Barbora Halfarowa jest specjalistą HR w firmie PROMEDIKA, która jest liderem rynku w obszarze dystrybucji i logistyki w sektorze ochrony zdrowia. I wyróżnia się nie tylko w tej dziedzinie. Firma odnosi sukcesy również na polu HR – dzięki dopracowanemu systemowi onboardingu, który chwalą jej pracownicy.
O tym, jak w tej firmie działają procesy wdrożenia i adaptacji pracowników, porozmawialiśmy z Barborą - jedną z przedstawicielek działu HR odpowiedzialnych za firmowy onboarding.
Nowi pracownicy chwalą sposób onboardingu w Państwa firmie. Jak wygląda jednak cały proces rekrutacji, zanim onboarding się rozpocznie?
Najpierw ustalamy z managerem lub osobą na stanowisku kierowniczym, kogo potrzebuje do swojego zespołu. Na tej podstawie przygotowujemy ogłoszenie i publikujemy je za pośrednictwem różnych portali rekrutacyjnych, w tym także sieci LinkedIn. Przy bardziej specjalistycznych stanowiskach współpracujemy również z zewnętrzną agencją. Muszę jednak przyznać, że dość często świetnie sprawdzają się nasi współpracownicy, którzy sami polecają nam odpowiednich kandydatów.
Po przeanalizowaniu otrzymanych CV wybieramy najodpowiedniejsze osoby i spotykamy się z nimi osobiście. Zazwyczaj odbywają się dwa spotkania, zanim zapadnie ostateczna decyzja.
Jak wygląda preboarding, czyli tzw. szara strefa między procesem rekrutacji a onboardingiem pracownika?
Szara strefa? Różnie. Zależy, ile czasu mamy przed rozpoczęciem pracy. Z nowym współpracownikiem pozostajemy w kontakcie, a najwcześniej miesiąc przed jego startem wysyłamy potrzebne dokumenty i informacje dotyczące rozpoczęcia pracy za pośrednictwem Pinya HR. Tydzień przed rozpoczęciem pracy kontaktujemy się jeszcze telefonicznie, aby doprecyzować, co czeka nowego współpracownika pierwszego dnia.
Co jeśli przyjęty kandydat zdecyduje się nie dołączyć do firmy? Jak rozwiązać ten problem podczas preboardingu?
Szczerze mówiąc, nie pamiętam, żeby taka sytuacja miała miejsce u nas w Promedica.
Preboarding to szara strefa onboardingu.
Kiedy zaczynacie przygotowania do onboardingu nowego pracownika? Jak wyglądają takie przygotowania?
Przygotowania przebiegają następująco. W Pinya HR tworzę profil pracownika, wysyłam mu kwestionariusz osobowy, formularz na badania lekarskie oraz bardziej szczegółowe informacje dotyczące rozpoczęcia pracy.
W momencie, gdy otrzymujemy wypełniony kwestionariusz osobowy, przekazuję informacje dalej moim współpracownikom. Dzięki temu wszyscy, którzy mają coś wspólnego z przyjęciem nowego pracownika, dowiadują się w tym samym czasie, kto do nas dołącza, na jakie stanowisko, jakich narzędzi będzie potrzebować oraz jakie dostępy do naszych systemów należy mu przygotować.
Potem wszyscy staramy się, aby w dniu rozpoczęcia pracy wszystko było gotowe, a nowy pracownik nie musiał na nic czekać.
Załóżmy, że dołączył do ciebie nowy pracownik. Dzisiaj jest jego pierwszy dzień w nowej pracy. Co go czeka?
Zaczynamy od naszej klasycznej rundy… Najpierw dział HR, gdzie podpisywana jest umowa i sprawdzane są pozostałe dokumenty. Następnie nowy pracownik odwiedza dział IT, gdzie otrzymuje potrzebne narzędzia.
Jeśli dołącza do zespołu handlowego, po wizycie w dziale IT jedzie do serwisu odebrać samochód służbowy, a potem rozpoczyna podstawowe szkolenie. Obejmuje ono informacje o firmie, w tym także takie praktyczne kwestie jak to, gdzie i jak przygotować sobie kawę itp.
Adaptacja pracownika jest najważniejszą częścią onboardingu.
Jak przebiega proces adaptacji nowego pracownika w Twojej firmie?
Adaptacja pracownika zaczyna się u nas właściwie w dniu rozpoczęcia pracy, kiedy przekazuję nowym współpracownikom informacje o firmie: kim jesteśmy, czym się zajmujemy, z jakich systemów korzystamy, do kogo zwrócić się w przypadku awarii samochodu, jak zgłosić urlop i tym podobne.
Takie szkolenie trwa dwa–trzy dni, a następnie przekazuję nowego pracownika pod opiekę jego przełożonego, który odpowiada za szkolenie ukierunkowane bezpośrednio na dane stanowisko – czy jest to szkolenie produktowe dla handlowców, czy inne szkolenie w przypadku osób pracujących w biurze.
Tydzień po rozpoczęciu pracy każdy nowy pracownik otrzymuje za pośrednictwem Pinya HR krótki kwestionariusz, w którym pytamy o to, jak minął jego pierwszy tydzień: czy szkolenie wstępne było zrozumiałe, czy przełożony poświęcił mu wystarczająco dużo uwagi i tym podobne.
Pod koniec okresu próbnego odbywa się osobiste spotkanie, podczas którego sprawdzamy, jak nowy pracownik odbiera atmosferę w firmie i w swoim zespole. Lubię te spotkania, ponieważ nic nie zastąpi rozmowy twarzą w twarz. To dla mnie cenna informacja zwrotna – dowiaduję się, co możemy jeszcze poprawić. Jednocześnie przypominam nowym współpracownikom, że mogą się do mnie zwracać, jeśli z czymś nie będą wiedzieli, jak sobie poradzić.
Czy ma Pani jakieś wskazówki dotyczące usprawnienia onboardingu dla firm, w których proces ten wygląda obecnie w stylu: „Tu masz materiały, zapoznaj się z nimi”? Od czego mogą zacząć?
Kiedy zastanawialiśmy się nad naszym procesem onboardingu, nie baliśmy się skorzystać z pomocy specjalistów. Po konsultacjach stworzyliśmy projekt dopasowany bezpośrednio do naszego środowiska. I właśnie wtedy pojawiliście się Wy. Oprogramowanie Pinya HR pomogło nam zoptymalizować proces onboardingu. Ułatwiło nam pierwszą komunikację z nowo zatrudnionymi osobami oraz dystrybucję informacji w firmie. To był idealny moment.
I w ten sposób dochodzę do wskazówki dla innych firm. Czas! O to właśnie chodzi. Poświęcajcie nowym współpracownikom czas. Pokażcie im, że są mile widziani i potrzebni w swoim nowym zespole. Ważne jest również, aby wiedzieli, do kogo mogą się zwrócić, gdy nie wiedzą, jak sobie z czymś poradzić, oraz aby na nowego pracownika był przygotowany także jego przełożony.
Czas to konieczna inwestycja na początku, która zazwyczaj bardzo szybko się zwraca.
