DODO: Dzięki Pinya HR przenieśliśmy nasze procesy HR za granicę o mile

DODO to usługa logistyczna dla e-commerce, handlu detalicznego, restauracji i fast foodów. Firma powstała w 2016 roku jako start-up z usługami asystenta osobistego, kiedy to została kupiona przez inwestora Michała Menšíka. Dzięki 5 pracownikom firma logistycznie wspierała głównie segment B2C, taki jak dostawa paczek, usługi pralni chemicznej czy, jak lubi żartować sam Michal Menšík, wydalenie pająków z mieszkania.

jednak, ich usługi w DODO szybko rozbudowano i uruchomiono dostawę w największych czeskich miastach. W 2018 roku rozszerzyli się na Słowację i Polskę, a dwa lata później weszli również na rynek węgierski i niemiecki. Dzisiaj działa w 7 krajach, a jej największymi klientami są Koszek, Tesco i Billa.

270 pracowników w 7 krajach

Wraz z dynamicznym wzrostem i ekspansją na rynki zagraniczne nastąpił również gwałtowny wzrost liczby pracowników. Spośród 5 pracowników 270 stało się 270 w ciągu sześciu lat, a w dziale HR zaczęli podejrzewać, że samo oprogramowanie płacowe jest dla nich niezrównoważone. Chociaż obejmował podstawową dokumentację pracowników, a częściowo także frekwencję, wszystko inne jako umowy, badania lekarskie albo szkolenia zapisane w folderach w chmurze lub w excelach. Zatwierdzanie nieobecności w zagranicznych oddziałach odbywało się nawet pocztą elektroniczną lub ustnie.

Kiedy Renata Pawlistowa w maju 2022 objął stanowisko dyrektora ds. HR, wizja jednolitej wizji System HR Był już na stole. Razem z dwoma innymi kolegami z HR i kolegą z działu projektowego wybrali proces przetargowy i włączyli 7 zagranicznych programów w przekonaniu, że żadne czeskie oprogramowanie nie spełni ich międzynarodowych wymagań. Jednak w czasie pierwszych testów wersji demo od kolegi z siostrzanej firmy Inveo.cz Otrzymali rekomendację Pinya HRgdzie od jakiegoś czasu korzystają z oprogramowania. Wypróbowali demo, a następnie dodali Pinya HR do przetargu.

„Na początku mieliśmy ustalonych wiele kryteriów, które z czasem dostosowaliśmy, ponieważ każdy system miał coś, w czym był silny i czego wciąż mu brakowało. Musieliśmy wszystko przemyśleć i podzielić oczekiwane cechy na dwie kategorie - te, których niekoniecznie potrzebujemy, ale byłoby miło mieć je i te, które są dla nas niezbędne. Na przykład pociąg nie przeszedł przez mutacje językowe i wymagania legislacyjne każdego rynku” - wspomina Renata.

Cały proces selekcji trwał 4 miesiące, aw listopadzie DODO ostatecznie zdecydowało się na Pinya HR.

Kampania marketingowa wewnętrzna Pinya HR

Przed faktycznym uruchomieniem Oprogramowanie HR Konieczne było przeszkolenie 3 działów HR w Czechach, na Węgrzech i w Niemczech do gwałtownej eksploatacji. Oczywiście nastąpiła odpowiednia konfiguracja procesów, konfiguracja mutacji językowych i import 270 pracowników z 7 krajów. Wszystko to z pomocą naszego menedżera produktu Dita Salajkowa.

„Wdrożenie i szkolenie poszły absolutnie świetnie. Dita przeszła z nami wszystko szczegółowo i kilka razy w razie potrzeby. Pomogła nam w ustawianiu uprawnień w systemie i zawsze chętnie doradziła nam”, chwali proces wdrażania Petra Tousova, Menedżer ds. wynagrodzeń i świadczeń grupowych w DODO.

System wypełniony wszystkimi danymi został następnie uruchomiony przez pracowników HR, później dołączyło więcej zespołów, które 1 lipca udostępniły Pinya HR wszystkim pracownikom DODO.

„W związku z uruchomieniem Pinya HR rozpoczęliśmy dość dużą kampanię marketingową. Tworzyliśmy infografiki, publikowaliśmy ulotki, przygotowaliśmy wewnętrzne szkolenia, a nawet kręciliśmy filmy. Dzięki wewnętrznej kampanii osiągnęliśmy, że Pinya HR jest w pełni wykorzystywana przez kolegów ze wszystkich działów” — mówi Renata Pavlištová.

Eksport, przygotowanie kontraktów i planowanie budżetu nigdy nie były łatwiejsze

Ponieważ digitalizacja Procesy HR oznaczało dużą zmianę dla DODO, postanowili zrobić to dokładnie. Dlatego poszczególne moduły zaczynają być stopniowo dostosowywane. Jednak po wdrożeniu oprogramowania całkowicie przestali korzystać z systemu frekwencji, ponieważ rejestrują ujemną frekwencję za pośrednictwem Pinya HR we wszystkich 7 krajach, dzięki czemu uzyskanie dokumentacji do obliczania wynagrodzeń jest tak proste, jak to tylko możliwe.

„Chciałbym podkreślić naprawdę elastyczne ustawienia frekwencji. Działamy w kilku krajach Europy, gdzie są różne święta państwowe. Na przykład byliśmy trochę zdezorientowani z Niemcami, ale dzięki elastyczności w ustawieniach i oczywiście dzięki cennej poradzie menedżera produktu Dity, w Pinya HR udało nam się ustawić wszystko zgodnie z naszymi potrzebami” — mówi Petra Toušová.

Teraz wszyscy pracownicy widzą swoje roszczenia urlop, pompowane dni wolne, homeoffice i menedżerowie mają większą widoczność i mogą lepiej planować możliwości swoich zespołów.

A co CHRO Renata Pavlištová najbardziej ceni w Pinya HR?

„Od samego początku podobało mi się, że oprogramowanie jest intuicyjne i że możemy dostosować je do naszych korporacyjnych kolorów. Nasza praca została znacznie ułatwiona dzięki funkcjom wygenerowana dokumentacja a dla mnie jako dyrektora HR funkcja eksportu jest wyjątkowa. Na przykład w zeszłym roku przygotowanie danych do planowania budżetu zajęło nam 4 dni, ponieważ musieliśmy wyszukać dane w różnych tabelach. Dzięki posiadaniu wszystkich danych w jednym miejscu dzisiaj w Pinya HR udało nam się skrócić to przygotowanie do pół dnia. To ogromny postęp. ”

Prosty przegląd obecności i raportów za pomocą jednego kliknięcia, jednak, dla DODO dopiero się zaczyna. Stopniowo planują maksymalnie wykorzystać wszystkie moduły Pinya HR. Obecnie kończą konfigurację strony powitalnej wdrażania, listy kontrolne a także uruchomienie modułu dla opinie pracowników.

W planie mają również powierzony nieruchomości moduł konfiguracyjny, który pomoże im nie tylko ewidencja i inwentaryzacja nieruchomości konkretnych pracowników, ale także z uproszczeniem procesu offboardingu. W celu pozbycia się duplikatów wprowadzania danych planowane jest również linkowanie do oprogramowania płacowego za pomocą APIS. Wisienką na torcie będzie połączenie z Power BI.