Barbora Halfarowa jest specjalistą HR w firmie PROMEDIKA, która jest liderem rynku dystrybucji i logistyki opieki zdrowotnej. I wyróżnia się nie tylko w tej dziedzinie. Firma odnosi sukcesy również w dziedzinie HR — dzięki wyrafinowanemu systemowi onboardingu, który jest chwalony przez pracowników. Rozmawialiśmy z Barą o tym, jak działają procesy rekrutacji i adaptacji pracowników w tej firmie, jako jeden z przedstawicieli działu HR, który posiada firmę wdrażanie odpowiedzialny.
Nowo przybyli pracownicy chwalą metodę wdrażania w Twojej firmie. Ale jak wygląda cały proces rekrutacji przed rozpoczęciem wdrażania?
Przede wszystkim ustalamy z menedżerem lub osobą na stanowisku kierowniczym, kogo potrzebuje w swoim zespole. Na tej podstawie piszemy reklamę i udostępniamy ją światu za pośrednictwem różnych portali reklamowych, w tym sieci ofert pracy LinkedIn. Na bardziej wyspecjalizowanych stanowiskach współpracujemy również z agencją zewnętrzną. Muszę jednak powiedzieć, że dość często jest to praca naszych kolegów, którzy sami polecają nam odpowiednie kandydaci.
Po ocenie otrzymanych CV wybierzemy najbardziej odpowiednich kandydatów i spotkamy się z nimi osobiście. Z reguły przed podjęciem ostatecznej decyzji odbywają się dwa spotkania twarzą w twarz.
Jak wygląda preboarding, czyli tzw. Szara strefa między procesem selekcji a wejściem pracownika?
Szara strefa? To jest inne. Zależy, ile czasu mamy przed wejściem na pokład. Utrzymujemy kontakt z nowym kolegą i wysyłamy niezbędne dokumenty i informacje do wejścia na pokład najwcześniej na miesiąc przed startem. Pinya HR. Tydzień przed startem wyjaśnimy telefonicznie, co czeka nowego kolegę pierwszego dnia.
Co jeśli przyjęty kandydat zdecyduje się nie dołączyć do firmy? Jak rozwiązać ten problem podczas preboardingu?
Szczerze mówiąc, nie pamiętam, czy taka sytuacja miała miejsce u nas w Promedica.
Preboarding to szara strefa onboardingu.
Kiedy zaczynasz przygotowywać się do wdrożenia nowego pracownika? Jak odbywają się takie przygotowania?
Przygotowania przebiegają w następujący sposób. W Pinya HR Tworzę profil pracownika, wysyłam mu osobisty kwestionariusz, formularz dla badanie lekarskie i więcej informacji na temat jego wystąpienia. Gdy tylko wypełniony osobisty kwestionariusz zostanie nam zwrócony, przekazuję informacje moim kolegom. W ten sposób wszyscy, którzy mają do czynienia z przybyciem nowego pracownika, dowiedzą się jednocześnie, kto do nas dołącza, na jakiej pozycji, jakie narzędzia i dostęp do naszych systemów będą potrzebne. A potem wszyscy staramy się, aby w dniu wejścia na pokład wszystko było gotowe, a nowy kolega nie musiał na nic czekać.
Załóżmy, że dołączył do ciebie nowy pracownik. Dzisiaj jest jego pierwszy dzień w nowej pracy. Co go czeka?
Zaczynamy od naszego klasycznego koła... działu HR, gdzie podpisywana jest umowa i sprawdzane są inne dokumenty. Następnie następuje dział IT i przekazanie niezbędnych pomocy. Jeśli dana osoba dołącza do zespołu sprzedaży, po wizycie w dziale IT udaje się do serwisu, aby wziąć samochód służbowy, a następnie rozpoczyna podstawowe szkolenie, które obejmuje informacje o firmie, w tym gdzie i jak zrobić kawę itp.
Adaptacja pracownika jest najważniejszą częścią wdrażanie.
Jak przebiega proces adaptacji nowego pracownika w Twojej firmie?
Adaptacja pracownika w naszej firmie rozpoczyna się praktycznie w dniu startu, kiedy przekazuję informacje o firmie nowym kolegom. O tym, kim jesteśmy, co robimy, z jakich systemów korzystamy, z kim się skontaktować w przypadku awarii samochodu lub jak wejść na wakacje itp. Szkolenie to trwa od dwóch do trzech dni, a następnie przekazuję nowego kolegę w ręce jego przełożonego, który prowadzi szkolenia skierowane bezpośrednio na stanowisko pracy, czy szkolenie produktowe dla sprzedawców, czy inne szkolenie, jeśli są to osoby do biura.
Tydzień po wejściu na pokład każdy nowy kolega otrzyma Pinya HR krótki kwestionariusz, w którym pytamy o to, jak wyglądał jego pierwszy tydzień. Czy wstępne szkolenie było zrozumiałe, czy uczestniczył w nim jego przełożony i tym podobne.
Pod koniec okresu próbnego odbywa się osobiste spotkanie, podczas którego dowiadujemy się, jak nowy kolega postrzega atmosferę w firmie i w swoim zespole. Lubię te spotkania, ponieważ nic nie zastępuje osobistego spotkania. To dla mnie cenna informacja zwrotna, ponieważ zastanawiam się, co jeszcze możemy poprawić. Jednocześnie przypominam nowym kolegom, że mogą się do mnie zwrócić, jeśli czegoś nie wiedzą.
Czy masz jakieś wskazówki dotyczące ulepszania onboardingu dla firm, których proces onboardingu przebiega obecnie w stylu: „Tutaj masz materiały, przestudiuj je”? Od czego mogą zacząć?
Kiedy myśleliśmy o naszym procesie wdrażania, nie bałyśmy się wezwać ekspertów. Po konsultacji stworzyliśmy projekt specjalnie dla naszego środowiska. I tam właśnie weszłaś. Twoje oprogramowanie pomogło nam zoptymalizować proces wdrażanie. Ułatwiło to wstępną komunikację z nowicjuszami i dystrybucję informacji w firmie. Było odpowiednio zaplanowane.
I to prowadzi mnie do wskazówek dla innych firm. Nadszedł czas! To właśnie tutaj biegnie. Daj nowym kolegom czas. Daj im znać, że są mile widziani i potrzebni w nowym zespole. Ważne jest również, aby wiedzieli, do kogo się zwrócić, jeśli nie znają rady i aby ich przełożony był również gotowy na nowego kolegę. Czas to początkowa inwestycja, która zwykle opłaca się w mgnieniu oka.
.jpg)
