Dla wielu działów personalnych praca zdalna wciąż stanowi dużą nowość. Istnieje jednak wiele międzynarodowych firm, które od dłuższego czasu funkcjonują w modelu pracy zdalnej i z powodzeniem go wdrażają. Przykładem mogą być takie firmy jak WordPress, wiodąca światowa platforma do tworzenia stron internetowych, Google czy Buffer, firma tworząca aplikacje dla mediów społecznościowych. Organizacje te działają głównie w formule zdalnej, a ich pracownicy są rozproszeni po całym świecie. Mimo to ich działy HR osiągają wysoką efektywność, a pracownicy pozostają zadowoleni w dłuższej perspektywie.
Z myślą o wszystkich menedżerach HR, którzy obecnie pracują z domu, przygotowaliśmy kilka wskazówek inspirowanych praktykami stosowanymi przez wymienione wyżej firmy. Dzięki nim możliwe jest skuteczne prowadzenie działań HR również wtedy, gdy specjaliści personalni nie mają bezpośredniego kontaktu z pracownikami.
Zadbaj o kulturę organizacyjną
Na początku warto obalić tradycyjne mity dotyczące kultury organizacyjnej. W klasycznym środowisku pracy jest ona często pomijana, ponieważ zakłada się, że będzie tworzyć się i rozwijać samoistnie. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy ogólna atmosfera w biurze nie jest zdrowa. Jeśli w takiej sytuacji pozostawimy kulturę organizacyjną samą sobie, będzie ona budowana na strachu lub bierności, a jej zmiana okaże się dla działu HR i kadry zarządzającej bardzo trudna.
Z drugiej strony błędne jest także przekonanie, że swobodna kultura organizacyjna stanowi rozwiązanie wszystkich problemów pracowniczych. Niektóre działy HR sądzą, że wystarczy kupić stół bilardowy albo stworzyć kącikz grami wideo, aby zagwarantować zadowolenie pracowników.
W rzeczywistości kultura organizacyjna opiera się na dwóch kluczowych elementach: szacunku i zaufaniu. Dotyczy to zarówno pracy w biurze, jak i pracy zdalnej. Jak jednak budować te wartości w sytuacji, gdy dział HR i większość pracowników pracują w modelu home office?
Ustal oczekiwania i standardy komunikacji
Większość firm ma określone standardy komunikacji, jednak zbyt często mają one charakter jednostronny. Organizacja wyznacza oczekiwania i zasady dotyczące pracy zdalnej, w tym zakres zadań oraz czas, w którym mają być realizowane. Pracownik często nie wie jednak, czego może oczekiwać od przełożonego i innych członków zespołu. Otrzymuje konkretne zadania, ale niezna obowiązków pozostałych osób w zespole, a nierzadko nie wie też, dlaczego wykonuje dane zadanie.
Komunikacja - zarówno bezpośrednia, jak i zdalna - zawsze powinna działać w obie strony.
Pracownicy powinni wiedzieć przede wszystkim:
- Jakie zadania realizują poszczególni członkowie zespołu,
- Nad czym pracuje ich przełożony, a także inne zespoły w firmie
- Kto konkretnie będzie odpowiadać na ich zadania,
- Do kogo mogą się zwrócić z pytaniem lub prośbą o radę,
- Czy współpracownicy są dostępni, cz też są aktualnie zajęci.
W biurze, podczas bezpośredniego kontaktu, łatwo jest uzyskać potrzebną informację lub sprawdzić, kiedy współpracownik ma czas. W pracy zdalnej wszystkie powyższe informacje trzeba przekazywać z wyprzedzeniem, najczęściej w formie pisemnej.
Korzystaj z narzędzi do komunikacji zdalnej
E-mail warto wykorzystywać do bardziej złożonej komunikacji, którą należy zachować w formie zapisu i która nie dotyczy spraw pilnych. W komunikacji e-mailowej podczas pracy zdalnej najczęściej wykorzystywana jest platforma Office 365.
Czaty i wideokonferencje
Do bieżącej komunikacji najlepiej wykorzystywać narzędzia czatowe. W przypadku rozmów prowadzonych w większym gronie, na przykład podczas spotkań działów lub zespołów, warto korzystać z wideorozmów. Ich przewagą jest przede wszystkim możliwość zobaczenia uczestników i obserwowania ich komunikacji niewerbalnej, która w przypadku czatu pozostaje niewidoczna. Dzięki temu wideokonferencje ograniczają ryzyko nieporozumień.
Najczęściej wykorzystywane narzędzia w tym obszarze to:
- Microsoft Teams, będący częścią pakietu Office 365,
- Google Hangouts,
- Facebook Workplace, z wdrożonymi narzędziami takimi jak Facebook Messenger czy WhatsApp,
- Slack, czyli narzędzie służące wyłącznie do chatu,
- Zoom, platforma przeznaczona wyłącznie do wideokonferencji, której zaletą jest możliwość integracji z Microsoft Teams.
W okresie pandemii koronawirusa wszystkie wymienione wyżej platformy oferowały możliwość bezpłatnego korzystania z podstawowych funkcji.
Udostępniaj dokumenty
Bardzo ważna jest możliwość udostępniania dokumentów online, najlepiej z opcją wspólnej pracy kilku osób na tym samym pliku. Korzystanie ze współdzielonych dokumentów sprawia, że praca z domu staje się prostsza i bardziej elastyczna. Także w tym obszarze dostępnych jest wiele rozwiązań:
- Office 365 z OneDrive iSharePoint - najwygodniejsza platforma do udostępniania dokumentów, ale także aktualności i informacji wewnętrznych,
- Google G Suite - platforma łącząca główne narzędzia Google, jak Google Drive, Google Docs i Google Hangout
Udostępniaj kalendarze
Jeden centralny, współdzielony kalendarz, w którym wszyscy widzą, czym aktualnie zajmują się poszczególni pracownicy, stanowi podstawę skutecznej współpracy zdalnej. Dzięki niemu łatwiej planować spotkania, rozmowy na czacie i wideokonferencje. Funkcję współdzielonych kalendarzy oferuje większość platform wykorzystywanych do komunikacji zdalnej.
Reguluj komunikację, ale tylko na poziomie ogólnym
Komunikacja za pośrednictwem platform zdalnych powinna być oczywiście uregulowana, jednak wyłącznie w ogólnym zakresie. Podstawowe zasady powinny wyglądać następująco:
- pracownicy powinni komunikować się na czacie indywidualnie lub w małych zespołach; nie warto tworzyć dużych grup czatowych, w których każdy może pisać dowolne treści, ponieważ utrudnia to przejrzystość komunikacji,
- warto poprosić współpracowników, aby zawsze informowali o swoim statusie, czyli o tym, czy są online, offline, zajęci, na spotkaniu itp.,
- należy jasno określić godziny pracy, w których osoby pracujące zdalnie powinny być dostępne, a także pamiętać o wyznaczeniu przerw, w tym przerwy obiadowej,
- należy unikać monitorowania czatów; komunikacja indywidualna powinna pozostać prywatną sprawą osób uczestniczących w rozmowie,
- warto zapewnić użytkowników, że czaty są prywatne, oraz nie zabraniać korzystania z GIF-ów, emotikonów, żartów, filmów czy memów.
Wykorzystuj e-learning
Jeśli Twoja firma do tej pory nie korzystała z e-learningu,właśnie teraz jest dobry moment, aby to zmienić. W pracy zdalnej e-learning jest narzędziem idealnym. Home office daje więcej przestrzeni na pracę kreatywną i projektową. Pracownicy mają czas, aby skupić się na jednym zagadnieniu bardziej szczegółowo, a e-learning może być dla nich dobrą okazją do zdobywania nowych informacji i rozwijania kompetencji branżowych.
Przygotuj dla pracowników interesujące kursy e-learningowe związane z ich specjalizacją. Jeżeli dział HR organizuje szkolenia językowe, kursy kompetencji miękkich lub regularne szkolenia specjalistyczne, warto opracować materiały edukacyjne i stworzyć testy, dzięki którym pracownicy będą mogli sprawdzić swoją wiedzę.
Automatyzuj procesy HR
Działy personalne realizują wiele czynności administracyjnych, które można zautomatyzować przy użyciu odpowiednich rozwiązań programowych. Dzięki temu możliwe jest ich sprawne prowadzenie także wtedy, gdy menedżerowie i specjaliści HR pracują z domu.
W przypadku pracy zdalnej rekomendujemy automatyzację przede wszystkim następujących obszarów:
- Ewidencja informacji o pracownikach - dzięki oprogramowaniu HR dostępnemu online można mieć pod ręką pełną dokumentację pracowniczą, w tym ewidencję przekazanego mienia, zrealizowanych szkoleń, dokumentów z zakresu prawa pracy oraz kompletnych danych kontaktowych.
- Wnioski pracownicze - online można obsługiwać wnioski urlopowe, wyjścia do lekarza, sick days, zwolnienia lekarskie czy odbiór czasu wolnego.
- Offboarding - administracyjną część związaną z odejściem pracownika można sprawnie zrealizować online.
- Onboarding nowego pracownika - oprogramowanie HR pozwala szybciej przeprowadzić proces wdrożenia oraz zrealizować wszystkie zadania administracyjne online, bez konieczności osobistego kontaktu z nowym pracownikiem.
- Rocznice pracy i urodziny - system HR umożliwia składanie pracownikom życzeń z okazji rocznic zawodowych i urodzin również wtedy, gdy pracują zdalnie.
Znajdź partnera strategicznego do pracy zdalnej
Chętnie pomożemy Ci we wdrożeniu efektywnej współpracy zdalnej. Jesteśmy Pinya - europejską firmą specjalizującą się w bezpieczeństwie IT, tworzeniu firmowych rozwiązań intranetowych, przede wszystkim dla SharePoint i Office 365, a także aplikacji biznesowych PowerApps. Specjalizujemy się również w tworzeniu dedykowanego oprogramowania, takiego jak Pinya HR - systemu wspierającego pracę działów personalnych.
W obszarze pracy zdalnej oferujemy rozwiązania dla następujących zadań w środowisku Microsoft Office 365 i SharePoint:
- współdzielenie dokumentów firmowych między pracownikami,
- planowanie i realizacja spotkań online,
- centralna ewidencja zadań,
- obieg i akceptacja faktur,
- protokoły i notatki ze spotkań,
- zarządzanie projektami,
- nadzór nad wykonaną pracą w trybie home office,
- szkolenia i e-learning.
Specjalnie z myślą o specjalistach HR opracowaliśmy oprogramowanie Pinya HR, które pomaga uprościć pracę personalną w firmie. Pinya HR można wypróbować bezpłatnie i bez zobowiązań w wersji demo.
