzo trudno będzie zmienić otoczenie kultury korporacyjnej.
Przeciwnym mitem jest natomiast pogląd, że luźna kultura korporacyjna to sztuczka, która rozwiązuje wszystkie problemy pracowników. Niektóre działy HR uważają, że wystarczy kupić stół bilardowy lub stworzyć kącik gier wideo, a satysfakcja pracowników jest gwarantowana.
W rzeczywistości kultura korporacyjna składa się z dwóch głównych elementów: szacunku i zaufania. Niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze, czy pracujesz zdalnie. Ale jak zbudować te wartości, jeśli dział HR i większość pracowników pracuje w domowym biurze?
Ustal oczekiwania i standardy komunikacji
Standardy komunikacji są ustalane przez większość firm, ale zbyt często jest to kwestia jednostronna. Firma wyznacza oczekiwania i standardy pracy w domu, w tym ile pracy oczekuje się od pracowników i kiedy. Jednak pracownik często nie wie, czego oczekiwać od kierownictwa, ale od innych członków zespołu. Przypisuje mu zadania, ale nie zna już zadań innych członków zespołu i często nawet nie wie, dlaczego tak naprawdę wykonuje określone zadanie.
Komunikacja, zarówno osobista, jak i zdalna, jest zawsze drogą dwukierunkową. Przede wszystkim pracownicy muszą wiedzieć, co następuje:
- Jakie zadania są obsługiwane przez poszczególnych członków zespołu.
- Jakie zadania są rozwiązywane przez przełożonego i ewentualnie inne zespoły w firmie.
- Kto odpowie konkretnie na swoją część zadań.
- Do kogo mogą się zwrócić, jeśli potrzebują porady lub konsultacji.
- Czy koledzy online są gotowi odpowiedzieć na pytania, czy też są zajęci.
W biurze podczas osobistego kontaktu łatwo jest uzyskać niezbędne informacje lub dowiedzieć się, kiedy kolega ma czas, podczas pracy zdalnej musimy wcześniej przekazać wszystkie powyższe informacje w formie pisemnej.
Korzystanie z narzędzi komunikacji zdalnej
Poczta e-mail
Użyj poczty e-mail do bardziej złożonej komunikacji, którą chcesz nagrać i nie jest to niezwykle pilna sprawa. Platforma Office 365 jest najczęściej wykorzystywana do komunikacji e-mailowej podczas pracy zdalnej w czeskim środowisku biznesowym.
Czaty i wideokonferencje
Użyj narzędzi czatu do natychmiastowej komunikacji. W przypadku dyskusji wieloosobowych, zazwyczaj spotkań sekcji lub departamentów, użyj rozmów wideo. Ich zaletą jest przede wszystkim możliwość fizycznego oglądania i monitorowania ich niewerbalnej komunikacji niewerbalnej, która jest niewidoczna dla czatu. W ten sposób rozmowy wideo zmniejszają ryzyko nieporozumień.
Najpopularniejszymi narzędziami używanymi w tym obszarze są:
- Microsoft Teams, który jest zawarty w pakiecie Office 365.
- Google Hangouts
- Facebook Workplace, który wdrożył narzędzia takie jak Facebook Messenger lub WhatsApp.
- Slack, wyłącznie narzędzie do czatu.
- Zoom, narzędzie tylko do wideokonferencji, jego zaletą jest możliwość integracji z Microsoft Teams.
W czasie ogłoszonego kryzysu koronawirusowego wszystkie powyższe pratformy oferują możliwość bezpłatnego korzystania z podstawowych funkcji.
Udostępnianie dokumentów
Możliwość udostępniania dokumentów online jest bardzo ważna, najlepiej z możliwością współpracy nad jednym dokumentem. Praca w domu jest łatwiejsza i bardziej elastyczna podczas korzystania z udostępnionych dokumentów. Tutaj ponownie możesz skorzystać z różnych rozwiązań:
- Office 365 z OneDrive i SharePoint: najwygodniejsza platforma do udostępniania dokumentów, ale także aktualizacji i informacji wewnętrznych.
- Google G Suite: platforma łącząca główne narzędzia Google, takie jak Dysk Google, Dokumenty Google i Google Hangout.
Udostępnianie kalendarzy
Jeden centralny wspólny kalendarz, w którym każdy może zobaczyć, co robią poszczególni pracownicy i może łatwo planować spotkania, czaty i gry wideo, jest podstawą udanej współpracy zdalnej. Udostępnione kalendarze mogą być używane przez większość zdalnych platform komunikacyjnych.
Reguluj komunikację, ale tylko ogólnie
Oczywiście komunikacja za pomocą platform zdalnych musi być regulowana, ale tylko ogólnie. Podstawowe zasady powinny wyglądać następująco:
- Pracownicy powinni rozmawiać indywidualnie w dwóch lub w małych zespołach, nie twórz dużych czatów, w których każdy może napisać cokolwiek, a komunikacja jest tak zagracona.
- Poproś kolegów, aby zawsze informowali o swoim statusie, tj. czy są online, offline, zajęci, na spotkaniu itp.
- Określ godziny pracy, w których współpracownicy pracujący w domowym biurze powinni mieć dochód i nie zapomnij ustawić przerw, w tym przerw na lunch.
Unikaj śledzenia czatów, indywidualna komunikacja powinna pozostać prywatną sprawą osób rozmawiających. Zapewnij użytkowników, że czaty są prywatne i nie zabraniają używania GIF-ów, emotikonów, żartów, filmów, memów w czatach.
Skorzystaj z e-learningu
Jeśli Twoja firma nie korzysta jeszcze z e-learningu, nadszedł czas, aby to zmienić. Do pracy w domu e-learning jest idealnym narzędziem. Biuro domowe oferuje więcej czasu na działania kreatywne lub projektowe. Pracownicy mają czas, aby szczegółowo opisać jedną kwestię, a e-learning może być dla nich dobrą okazją do zdobycia nowych informacji i poszerzenia wiedzy w tej dziedzinie.
Przygotuj ciekawe kursy e-learningowe dla pracowników w swojej dziedzinie. Jeśli Twój dział HR organizuje kursy językowe, kursy umiejętności miękkich lub regularne kursy zawodowe, przygotuj materiały do nauki dla pracowników i stwórz testy, aby sprawdzić ich wiedzę.
Automatyzacja procesów HR
Dział personalny wykonuje różnorodne zadania administracyjne, które można zautomatyzować za pomocą rozwiązania programowego, a tym samym zrealizować nawet w sytuacji, gdy menedżerowie HR i specjaliści pracują z domu.
W przypadku pracy zdalnej zalecamy automatyzację głównie następujących czynności:
- Zapisy informacji o pracownikach: dzięki oprogramowaniu personalnemu, dostępnemu online, będziesz mieć przy sobie również pełną dokumentację pracowniczą w swoim biurze domowym, w tym ewidencję przeniesionych aktywów, wdrożone szkolenia, dokumenty prawne pracy i pełne dane kontaktowe.
- Prośby: online będziesz mógł obsługiwać prośby o urlop, wizytę do lekarza, dni chorobowe, dni chorobowe, zwolnienie lekarskie, urlop zastępczy.
- Odejście pracownika: możesz łatwo rozwiązać część administracyjną związaną z odejściem pracownika online.
- Rekrutacja nowego pracownika: oprogramowanie HR pozwala szybciej rozwiązać start i wdrożyć wszystkie zadania administracyjne online bez konieczności fizycznej wizyty z nowym pracownikiem
- Rocznice i urodziny: oprogramowanie kadrowe pozwala życzyć pracownikom rocznicy roboczej i urodzin nawet w przypadku pracy w domowym biurze.
Znajdź strategicznego partnera do pracy zdalnej
Chętnie pomożemy Ci skonfigurować zdalną współpracę. Jesteśmy Pinya, czeską firmą zajmującą się bezpieczeństwem IT, tworzącą korporacyjne rozwiązania intranetowe przede wszystkim dla aplikacji biznesowych SharePoint, Office 365, PowerApps. Specjalizujemy się również w tworzeniu niestandardowego oprogramowania, takiego jak Pinya HR, oprogramowanie dla specjalistów HR. W przypadku pracy w domu oferujemy rozwiązania dla następujących zadań w Microsoft Office 365 i SharePoint:
- Udostępnianie dokumentów firmowych między pracownikami
- Planowanie i realizacja spotkań online
- Centralny ewidencja zadań
- Obieg i zatwierdzanie faktur
- Protokoły z posiedzeń
- Zarządzanie projektami
- Nadzór nad pracą wykonywaną w trybie homeoffice
- Szkolenie/e-learning
Specjalnie dla specjalistów HR opracowaliśmy oprogramowanie Pinya HR, które może uprościć pracę personelu w firmie. Możesz wypróbować Pinya HR za darmo i bez zobowiązań poprzez demo.
.jpg)
