Przygotowaliśmy dla Ciebie kilka praktycznych wskazówek, dzięki którym onboarding przebiegnie sprawnie, a nowy pracownik szybko wdroży się w obowiązki i zacznie efektywnie pracować.
Wyeliminuj ryzyko błędów ludzkich
Skomplikowana, czasochłonna i uciążliwa dokumentacja jest nieodłączną częścią procesu zatrudniania każdego nowego pracownika. Jeśli czynności administracyjne są wykonywane ręcznie, wiążą się z wysokim ryzykiem błędów. Proces ten można jednak znacznie usprawnić dzięki wykorzystaniu specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do zarządzania procesami HR. Odpowiednio dobrane oprogramowanie uzupełni za specjalistę HR wszystkie ważne dane pracownika, automatycznie przygotuje dokumenty kadrowe, przeprowadzi szkolenie online dla nowego pracownika, przypisze mu niezbędne narzędzia pracy i zaplanuje ważne spotkania.
Ryzyko błędu ludzkiego zostaje ograniczone do minimum, a specjalista HR zyskuje czas i przestrzeń, aby skupić się na wdrożeniu nowego kolegi lub nowej koleżanki do zespołu.
Chętnie pomożemy Ci w automatyzacji pracy administracyjnej związanej z zatrudnianiem nowych pracowników. Wypróbuj bezpłatnie i niezobowiązująco demo oprogramowania Pinya HR, które zajmie się za Ciebie całą dokumentacją dotyczącą ewidencji pracowników, przekazywania narzędzi pracy, szkoleń i innych aktywności.
Oprogramowanie Pinya HR możesz wypróbować bezpłatnie i niezobowiązująco: POPROŚ O DOSTĘP DO DEMO PINYA HR
Stwórz „zespół powitalny”
Oprócz podstawowego szkolenia, które możesz przeprowadzić online za pomocą odpowiedniego oprogramowania, bardzo pomocne jest, gdy na początku pracy nowemu pracownikowi poświęcają czas doświadczeni członkowie zespołu. Tacy pracownicy są jednak zazwyczaj bardzo zajęci i często zapominają o pracy z nowymi kolegami lub odkładają ją na później. Dlatego warto zaangażować ich w procedury wdrożeniowe.
Proces adaptacji nowego pracownika jest zawsze indywidualny i zależy od wewnętrznej kultury organizacyjnej firmy. Bardzo przydatne okazują się krótkie, około 20-minutowe spotkania z kolegami zarówno z najbliższego zespołu, jak i z innych działów, prowadzone w nieformalnej atmosferze. Kolejnym wartościowym rozwiązaniem jest wyznaczenie mentorów, którzy przeprowadzą nowego pracownika przez wszystkie procesy w firmie. Wspólnie z nim pracują, a mentor nadzoruje prawidłową realizację zadań przez nowego pracownika. Mentor może również sprawdzać wiedzę nowicjusza, zadając mu pytania dotyczące zadań, które wcześniej omawiali.
Stworzenie zespołu powitalnego, w tym wyznaczenie mentorów, ułatwi Ci oprogramowanie, które potrafi automatycznie tworzyć strukturę organizacyjną i przypisywać pracowników do konkretnych przełożonych. Taką funkcję oferuje również oprogramowanie Pinya HR.
Nie zapominaj o dobrej atmosferze
Ludzie decydują się na podjęcie pracy w Twojej firmie prawdopodobnie dlatego, że są przekonani, iż oferujesz im lepsze warunki pracy oraz możliwości rozwoju kariery. Oczekują także przyjaznego zespołu. Wszystkie te oczekiwania są uzasadnione i powinny zostać spełnione. Podczas wdrażania nowych pracowników ważne jest, aby nie przytłaczać ich nadmierną administracją, lecz skupić się na jakościowym włączeniu ich do zespołu.
Dobrą atmosferę i współpracę w zespole możesz wspierać poprzez organizowanie nieformalnych wydarzeń i wyjazdów integracyjnych. W organizację tych aktywności warto zaangażować większą liczbę pracowników, tak aby każdy mógł dołożyć swoją cegiełkę.
Każda uwaga i potrzeba pracownika powinna zostać wysłuchana przez dział HR, a sam pracownik powinien mieć poczucie, że jego głos ma znaczenie. Jeśli Twoi pracownicy będą czuć, że firma w nich inwestuje, przełoży się to na ich dobre nastawienie oraz większą efektywność w pracy.
Poproś o informację zwrotną
Przygotowanie kompletnego procesu adaptacyjnego to tylko pierwszy etap skutecznego wdrożenia nowego pracownika do zespołu. Po zrealizowaniu wszystkich zadań wstępnych i włączeniu go do zespołu przychodzi czas na zebranie informacji zwrotnej. Zapytaj nowego kolegę lub nową koleżankę, jak czuje się w pracy, czy jest zadowolony/zadowolona z przyjęcia, informacji otrzymanych na początku pracy oraz co ewentualnie zmienił(a)by lub usprawnił(a). Każda nowa sugestia lub uwaga pomoże Ci dopracować proces adaptacji nowego pracownika do perfekcji.
Niektóre firmy podchodzą do procesu adaptacji nowego pracownika w formie gry. Oferują mu możliwość wyboru, czym chce się zająć w pierwszym tygodniu: czy od razu pracować z zespołem, zapoznawać się z regulaminami, realizować samodzielne zadanie, czy działać wyłącznie z mentorem. Następnie, zgodnie z preferencjami pracownika, dostosowują proces wdrożenia do jego oczekiwań. Takie alternatywne podejście pozwala również działowi HR lepiej poznać charakter pracownika, jego sposób pracy oraz ogólne podejście do obowiązków.
