DODO: Dzięki Pinya HR zrobiliśmy duży krok naprzód w zarządzaniu procesami HR za granicą.

DODO to usługa logistyczna dla e-commerce, handlu detalicznego, restauracji i sieci fast food. Firma powstała w 2016 roku jako start-up oferujący usługi asystenta osobistego, kiedy to została kupiona przez inwestora Michala Menšíka. Zespół liczył wtedy zaledwie 5 osób i logistycznie wspierał głównie segment B2C — m.in. dostawy paczek, usługi pralni chemicznej czy, jak lubi żartować sam Michal Menšík, „wypędzanie pająków z mieszkań”.

Usługi DODO szybko jednak rozbudowano, uruchamiając dostawy w największych czeskich miastach. W 2018 roku firma rozszerzyła działalność na Słowację i Polskę, a dwa lata później weszła również na rynek węgierski i niemiecki. Dziś działa w 7 krajach, a wśród jej największych klientów są m.in. Košík, Tesco i Billa.

270 pracowników w 7 krajach

Wraz z rozwojem i ekspansją na rynki zagraniczne gwałtownie wzrosła też liczba pracowników. W ciągu sześciu lat firma urosła z 5 do 270 osób, a w dziale HR szybko stało się jasne, że samo oprogramowanie płacowe przestaje wystarczać. Choć obejmowało podstawową ewidencję pracowników i częściowo także czas pracy, całą resztę — umowy, badania lekarskie czy szkolenia — prowadzono w folderach w chmurze albo w arkuszach Excela. Zatwierdzanie nieobecności w zagranicznych oddziałach odbywało się nawet mailowo lub ustnie.

Gdy Renata Pavlištová w maju 2022 objęła stanowisko Chief HR Officer, wizja jednolitego systemu HR była już „na stole”. Wraz z dwiema koleżankami z HR oraz kolegą z działu projektowego uruchomili przetarg i uwzględnili w nim 7 zagranicznych rozwiązań — w przekonaniu, że żaden czeski system nie spełni międzynarodowych wymagań DODO.

Podczas pierwszych testów wersji demo otrzymali jednak rekomendację Pinya HR od kolegi z firmy siostrzanej Inveo.cz, która korzystała z systemu już od pewnego czasu. DODO przetestowało demo i ostatecznie dodało Pinya HR do przetargu.

„Na początku mieliśmy ustalonych wiele kryteriów, które z czasem modyfikowaliśmy, bo każdy system miał coś, w czym był mocny, i coś, czego mu brakowało. Musieliśmy to dobrze przemyśleć i podzielić funkcje na dwie kategorie: rzeczy, których nie potrzebujemy koniecznie, ale fajnie byłoby je mieć, oraz te, które są dla nas niezbędne. Jedno z rozwiązań nie przeszło na przykład testu wersji językowych i wymagań legislacyjnych na poszczególnych rynkach” — wspomina Renata.

Cały proces wyboru trwał 4 miesiące, a w listopadzie w DODO ostatecznie zdecydowali się na Pinya HR.

Wewnętrzna kampania promująca Pinya HR

Przed uruchomieniem oprogramowania HR do pracy „na żywo” konieczne było przeszkolenie trzech zespołów HR — w Czechach, na Węgrzech i w Niemczech. Oczywiście wiązało się to także z odpowiednią konfiguracją procesów, ustawieniem wersji językowych oraz importem danych 270 pracowników z 7 krajów. Wszystko odbyło się przy wsparciu naszej menedżerki produktu, Dity Salajkovej.

„Wdrożenie i szkolenie poszły absolutnie świetnie. Dita przeszła z nami wszystko szczegółowo — i gdy było trzeba, nawet kilka razy. Pomogła nam też w ustawieniach uprawnień w systemie i zawsze chętnie doradziła” — mówi Petra Toušová, Group Compensation & Benefit Manager w DODO.

Na danych uzupełnionych w systemie zaczęli pracować pracownicy HR, później dołączały kolejne zespoły, a 1 lipca Pinya HR udostępniono wszystkim pracownikom DODO.

„W związku z uruchomieniem Pinya HR ruszyliśmy z dość dużą kampanią wewnętrzną. Tworzyliśmy infografiki, rozwieszaliśmy plakaty, przygotowaliśmy szkolenia, a nawet nagrywaliśmy filmy. Dzięki temu Pinya HR jest w pełni wykorzystywana przez kolegów ze wszystkich działów” — mówi Renata Pavlištová.

Eksporty, przygotowanie umów i planowanie budżetu nigdy nie były łatwiejsze

Ponieważ digitalizacja procesów HR oznaczała dla DODO dużą zmianę, zdecydowali się podejść do niej bardzo metodycznie. Poszczególne moduły konfigurują stopniowo. Już po wdrożeniu całkowicie zrezygnowali jednak z osobnego systemu czasu pracy — absencje (tzw. „ujemną frekwencję”) ewidencjonują w Pinya HR we wszystkich 7 krajach. Dzięki temu pozyskiwanie danych do naliczania wynagrodzeń jest maksymalnie uproszczone.

„Chciałabym podkreślić naprawdę elastyczne ustawienia absencji. Działamy w kilku krajach Europy, gdzie obowiązują różne święta państwowe. Na przykład w przypadku Niemiec musieliśmy się chwilę zastanowić, ale dzięki elastyczności ustawień oraz cennym wskazówkom menedżerki produktu Dity udało nam się skonfigurować wszystko zgodnie z naszymi potrzebami” — mówi Petra Toušová.

Teraz wszyscy pracownicy widzą swoje uprawnienia urlopowe, wykorzystane dni wolne oraz home office, a menedżerowie mają większą przejrzystość i mogą lepiej planować dostępność zespołów.

A co CHRO Renata Pavlištová najbardziej ceni w Pinya HR?

„Od samego początku podobało mi się, że system jest intuicyjny i że możemy dopasować go do naszych firmowych kolorów. Pracę znacząco ułatwia nam funkcja generowania dokumentów, a dla mnie — jako dyrektorki HR — wyjątkowo ważna jest funkcja eksportu. Na przykład w zeszłym roku przygotowanie danych do planowania budżetu zajęło nam 4 dni, bo musieliśmy wyszukiwać dane w różnych tabelach. Dzięki temu, że dziś mamy wszystko w jednym miejscu w Pinya HR, skróciliśmy to do pół dnia. To ogromny postęp.”

Prosty przegląd absencji i raporty „na jedno kliknięcie” to jednak dla DODO dopiero początek. Stopniowo planują maksymalnie wykorzystać wszystkie moduły Pinya HR. Obecnie kończą konfigurację onboardingowej strony powitalnej, checklist oraz uruchomienie modułu oceny wyników pracy.

W planach mają również konfigurację modułu Ewidencja mienia, który pomoże im nie tylko w ewidencji i kontroli mienia firmowego powierzonego konkretnym pracownikom, ale także w uproszczeniu procesu offboardingu. Aby wyeliminować podwójne wprowadzanie danych, planowane jest też połączenie z oprogramowaniem płacowym za pomocą API. „Wisienką na torcie” będzie integracja z Power BI.